Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR Ferie Ferieafholdelse

Ferieafholdelse

Hvem er omfattet?

Alle månedslønnede medarbejdere, uanset antal timer,  inkl. ph.d.-stipendiater på del B. Udenlandske medarbejdere, der er omfattet af de særlige regler om samtidighedsferie, er ligeledes omfattet.

Timelønnede medarbejdere (eksterne lektorer, undervisningsassistenter, studentermedhjælpere m.v.) får ikke udbetalt løn under ferie, men får i stedet en feriegodtgørelse på 12½ % af den løn, der er indtjent i optjeningsåret. Timelønnede medarbejdere er omfattet af reglerne om særlige feriedage, såfremt de har ret til fuld løn under sygdom, jf. § 2, stk. 2 i ferieaftalen. De er endvidere omfattet af reglerne om overførsel af ferie, jf. § 2, stk. 1 i ferieaftalen.

 
Optjening af almindelig ferie og særlige feriedage

Almindelige feriedage
Du optjener ferie med 2,08 (25/12 = 2,08) dag for hver måneds beskæftigelse i et kalenderår (optjeningsåret), uanset omfanget af det månedlige antal arbejdstimer. I et kalenderår optjener du således 25 feriedage, hvilket svarer til 5 ugers ferie à 5 dage.

For elever gælder der særlige regler jf. ferielovens § 9. 

Særlige feriedage
Du optjener 0,42 (5/12 = 0,42) særlige feriedage for hver måneds beskæftigelse i et kalenderår (optjeningsåret), uanset omfanget af det månedlige antal arbejdstimer. I et kalenderår optjener du således 5 særlige feriedage.

Særlige feriedage kun kan afholdes, såfremt de er optjent. Du har som medarbejder derfor kun ret til at holde særlige feriedage, hvis de er optjent i dit aktuelle ansættelsesforhold. Det vil sige, at du ikke har ret til at afholde særlige feriedage uden løn.

Optjente almindelige feriedage og særlige feriedage afholdes i ferieåret, der løber fra 1. maj i det følgende år til 30. april i næstfølgende år (ferieåret), dvs. for optjeningsåret 2014 afholdes ferien fra 1. maj 2015 til 30. april 2016.


Afvikling af almindelige feriedage og særlige feriedage

Det er universitetsledelsens ønske, at al ferie og alle særlige feriedage så vidt muligt skal være afholdt ved ferieårets udløb. Medarbejdernes rettigheder efter ferieloven og ferieaftalen respekteres.
Ifølge ferieloven skal man som medarbejder afholde op til 20 optjente feriedage inden ferieårets udløb, da retten til at afholde feriedagene ellers fortabes. Ledelsen skal påse, at arbejdet tilrettelægges således, at medarbejdernes ferieret ikke fortabes.

I overensstemmelse med ferielovens regler sker universitetets ferieplanlægning i dialog mellem ledelse og medarbejder. Medarbejdernes ønsker om placering af ferien skal i så vidt omfang som muligt tilgodeses. Medarbejderne har krav på at holde 3 ugers ferie (= 15 feriedage) i sammenhæng i perioden 1. maj til 30. september (hovedferien).

Da universitetet ikke holder lukket i ferieperioderne (juli måned, efterårsferie, dage mellem jul og nytår mm.), skal der ved ferieplanlægningen tages hensyn til, at nødvendige funktioner kan opretholdes i disse perioder.

Som et led i dialogen om feriens tilrettelæggelse fremsender institutsekretariatet/vicedirektør-området i overensstemmelse med den procedure, der er fastlagt på det enkelte institut/ vicedirektørområde hvert år inden 1. februar et ferieskema til alle ansatte. Heri kan medarbejderen anføre ønske om tidspunkt for afvikling af ferie og evt. også for afvikling af særlige feriedage. I det omfang medarbejdernes ønske om ferietidspunkter imødekommes, betragtes ferietidspunkterne herefter som fastlagt. Der kan efterfølgende aftales ændringer i den fastlagte ferie, hvis medarbejderen ønsker det, og tjenesten tillader det. Administrationen, herunder frister for medarbejdernes ferieønsker og frister for ledelsens tilbagemelding, tilrettelægges lokalt. Ledelsens tilbagemelding skal ske i god tid og så vidt muligt inden 1. april.

