Bilreservation

Er du ansat på Arts og mangler transport til en konference, et møde eller et besøg i felten? Arts råder over 5 tjenestebiler i Aarhus og 1 tjenestebiler i Emdrup. Bilerne må kun benyttes til tjenstlige formål inden for landets grænser af Arts' medarbejdere. Alle biler kan benyttes af fører med almindelig kørekort (kategori B). Du kan reservere en bil for maksimalt én uge ad gangen.

NB. Nye retningslinjer vedr. benzinkort

Du skal nu benytte de benzinkort til Q8, som ligger i bilens handskerum. Benzinkortet finder du i kørebogen sammen med øvrig information om regler for brug af tjenestebilerne.

Sådan gør du

1. Reserver bil

Guide til reservation af tjenestebiler
Du reserverer bilen via din Outlook-kalender:

Find den ønskede bils kalender og tjek at den er ledig i hele den periode, hvor du skal bruge den (bilen kan fremsøges via "tilføj kalender" med søgeord "bil aarhus arts")
Vælg nyt møde
Vælg dato og tidspunkt
I titelfeltet påføres førerens navn samt mobiltelefonnummer (er der flere førere af bilen, er det blot nødvendigt at angive én fører).
Under ”sted” påføres formålet med kørslen samt destination.
Send mødeindkaldelsen til bilen

OBS:

Bilerne kan maksimalt reserveres én uge ad gangen.
Husk at opdatere din reservation i Outlook, hvis der sker ændringer.
Hvis du laver en heldagsreservation er det vigtigt, at du ændrer bilens status fra ledig til optaget.
Oplever du problemer med visningen af bilernes kalendere i Outlook, kan du kontakte Arts IT.

Booker du på vegne af andre?
Er du sekretær og reserverer biler på vegne af kollegaer og/eller studerende, opretter du et møde i bilens egen Outlook kalender og indkalder bilen selv. Det er vigtigt, at du vælger "nyt møde" og ikke "ny aftale" - dette for at undgå dobbeltbookinger.

Køretilladelse
Studerende skal medbringe en køretilladelse, som skal underskrives af institutsleder eller sekretariatsleder. Er der flere, der skal køre bilen, skal alle udfylde en køretilladelse. Køretilladelsen medbringes til driftskontoret (Aarhus), når nøglen til bilen afhentes. Der skal udfyldes én køretilladelse per reservation.

Hent køretilladelsen her: køretilladelse

2. Afhent nøgle

	AARHUS	EMDRUP
HVOR AFHENTES NØGLEN?	Driftskontoret i bygning 1467, lokale 123	Berit Granums kontor i bygning A, lokale 001
HVORNÅR	Hverdage mellem kl. 11.00 og 12.00 eller kontakt driftskontoret i god tid forinden for aftale	Kontakt Berit Granum for aftale
TELEFON/EMAIL	8715 0536 / driftost@au.dk	8715 1876 / begr@au.dk

Nøglen kan afhentes dagen før reservationen.

3. Afhent bil

	Aarhus	Emdrup
Hvor er bilen parkeret?	I P-kælderen under bygning 1467. Med nøglen følger et adgangskort, der kan bruges ved afhentning eller aflevering uden for åbningstid. Kortet skal køres igennem scanneren, hvor der står 'Aarhus Universitet' (se nedenstående billede).	På p-pladsen på Tuborgvej 164

Udfyld kørebogen
I bilen finder du en kørebog, som du skal udfylde ved endt kørsel. Tjek i kørebogen, at km-antallet er registreret ved sidste brug.

Aflever bilen rettidigt
Det er vigtigt at afleveringstidspunktet overholdes af hensyn til næste bruger af bilen.

Mere info
I bilen finder du en QR-kode placeret på instrumentbrættet/handskerummet, som henviser til information om kørsel af tjenestebiler.

Obs.: Skulle det uheldige ske, at bilen, du har booket, i mellemtiden er kommet på værksted, vil vi i Arts Bygningsservice gøre hvad vi kan for, at du får besked i god tid, så du kan reservere en anden bil. Er der ikke flere ledige biler er du selv ansvarlig for at finde en alternativ løsning.

4. Aflever bil og nøgle

Efter brug afleverer du bilen på det aftalte tidspunkt samme sted i P-kælderen (Aarhus) / p-pladsen (Emdrup).

	Aarhus	Emdrup
Aflevering af nøgler i åbningstid	På driftskontoret	Til Berit Granum
Aflevering af nøgler uden for åbningstid	I dropboksen ved driftskontoret	I postkassen ved hovedindgangen

Tænk på din kollega, som skal bruge bilen efter dig:

Aflever bilen med fuld tank
Rengør og vask bilen i det omfang den trænger (i parkeringskælderen i Nobelparken er der en støvsuger)

Obs: Du skal benytte brændstofkortet i bilen. Arts Bygningsservice tilbyder ikke rengøring af bilen. Eventuelle bøder, p-afgifter mv. dækkes af føreren af bilen.

5. Hvis uheldet er ude

Autoassistance
Det er muligt at benytte Dansk Autohjælp A/S til autoassistance for tjenestebiler på AU.

Hvis du har brug for autoassistance, ringer du: tlf.: 7010 8090.

Når du henvender dig til Dansk Autohjælp skal du oplyse bilens registreringsnummer med henvisning til AU’s kundenummer: 99421393.

Værksted
Hvis bilen skal på værksted benyttes et af AutoMesters værksteder.

Skadesanmeldelse
Du skal hurtigst muligt informere driftskontoret om uheldet (mail med beskrivelse af hændelsen):

Aarhus driftost@au.dk

Emdrup begr@au.dk

6. Forsikring

Aarhus Universitet er selvforsikrende. Det betyder, at eventuelle uheld og skader på bil og tredje part inden for landets grænser dækkes af Aarhus Universitet. Som ansat er du dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring, når du kører i Arts' tjenestebiler i Danmark.

Særligt for studerende

Studerende er ikke dækket af Aarhus Universitets arbejdsskadeforsikring for ansatte. Studerende opfordres derfor til at tegne egen ulykkesforsikring.

Skadesanmeldelse

Skulle du komme ud for uheld eller skader på bil og/eller tredjepart i forbindelse med kørslen, skal du udarbejde en skadesrapport (en mail med beskrivelse af hændelsen samt skaden) og sende denne til driftskontoret:

Aarhus driftost@au.dk

Emdrup begr@au.dk