Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR Elever og praktikanter For elev- og lærestedsansvarlige

For elev- og lærestedsansvarlige

At have ansvar for en elev eller praktikant kræver motivation, lyst og engagement.

Elevansvarlige og oplæringsansvarlig siger "ja" til et stort ansvar, når der tages imod en ny elev eller laborantpraktikant. Der er mange praktiske opgaver at løse og nærvær og samspil mellem elev, arbejdsplads og skole skal være i top, for at eleven bliver færdig med de bedste kompetencer. For at give de bedste forudsætninger herfor, er hjemmesiden udviklet med afsæt i de arbejdsopgaver, der er forbundet med at være elev- og oplæringsansvarlig.

Ansvarsfordeling på elev- og praktikantområdet

Lærestedsansvarlige

Den lærestedsansvarlig er ansvarlig for et hovedområde/VD-område og er tovholder, hvor flere elever roterer mellem hovedområder/VD-områder. Det er dog ikke alle områder, der har en lærestedsansvarlig.

Som lærestedsansvarlig varetages følgende opgaver i forhold til ansættelse af elever og laborantpraktikanter:

Nyansættelse

  • Nedsættelse af ansættelsesudvalg i samarbejde med HR på administrationscentret, institut/VD-område og den elevansvarlige.
  • Indkaldelse og afholdelse af ansættelsessamtaler i samarbejde med HR på administrationscentret, institut/VD-område og den elevansvarlige.
  • Udfærdigelse af uddannelsesaftale i samarbejde med HR på administrationscentret og skolen.
  • Udarbejdelse af praktikplan i samarbejde med den elevansvarlige og institut/VD-område.
  • Ansvarlig for rotationsplan for elever. F.eks. har en lærestedsansvarlig på et administrationscenter ansvaret for rotationsplaner for alle kontorelever på det pågældende område.

Elevansvarlige

OBS: Ofte vil en elevansvarlig også være oplæringsansvarlig. Se derfor også afsnittet nedenfor om oplæringsansvarlige.

Den elevansvarlige har det gennemgående ansvar for en elev gennem hele læretiden. Som elevansvarlig varetages følgende opgaver:

Nyansættelse

  • Undersøger, i samarbejde med HR på administrationscentret, om arbejdsstedet er godkendt som uddannelsessted. 
  • Nedsættelse af ansættelsesudvalg i samarbejde med HR på administrationscentret, institut/VD-område og den lærestedsansvarlige.
  • Indkaldelse og afholdelse af ansættelsessamtaler i samarbejde med HR på administrationscentret, institut/VD-område og den lærestedsansvarlige.
  • Udarbejder praktikplan i samarbejde med den lærestedsansvarlige.
  • Udarbejder praktikaftale for laborantpraktikanter.
  • Udarbejder rotationsplan for elever i samarbejde med en evt. lærestedsansvarlig.

 

Ændringer i bestående ansættelsesforhold

  • Tilretning af praktikplanforløb.
  • Bortvisning af medarbejder Dette skal altid ske i tæt samarbejde med AU HR Personalejura, HR på administrationscentret og institut/VD-område.  

  

 Særlige områder under ansættelse

  • Afholder sygefraværssamtaler i samarbejde med institut/VD-område og HR på administrationscentret.
  • Afholdelse af obligatoriske evalueringssamtaler og afsluttende for hele perioden – mindst 3 samtaler ved elevforløb af to års varighed.
  • Laborantpraktikanter: Her afholdes der typisk fælles samtaler, månedlige frokostmøder, evalueringssamtale samt skema udfyldes. Der er ingen krav om individuelle samtaler.
  • Sørge for lokal introduktion.
  • Inddragelse i elevens udarbejdelse af fag- eller svendeprøve (skolen igangsætter processen).

 

Opfølgning

  • Opfølgning på elevplan.dk i forbindelse med fravær i samarbejde med HR administrationscentret og institut/VD-område.

Oplæringsansvarlige

Den oplæringsansvarlige har den daglige kontakt til eleverne og er ansvarlig for oplæring af eleverne, når de er i den oplæringsansvarliges afdeling – herunder give eleven konstruktiv feedback samt kende til læringsstile. Den oplæringsansvarlige skal være lydhør overfor elevens forventninger og eventuelle forslag til ændringer og husk tavshedspligten.