For medarbejdere, der har optjent fuld ferieret, men ikke udfylder skemaet inden for den i skemaet angivne frist, vil det, i det omfang det er muligt under hensyntagen til opretholdelse af nødvendige funktioner, blive registreret og meddelt umiddelbart efter 1. april, at de 5 ugers ferie og 5 særlige feriedage afvikles som følger:

Almindelige feriedage:

  • 4 uger i juli (uge 27-30 inkl.)
  • 1 uge omkring jul og nytår (23. dec., dagene mellem jul og nytår og evt. resterende dage umiddelbart efter nytår)

Særlige feriedage:

  • 2 dage i efterårsferien
  • 3 dage før påske

Ferietidspunkterne betragtes herefter som fastlagt. Der kan efterfølgende aftales ændringer i den fastlagte ferie, hvis medarbejderen ønsker det, og tjenesten tillader det.

For nyansatte medarbejdere, der har optjent delvis ferieret, men ikke udfylder ovennævnte skema inden for den angivne frist, vil der ligeledes under hensyntagen til opretholdelse af nødvendige funktioner blive registreret afvikling af feriedage efter ovennævnte principper.

Når ferien er fastlagt i henhold til ovenstående, vil der ske en forhåndsregistrering i AUHRA. Evt. efterfølgende aftale om ændringer i afvikling af ferie og særlige feriedage skal ligeledes registreres i AUHRA. Medarbejderne har mulighed for at se egne ferieregistreringer på mit.au.dk

Institutlederen kan ændre en aftalt ferie, hvis der foreligger tvingende grunde hertil, jf. § 15, stk. 3 i ferieloven. Dette indebærer kompensation efter gældende regler.

Ferietilrettelæggelsen skal tage hensyn til individuelle forhold, herunder især de særlige forhold, der måtte gøre sig gældende for medarbejdere, der passer dyr og planter. Endvidere skal lederen under hensyntagen til det lokale arbejdssteds drift så vidt muligt imødekomme medarbejderens ønske om, hvornår ferien skal holdes, herunder medarbejderens ønske om, at hovedferien holdes i medarbejderens barns skolesommerferie, jf. ferielovens § 15, stk. 1.


Varsling af ferie og særlige feriedage              

Hvis det ikke er muligt at fastlægge feriens placering efter ovennævnte retningslinjer, kan der i henhold til ferielovens regler ske varsling af ferie. Hovedferien skal varsles med 3 måneder. De sidste 2 ugers ferie (restferie) skal gives i sammenhæng af mindst 5 dage, men kan opdeles, hvis det er nødvendigt af hensyn til arbejdets tilrettelæggelse. Restferie skal varsles med 1 måned. 

Hvis de særlige feriedage ikke er afholdt, og afviklingstidspunktet ikke er aftalt senest den 1. januar, kan særlige feriedage varsles til afholdelse med 1 måneds varsel.


Overførsel af ferie og særlige feriedage

Det er universitetsledelsens ønske, at der maksimalt opsamles 2 ugers (10 dages) frihed i alt i form af feriedage/særlige feriedage, som overføres til det efterfølgende ferieår. Nærmeste leder har ansvaret for, at arbejdet tilrettelægges, så evt. overført ferie kan afholdes.

En eventuel aftale om overførsel af feriedage/særlige feriedage skal indgås skriftligt med nærmeste leder og registreres i AUHRA. Der skal samtidigt så vidt muligt aftales en konkret plan for de overførte feriedages/særlige feriedages afvikling.

