Når afhandlingen er indleveret, og der er udstedt kvittering, står AU Forskning og Talent for det videre forløb:
1. Vurdering af afhandlingen
- Afhandling og øvrige dokumenter sendes til den institutleder, inden for hvis fagområde afhandlingen ligger
- En fagkyndig person vurderer, om afhandlingen kan tages under bedømmelse. Det tager godt 2 måneder
- Hvis afhandlingen kan tages under bedømmelse, orienteres forfatteren hurtigst muligt pr. mail
- Hvis afhandlingen ikke kan tages under bedømmelse, modtager forfatteren hurtigst muligt et skriftligt, begrundet afslag
2. Bedømmelsesudvalg nedsættes
- Hvis afhandlingen tages under bedømmelse, nedsættes et bedømmelsesudvalg på tre medlemmer (dette godkendes af dekanen efter samråd med Akademisk Råd)
- Herefter underrettes forfatteren om bedømmelsesudvalgets sammensætning, og om fristen for indsigelse og reglerne for tilbagetrækning
- Udvalget forsøges nedsat 3-4 mdr. efter indlevering (ferier og helligdage medregnes ikke)
3. Bedømmelse af afhandlingen
- Bedømmelsen tager i udgangspunktet ca. 8 måneder efter nedsættelsen af bedømmelsesudvalget (ferier og helligdage medregnes ikke)
- Bedømmelsesudvalget skriver en indstilling, om afhandlingen indstilles til forsvar, eller om den forkastes
- Hvis afhandlingen indstilles til forsvar, sendes den til Akademisk Råd, der tager stilling til, om rådet kan indstille til forsvar
- Hvis afhandlingen ikke indstilles til forsvar, får forfatteren tre uger til at fremsætte evt. bemærkninger eller trække afhandlingen tilbage
4. Forsvar
- Hvis afhandlingen indstilles til forsvar, fremsender doktoranden endnu et eksemplar af afhandlingen, for at den kan fremlægges til offentligt gennemsyn fire uger forud for forsvaret. Hvis den foreligger i bogform, udbedes seks eksemplarer (til udvalg, dekan, Statens Arkiver og AU Library)
- Forsvaret er offentligt og annonceres på web og i dagspressen. Eventuelle øvrige offentliggørelser sørger doktoranden for. Forsvaret annonceres desuden via plakater i det relevante fagmiljø - heraf fremgår 1.-og 2. opponent
- Forsvarshandlingen ledes i udgangspunktet af dekan eller en prodekan. Denne oplyser ved forsvarets start, hvor opponenter kan melde sig ex auditorio.
- Opponenter ex auditorio kan også melde sig til Arts Forskning og Talent forud for forsvaret, men vil ikke blive annonceret på web
- Doktorforsvar på Arts finder som regel sted i AIAS' auditorium, Høegh-Guldbergs Gade 6b, Aarhus på en fredag fra kl. 13.00. Auditoriet har plads til op til 170 tilhørere
5. Konferering af doktorgraden
- Efter forsvaret indberettes det skriftligt til Akademisk Råd, om forsvaret er forløbet tilfredsstillende
- Akademisk Råd konfererer graden - med 14 dage til at fremkomme med bemærkninger til indberetningen.
- Hvis Akademisk Råd konfererer graden, udstedes doktorbrev. Der må påregnes en ekspeditionstid på ca. 1 måned fra Rådets konferering