Ofte vil der være sammenfald mellem elevansvarlig og oplæringsansvarlig. Det skal tydeligt fremgå af praktikplanen, hvem der er oplæringsansvarlig i en given periode. Den praktiske oplæring kan dog godt deles med kolleger i samme afdeling. Den oplæringsansvarlige har adgang til Elevplan.dk (laborantpraktikanter undtaget), mens eleven er i enheden.

De oplæringsansvarlige har desuden ansvaret for – sammen med øvrige kollegaer, at eleven inddrages i det sociale netværk i afdelingen. Den faglige oplæring af eleven sker på baggrund af den samlede praktikplan og skolegang dvs. sammenhæng mellem skole og praktik, som den elevansvarlige har udarbejdet. Den oplæringsansvarlige bør også inddrages, når eleven skal skrive/afslutte fag- eller svendeprøve. 

Før elevansættelsen

Faggrupper på AU?

Der er almindeligvis løbende ansat ca. 75 elever via en erhvervsuddannelse på Aarhus Universitet. En erhvervsuddannelse (EUD) veksler mellem praktik og undervisning på. På AU er der elever inden for:

 

 

Derudover er der også praktikpladser i forbindelse med laborantuddannelsen.

Hvordan ansætter vi en elev?

Rekruttering af elever og praktikanter sker gennem et samarbejde mellem HR administrationscentrene og lederen på det enkelte institut/center/afd.-område. Ansættelsen af en elev kræver skriftlig accept fra lederen. 

Når der på et institut/VD-område er taget en beslutning om at ansætte en elev/praktikant, er det HR ved administrationscentrene ST, BSS, HE, ARTS eller Fællesadministrationen, der varetager det administrative omkring ansættelse af elever og laborantpraktikanter.

Vejen frem til ansættelse af en elev/praktikant består af følgende trin:

  • godkendelse som praktiksted
  • udpegning af elev- og oplæringsansvarlig
  • ansættelse af elev, der opfylder adgangskravene til uddannelsen
  • indgåelse af uddannelsesaftale og fastsættelse af uddannelsestidens længde.

Tag kontakt til din lokale HR elevkoordinator, hvis du skal ansætte en elev.

Praktikstedsgodkendelse

AU skal være godkendt som praktiksted for den pågældende erhvervsuddannelse, før en elev kan gå i gang med uddannelse. AU har koncerngodkendelser på:

  • IT-området
  • Kontor- og økonomielever
  • Ejendomsserviceteknikere

AU HR kompetenceudvikling er ansvarlige for koncerngodkendelser, imens den elevansvarlige på det enkelte institut/center/afd.-område i samarbejde med HR på administrationscentret har ansvar for stedsgodkendelser.    

Det er et fagligt udvalg, som godkender læreplads-/praktik stedet, hvis det drejer sig om tekniske uddannelser, og en handelsskole, hvis det er en merkantil uddannelse. Erhvervsskolerne og deres konsulenter hjælper gerne med kontakt til de faglige udvalg samt henviser til oplysningsskemaer som AU skal udfylde ved en ny godkendelse/fornyelse/dispensation.

Oversigt over de faglige udvalg findes her.

Allerede udstedte praktikstedsgodkendelser søges frem på Praktikpladsen.dk. Brugernavn og adgangskode kan rekvireres hos AU HR, Udvikling og Arbejdsmiljø.

Praktikaftale for laborantpraktikanter

Den elevansvarlige ved instituttet/afdelingen udarbejder praktikaftalen for laborantpraktikanter.

Finansministeriet, HK/STAT og Dansk Laborant-forening er enige om at anvende følgende blanket, når der indgås aftale om praktik:

 

 

 

Uddannelsesaftalen

Der indgås en uddannelsesaftale som grundlag for elevforholdet. Vær opmærksom på, at der findes forskellige typer af uddannelsesaftaler:

 

  • den almindelige uddannelsesaftale
  • ny mesterlære
  • kombinationsaftale
  • flex-kombinationsaftale
  • kort uddannelsesaftale

 

Læs mere om de forskellige varianter af uddannelsesaftaler her.

  

HR på administrationscentret udarbejder i samarbejde med den lærestedsansvarlige en uddannelsesaftale, hvor eleven, AU samt skole underskriver.

 Skema og vejledning findes her:

 

 

Straks efter at aftalen er indgået, sender HR-supporteren aftalen til den erhvervsskole, som eleven skal gå på. Her bliver aftalen registreret og godkendt, og HR-supporteren vil modtage en kopi af godkendelsen som journaliseres i Captia.

