• Arrangementer i Aula

  • Retningslinjer for brugen og booking af Aula

Aulaen kan bookes til faglige formål, der kan relateres til Aarhus Universitet. Aulaen er et højtideligt lokale, og bruges kun undtagelsesvist til undervisning og lign.

Bemærk venligst at Aulaen er placeret i et område, hvor både studerende og medarbejdere færdes og har sin daglige gang. De skal således kunne færdes i området under eventuelle arrangementer i Aulaen/Vandrehallen uden at være generet af larm eller påbud omkring total stilhed.

Procedure for booking

Alle forespørgsler vedrørende booking af Aulaen sendes til studieplan.bss@au.dk. Ved booking oplyses:

  • Navn på den enhed, der ønsker at afholde arrangementet
  • Navn og kontaktoplysninger for den arrangementsansvarlige
  • beskrivelse af arrangementet - herunder det forventede antal gæster
  • Navn for den finansierende enhed (hvis forskellig fra den arrangerende)

Bemærk venligst at bookingen skal indeholde tiden til eventuelle møbelomstillinger, forberedelse og lign. 

Praktiske informationer

  • Indretning

    • Alle møbelomstillinger foretagges af et eksternt flyttefirma. Eventuelle omstillinger bestilles altid af den lokale Bygningsdrift, mens udgiften (kr. ca. 20.000-30.000) afholdes af  den arrangerende enhed. For samtlige møbelopstillinger gælder, at alle brandmyndighedsregler samt flugtvejsplaner for lokalet skal overholdes. Se evt. flugtvejsplan for Aula og Vandrehallen. Bemærk at der ALTID skal udfyldes en driftjournal, når Aula og Vandrehallen benyttes.

  • Driftssupport

    • Ved arrangementer uden for driftspersonalets normale åbningstid, eller ved arrangementer, der kræver specialsupport, entreres med den lokale Bygningsdrift. Ligeledes gælder for rengøring ud over normalrengøring. Ovenstående planlægges i samråd med Bygningsdrift. Timepris for hhv. driftssupport og rengøring: kr. 400 og 350.

  • Flygel

    • Ønsker man at benytte flygelet, skal man påregne udgifter til at få det stemt på omkring kr. 700. Dette aftales med Bygningsdrift.

  • Banner

    • Eventuel ophængning af indendørs banner kan bestilles ved eksternt liftfirma. Udgiften afholdes af den ansvarlige arrangør og skal aftales med Bygningsdrift i god tid forinden arrangementet. Der kan efter forudgående aftale med AU Event og Kommunikationsstøtte aftales ophængning af udendørs banner på bygningsfacaden mod Ringgaden. Ophængning og nedtagning varetages af eksternt liftfirma for arrangørens regning. Se flere informationer via dette link [under udarbejdelse].

  • Receptioner

    • Ønsker man at benytte Vandrehallen til en efterfølgende reception, skal denne bookes særskilt til formålet. Vandrehallen fungerer i dagligdagen som gennemgangslokale og læsepladser for studerende. Der forefindes borde og stole i Vandrehallen til ca. 95 personer, som kan opstilles efter konkret behov. Husk at indberegne opstillingstid ved lokalereservation samt bestille eksternt flyttefirma via Bygningsdrift. Vandrehallen kan maksimalt rumme 250 personer. Såfremt man har behov for at afholde receptioner for mere end 250 personer, kan man søge om tilladelse til at benytte Antikmuseets lokaler. Se mere og find kontaktoplysninger her.

  • Udenomsarealer

    • Brugen af udenomsarealerne aftales med den lokale Bygningsdrift. Der forefindes i hovedbygningens kælderniveau bl.a. garderobe- og toiletfaciliteter. Desuden er der passage via Ringgade-tunnellen til diverse ekstra møde- og kantinefaciliteter ved Konferencecentret. For booking heraf kontakt venligst Studenterhusfonden.

  • IT-support

    • Forespørgsler vedrørende brugen af AV- og IT-udstyr i Aulaen kan sendes til Aarhus BSS IT.

Kontaktoplysninger


Du kan finde kontaktoplysninger til bygningsdriften her

1428431 / i40