Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Mail og kalender - Office365 Værd at vide i forbindelse med flytningen

O365 - Værd at vide i forbindelse med flytningen

Flere ting ændrer sig, når din mail flyttes "ud i skyen". Her kan du se de vigtigste ændringer. De punkter, der er markeret med * gælder for alle.

Totrinsbekræftelse*

Fremover skal du bruge totrinsbekræftelse, når du logger på din mail. Se mere her.

Ny opsætning af dine mobileenheder og Outlook*

Det er formentlig nødvendigt at opsætte en ny konto på dine mobile enheder efter flytningen. Hvis du ikke modtager mail på din mobil, skal du slette den gamle mailkonto og oprette en ny.

Slet den gamle mailkonto og følg vejledningen for oprettelse af en ny mailkonto her.

Vejledninger til opsætning af Outlook kan findes her.

Apple Mail og Kalender er ikke længere supporteret

På grund af totrinsbekræftelsen er Apples indbyggede mail- og kalenderprogrammer ikke længere supporteret af AU IT. Brug i stedet Outlook. Se mere her.

Outlook 2016 eller nyere

Du skal som minimum bruge Outlook 2016 for at kunne bruge det nye mail- og kalendersystem. Ældre versioner er ikke supporteret.

Sådan ser du om du har Outlook 2016 (PC)

Åbn Outlook og klik på "Filer"

Klik på "Office-konto"

Kig efter versionsnummeret under "Produktoplysninger". Du skal minimum benytte 2016 eller "Microsoft 365 Pro Plus"

 

Sådan ser du om du har Outlook 2016 (Mac)

Åbn Outlook, og klik på "Outlook" i menuen og derefter "About Outlook"

Mail på din mobil

AU IT anbefaler, at du bruger Outlook på din mobil. Andre apps er ikke længere supporteret af AU IT.

IMAP understøttes ikke længere

Af sikkerhedsmæssige grunde er IMAP ikke længere understøttet.  

Indtastning af brugernavn*

Fremover skal du altid indtaste dit brugernavn i formatet au[auid]@uni.au.dk. fx hvis dit auid er 12345, skal du indtaste au12345@uni.au.dk.

Bruger du din arbejds-pc internt på AU's netværk bliver du ikke nødvendigvis bedt om at indtaste dit kodeord.

Forudfyldte loginbokse

Vær opmærksom på, om dit brugernavn står forkert. Nogle gange er dit brugernavn gemt fra tidligere, men det står i det forkerte format. Du skal altid benytte dit brugernavn som det står ovenfor. Nedenstående eksempel vil ikke virke og vil give en fejl! Du skal her vælge "Log på med en anden konto" og skrive dit brugernavn i det rigtige format.

Hvad hvis jeg logger på med det forkerte brugernavn (uni\au123456)

Hvis du ikke logger på med au[auid]@uni.au.dk kan du få nedenstående fejl. For at løse problemet skal du logge på med au[auid]@uni.au.dk i stedet.

Benyt altid cached mode

For at undgå at Outlook opleves som langsomt skal du altid benytte Cached mode. Se mere her.

Genstart af Outlook

I forbindelse med flytningen kan du blive bedt om at genstarte Outlook flere gange. Det sker, når din egen mailboks bliver flyttet, men også, når nogle af dine samarbejdspartneres mailboks bliver flyttet.

Backup af mails*

Hvor lang tid tilbage er der backup af mails?

Der tages ikke traditionel backup. Enkeltstående mails kan gendannes i 180 dage. Det er ikke muligt at gendanne folderstrukturen.

Hvor langt tilbage kan man gendanne slettede mails?

Slettede mails ligger i 'Gendan slettede mails' i 30 dage. Herfra kan du selv gendanne dem. Efter 30 dage kan mail kun gendannes af AU IT. Mail kan gendannes i op til 180 dage, efter de er slettet fra 'Gendan slettede mails'.

I Outlook vælger du fanebladet 'Mappe' og funktionen 'Gendan slettede mails'. Her kan du finde de mails, der skal gendannes.

Sådan bruger du "Gendan slettede mails":

Outlook

Webmail

Rettigheder til at se andres kalender

Rettigheder til at se andres kalender nulstilles. Se mere her.

Automatisk oprydning og sletning af mails*

Automatisk oprydning og sletning af mails*

Politikkerne for automatisk sletning af mail bliver nulstillet. Hvis du selv har sat en politik på en mappe, skal du sætte den igen. Se mere her.

Hjælp til automatisk sletning
Indholdet i mappen ’Slettet post’ slettes automatisk efter 30 dage. Du kan også selv oprette en eller flere Outlook-politikker, som kan hjælpe dig med løbende oprydning i mailboksen.

Se Politik for håndtering af mail med personoplysninger.

Webmail*

Den nye adresse til webmail er https://webmail.au.dk. Du kan stadig bruge https://mail.au.dk, men det er mere besværligt.

Mailboksstørrelse*

Din personlige mailboks er fremover begrænset til maks. 50 GB + mulighed for yderligere 50 GB i online arkiv. Funktionspostkasser er begrænset til 50 GB og har ikke mulighed for yderligere arkivplads. Det skyldes en begrænsning i den licens, AU har til Office 365.

Når en medarbejder fratræder*

Som udgangspunkt gemmes fratrådte medarbejderes mailboks fremover kun i 6 måneder. Se mere under punktet 'Procedure ved medarbejders fratrædelse'.

Begrænsninger (Antal modtagere, mailstørrelse osv.)

Følgende begrænsninger er gældende for mailbokse i O365

BegrænsningGrænse
Antal mail der kan sendes per dag*10.000
Antal mail der kan sendes fra en mailboks30 per minut
Mailboksstørrelse50Gb
Maks mailstørrelse**50Mb
Maks mailstørrelse til distributionslister med over 5000 modtagere25 MB
Antal modtagere per mail***500
Mails der kan modtages per  mailboks3600 i timen
Antal modtagere per mail500

*En mail sendt til en distributionsliste tæller som en mail. 
**Pga. encoding kan grænsen på Mac og i OWA være lavere.
***En distributionsliste tæller som en modtager.

Der kan ikke dispenseres fra disse begrænsninger. Rammes loftet for maks mailboksstørrelse er der mulighed for at få tilføjet et online arkiv.

Distributionslister

Når man har fået sin postkasse flyttet til Office 365, kan man ikke længere styre medlemmerne af distributionslister/-grupper.

Derfor er der lavet et selvbetjeningsværktøj på AUs IT-Selfservice portal, som alle medarbejdere kan anvende til styring af med. Læs mere her.


1444960 / i40