 

 

Praktikplan for elever

For flere typer af elever skal der udarbejdes en personlig praktikplan over, hvad eleven skal lære i sin praktikperiode. Den har til formål at sikre, at eleven når de mål, der er beskrevet i bekendtgørelsen.

Den elevansvarlige udarbejder praktikplanen i samarbejde med den lærestedsansvarlige. Planen er udarbejdet fra starten af uddannelsesaftalen, men planen kan naturligvis løbende justeres efter behov.

Der er ingen formkrav til praktikplanen, og enheden kan udarbejde sin egen plan i stedet for enten at benytte de vejledende planer, som de faglige udvalg har udarbejdet, eller benytte elevplan.dk.

Inden for specialet Offentlig Administration gælder det særlige krav, at praktikplanen skal indsendes til skolen for at fremme samspil mellem praktik og skoleophold. Alternativt kan elevplan.dk benyttes.

Vejledende praktikplaner:

Under elevtiden

Elevplan

Elevplan.dk er et websted, hvor elev, erhvervsskole og AU som arbejdsgiver kan udveksle information og tilgå de samme oplysninger omkring en elev. På elevplan.dk findes:

  • overblik over dine elevers uddannelsesforløb
  • elevens praktikplan 
  • skolens undervisningsplan
  • evalueringer af eleven
  • oversigt over elevens praktikerklæringer
  • overblik over fravær under skoleophold

Praktikanter er på nuværende tidspunkt ikke en del af elevplan.dk.

 

Den elevansvarlige skal have adgang til systemet for at kunne se og følge sine elever. For adgang skal den elevansvarlige rette henvendelse til sin lokale HR elevkoordinator. Alle elevansvarlige kan få tildelt et login til elevplan.dk, så snart uddannelsesaftalen er på plads.

Meddelelser om elevens skoleophold vil bliver sendt via elevplan.dk – den elevansvarlige skal være opmærksom på dette, da det ikke længere kommer i papirform.

 

Elevsamtaler

Praktikplanen er en hjælp til at skabe og bevare overblikket over, hvor eleven er i sit uddannelsesforløb. Den skal sikre, at eleven når de mål, der er med uddannelsen, og skabe mulighed for samspil mellem skole og praktisk oplæring. Det sker bedst ved, at virksomheden gennemfører elevsamtaler, f.eks. hvert halve år eller før og efter skoleophold.

Inden for de merkantile uddannelser afholdes mindst 3 evalueringssamtaler. Den første samtale afholdes umiddelbart inden prøvetidens udløb.

For laborantpraktikanter afholdes der typisk fælles samtaler, månedlige frokostmøder, evalueringssamtale samt skema udfyldes. Der er ingen krav om individuelle samtaler.

Med udgangspunkt i praktikplanen kan samtalen handle om, hvordan den forudgående periode er gået, og hvilke mål der er for den kommende periode: Er der nogle mål, der skal justeres, eller skal der ændres på nogle af aftalerne i tidsplaner? Trives eleven i enheden?

Hensigten med praktikplanen og elevsamtalerne er, at eleven og enheden løbende følger op på den aftale om uddannelse, der er indgået og dermed i fællesskab skaber de bedste muligheder for faglig og personlig udvikling.

Fagprøve/svendeprøve

Eleven/lærlingen vil typisk afslutte sin elev/læretid med en fag, svende eller anden afsluttende prøve.

Fagprøve

Inden for det administrative område (offentlig administration og økonomi) vælger eleven et fagprøveemne i samråd med skole og praktiksted. Der skal udarbejdes en problemformulering med fokus på det praktiske arbejde eleven udfører i afdelingen. Alle 3 parter (elev, skole og praktiksted) underskriver problemformuleringen.

Når praktikstedet og elev vælger fagprøveemne, skal både elevens og praktikstedets interesseområder tilgodeses. Men udgangspunktet tages altid i det speciale eller den profil, der er fastlagt i uddannelsesaftalen.

Den elevansvarliges opgaver kan derfor f.eks. være:

  • at drøfte mulige emner (problemformulering) for fagprøven
  • at godkende den endelige problemformulering
  • at give råd og vejledning under arbejdet med fagprøven – især det område, der vedrører virksomheden
  • at være eleven behjælpelig med indsamling af materiale m.v.
  • at drøfte arbejdet med eleven under opgaveskrivningen
  • at støtte eleven, som ofte kan være meget nervøs for fagprøven.

Svendeprøve

Afhængigt af hvilken uddannelse der er tale om, afholdes svendeprøve eller anden afsluttende prøve. På de fleste uddannelser, hvor der er trin, gennemfører skolen den afsluttende prøve.