Overførsel af ferie
I henhold til ferieloven kan der indgås aftale om overførsel af det antal feriedage, der ligger ud over 20 dage (den 5. ferieuge) til det efterfølgende ferieår.
Hvis den 5. ferieuge ikke er afholdt ved ferieårets udløb kan der frem til den 30. september indgås aftale om overførsel af 5. ferieuge.
Overførte feriedage skal altid afvikles forud for ordinære feriedage.

Overførsel af særlige feriedage
I henhold til ferieaftalen kan der indgås aftale om overførsel af ikke afholdte særlige feriedage til det efterfølgende ferieår.


Udbetaling af ferie og særlige feriedage

Udbetaling af 5. ferieuge og særlige feriedage bør som udgangspunkt og under hensyntagen til ferieaftalen kun finde sted i tilfælde, hvor der ikke vil være mulighed for afvikling (f.eks. barsel/sygdom/fratræden) eller hvor der foreligger begrundet aftale med institutlederen/vicedirektøren.    

Udbetaling af ferie
Hvis ferie ud over 20 dage (5. ferieuge) ikke er afholdt ved ferieårets udløb, og de tilgodehavende feriepenge efter fradrag af skat og arbejdsmarkedsbidrag udgør mere end 2.250 kr., kan medarbejderen kræve 5. ferieuge udbetalt, hvis

  • anmodning om udbetaling af den 5. ferieuge er fremsat inden den 30. september og
  • der ikke er indgået aftale om at overføre feriedagene

Har medarbejderen ikke senest den 30. september indsendt anmodning om udbetaling af 5. ferieuge, fortabes retten til feriedagene, jf. Ferievejledningen pkt. 6.8.2.

Hvis feriepengene, der vedrører 5. ferieuge, udgør 2.250 kr. eller derunder efter fradrag af skat og arbejdsmarkedsbidrag, udbetaler universitetet automatisk feriepengene senest 15. juni, jf. Ferievejledningen pkt. 6.8.1.  

Udbetaling af særlige feriedage
Hvis de særlige feriedage ikke er afholdt ved ferieårets udløb (og der ikke er indgået aftale om overførsel af de særlige feriedage), udbetales de særlige feriedage ved ferieårets udløb.


Særlige forhold for nyansatte, midlertidigt ansatte samt ved fratræden

Nyansatte medarbejdere modtager ved ansættelsesforholdets begyndelse et oplysningsskema, som skal udfyldes med oplysninger om eventuel optjent ferie under forudgående ansættelse.

Nyansatte medarbejdere, der gennem beskæftigelse hos anden arbejdsgiver har optjent ret til et antal feriedage, har ret til at få disse feriedage udbetalt, hvis dagene ikke er afholdt ved ferieårets udløb. Universitetets overordnede hensigt om, at ferie som udgangspunkt skal holdes, gælder også for nyansatte medarbejdere med ferie optjent hos anden arbejdsgiver. Ferien tilrettelægges således efter samme retningslinjer som beskrevet ovenfor og kan ligeledes varsles til afholdelse. I ferieperioden oppebæres ikke løn fra universitetet, idet der foretages et feriefradrag i forhold til antallet af optjente feriedage.

For nyansatte, der ikke har haft beskæftigelse før ansættelsen, er der en ret, men ikke en pligt, til at afholde ferie i op til 25 dage. Ferien afholdes uden løn.

Ved fratræden afregnes optjent ikke afholdt ferie til den ansatte. For tidsbegrænset ansatte, f.eks. ph.d.-stipendiater, videnskabelige assistenter mv. gælder, at en forholdsmæssig del af optjent ferie så vidt muligt skal være afviklet inden udløbet af ansættelsesperioden.

Ikrafttræden

Retningslinjerne træder i kraft med virkning fra ferieåret, der starter den 1. maj 2014.

Parterne er enige om at evaluere aftalen og dens forvaltning ved udgangen af ferieåret 2017.

 

 

 

1392264 / i40