Det er praktikstedets opgave sammen med skolen at indstille eleven til svendeprøve, men det 
er som regel skolen, der tilmelder den pågældende elev til prøven.

Desværre kender alt for mange til stress i prøvesituationer. Det er derfor vigtigt at støtte eleven forud for svendeprøven.

Den elevansvarliges opgaver kan derfor f.eks. være:

  • at tale med eleven om prøven
  • at give eleven mulighed for at øve sig i vigtige faglige discipliner
  • at give eleven feedback på en konstruktiv måde
  • at huske at rose når der er grund til det, så elevens tro på sig selv kan vokse.

Befordringsgodtgørelse ved skoleforløb

For at få refunderet transportudgifter til og fra skole, skal eleven selv oplyse skolen om dem. På nogle skoler sker det automatisk, men det anbefales, at eleven forhører sig på skolen allerede den første undervisningsdag. Hvis der er krav fra skolen om, at eleven selv oplyser sine transportudgifter, men ikke gør det, har eleven ikke krav på at få refunderet sine transportudlæg.

Når elevens skoleforløb er afsluttet, skal de lave en rejseafregning i AURUS for at få deres transportudgifter udbetalt.

Det er elevens afdeling, som dækker transportudgifterne. Derfor skal de, inden skoleforløbet, afklare med den nærmeste leder, hvilke transportudgifter der dækkes.

Kilometergodtgørelsen til elever, der benytter eget transportmiddel, reguleres i overensstemmelse med Arbejdsmarkedsstyrelsens sats for befordringsgodtgørelse til ledige medlemmer af en A-kasse, der ansættes med løntilskud hos offentlige arbejdsgivere. Se den aktuelle sats i vejledning om satser mv.

Har du spørgsmål i forhold til befordring, kan du kontakte din lokale HR elevkoordinator.

Når elevtiden afsluttes

Reception ved endt uddannelse

Jf. personaleadministrative retningslinjer for AU kan der afholdes en reception for færdiguddannede elever/praktikanter.

Udgiften er typisk ca. kr. 800,00- 1.000,00. Hoved-/VD-område eller Institut afholder udgiften.

Arrangementet skal ske i samarbejde med den elevansvarlige. Er der flere elever på instituttet/ afdelingen der er færdig samtidig, kan receptionen holdes for alle eleverne på samme tid.

Uddannelsesbevis

Ved uddannelsens afslutning udfærdiges et uddannelsesbevis på grundlag af praktikerklæring og skolebevis.

For uddannelser, der ikke omfatter en svendeprøve, fremgår det af de enkelte uddannelsesbekendtgørelser, om uddannelsesbeviset udstedes af skolen eller af det faglige udvalg.

Hvis uddannelsen omfatter en svendeprøve, skal denne være bestået, før uddannelsesbeviset kan udstedes. Beviset udstedes af det faglige udvalg.

HAR DU SPØRGSMÅL

Kontakt din lokale HR elevkoordinator

Information vedr. elever tilknyttet Aarhus Business College

Pr. 1. februar 2017 vil kontor- og økonomielever modtage alt skriftlig kommunikation fra skolen via digital post. Beskeder vedr. følgende skal findes på borger.dk eller e-boks.dk.

Det kan f.eks. være:

  •     Indkaldelse til skoleperiode
  •     Eksamensbevis
  •     Information om sprog- og studieture
  •     Info fra skolehjemmet

Netværk for elevansvarlige

Der findes et velfungerende netværk for alle elevansvarlige på AU. Netværket er opstået i forbindelse med praktikvejlederforløb i april/maj 2012, og der afholdes møder 1-2 gange årligt. Møderne har en længde på 2 timer. Såfremt der er rundvisning i forbindelse med mødet, bliver denne lagt i umiddelbar forlængelse af mødet.

Koordineringen af netværksmøderne går på tur iblandt de elevansvarlige. Værten udsender indkaldelse og dagsorden til næste møde, samt sørger for opfølgning. Der er løbende kommet nye medlemmer til og i den anledning blev der ved mødet den 14. december 2015 lavet en opdatering/revidering af de emner som netværket bl.a. arbejder med.

  • Faglig sparring og koordinering i forhold til kvoter, forløb, løn, puljer (overordnet info)
  • Socialt aspekt – mulighed for at se hinanden i øjnene og sparring vedr. eventuelle udfordringer med elever
  • Erfaring med skoleophold, praktik, udvikling af forløb og tendenser
  • Fælles elev arrangementer, herunder elevdag for alle elever og praktikanter
  • Erfaringsudveksling
  • Udveksling af gode ideer/inspiration
  • Intro til elevforløb og evaluering af elevforløb
  • Det tidsmæssige aspekt i forhold til opgaven som elevansvarlig
  • Branding af AU




Netværk fordelt på faggrupper


Der findes et lokalt netværk for elevansvarlige for kontor- og økonomielever. Er du interesseret i at være med i dette netværk eller at høre mere kan du kontakte Lene Nielsen fra ST, som er tovholder. Møderne afholdes 3-4 gange om året, og værtsrollen går på skift blandt de elevansvarlige. Værten står for koordineringen af dagsorden og indkaldelse i samarbejde med tovholderen.
Emner som netværket bl.a. har arbejdet med i 2015:

  • Etablering af fællesdrev med adgang for elevansvarlige.
  • Fokus på sammenhæng mellem skoleophold og praktiktid.
  • Besøg fra Aarhus Business College - orientering om elevernes skoleophold og skolepraktik.
  • Oplæg fra en kontorelev – information om elevklubben.
  • Erfaringsudveksling omkring arbejdet med elever.

Vejlederkursus for elev- og praktikansvarlige

Dette kursus retter sig til nuværende og kommende oplærings- og elevansvarlige, som har ansvaret for at tilrettelægge elevers praktikperioder indenfor følgende fagområder: kontor, it, gartner, dyrepasser, håndværk, fagfotograf, tandteknikere, laboranter m.v.

Kurset er med til at sikre bedre kendskab til mål for praktik og teori og give de elevansvarlige værktøjer til brug i forbindelse med tilrettelæggelse og gennemførelse af den praktiske oplæring af elever.

Læs mere om kurset og kom på venteliste.

 

Derudover tilbyder efteruddannelser.dk også kurser vedr. praktikvejledning af EUD elever/lærlinge samt kurser for elev- og oplæringsansvarlige.

EUD Reform 2015

Fra 1. august 2015 er der sket ændringer på elevområdet på Aarhus Universitet på grund af en reform af EUD-uddannelserne. Formålet med reformen er blandt andet at sikre, at de fleste elever har mulighed for at afslutte elevforløbet med et uddannelsesbevis (EUX), der giver adgang til videregående uddannelser på lige fod med gymnasiale uddannelser.

Et andet formål med reformen er at give voksenelever mulighed for at færdiggøre uddannelsen på kortest mulig tid. Deres uddannelsesbaggrund og erhvervserfaring vil blive vurderet af erhvervsskolen, og kan gøre at hhv. skoleforløb og praktikperiode bliver forkortet. Eksempelvis skal voksenelever med mere end 2 års relevant erhvervserfaring ikke i praktik, men skal udelukkende gennemføre skoleforløbet.  

En stor del af ændringerne omfatter, at adgangskravene til hovedforløbene (det vil sige perioden på AU) ændres, således at de fleste kommende elever vil skulle have et forudgående uddannelsesforløb, der skal gennemføres, førend de kan starte som elev på AU. Det vil sige, at en stor del af ændringerne ikke vil påvirke AU, da det omhandler elevens adgangskrav.

Reformen får dog betydning for AU:

  1. Vi skal fremadrettet være opmærksomme på, at der for voksenelever gælder nye regler, der betyder, at praktikperioden på AU kan blive forkortet (det er skolen, der foretager en vurdering af elevens kompetencer og erhvervserfaring). Hvis du påtænker at ansætte en voksenelev, bør du således tage kontakt til din HR-medarbejder, som kan hjælpe med udarbejdelse af uddannelsesaftale og ansættelsesbevis.
  2. Det gælder generelt – og især for kontorelever – at vi skal være opmærksomme på, at adgangskravene har ændret sig. Eksempelvis kan vi ikke længere ansætte en elev direkte fra HHX, da eleven i givet fald først skal gennemføre et uddannelsesforløb på max. 5 uger. Det er dog som sagt elevens eget ansvar at leve op til de nye adgangskrav.

Har I spørgsmål eller brug for hjælp til ansættelse af elever, kan I kontakte jeres HR-medarbejder.

Relevant information om EUD reformen 2015:

Feedback

Har du ris, ros, spørgsmål eller forslag til sidens indhold, hører vi gerne fra dig.

Send din kommentar til AU HR, Organisations- og Kompetenceudvikling.

348314 / i40