Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR Ferie Samtidighedsferie

Samtidighedsferie

Efter ferieloven skal optjent ferie afholdes i året efter optjeningsåret. 

Arbejdsgiver kan imidlertid efter ferieloven indgå aftale om samtidighedsferie med visse udenlandske medarbejdere. Reglerne om samtidighedsferie indebærer, at ferien kan afholdes i takt med, at den optjenes. 

Særlige feriedage er ikke omfattet af reglerne om samtidighedsferie. Særlige feriedage skal håndteres i overensstemmelse med de generelle regler i statens ferieaftale.  

Aarhus Universitet har fastsat følgende regler om samtidighedsferie: 

Personkreds og ikrafttræden:
Reglerne for samtidighedsferie gælder for alle udenlandske medarbejdere på forskerskatteordning. 

Reglerne for samtidighedsferie gælder ifølge godkendelse fra Styrelsen for Fastholdelsen og Rekruttering desuden for udenlandske medarbejdere i nedennævnte personalegrupper: 

  • Ph.d.-studerende
  • Videnskabelige assistenter
  • Post doc./adjunkter/forskere, lektorer, seniorforskere, professorer samt professorer mso i stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter, der ikke kan omfattes af forskerskatteordningen
  • Institutledere
  • Adjunkter og lektorer i stillingsstruktur ved diplomingeniøruddannelsen og eksportingeniøruddannelsen, der ikke kan omfattes af forskerskatteordningen

Styrelsen for Fastholdelse og Rekrutterings godkendelse gælder både for udenlandske medarbejdere, der ansættes tidsbegrænset og udenlandske medarbejdere, der ansættes i en varig stilling. De ovennævnte persongrupper kan dog kun være omfattet af samtidighedsferie i op til 5 år. 

Samtidighedsferie tilbydes medarbejdere, som opfylder ovennævnte betingelser, og som ansættes tidsbegrænset eller varigt 1. maj 2014 eller derefter.

Samtidighedsferie tilbydes endvidere medarbejdere ansat ved AU, som opfylder ovennævnte betingelser og som 1. maj 2014 eller derefter overgår til ansættelse tidsbegrænset eller varigt i en anden stilling. 

Beskrivelse af ordningen:
Medarbejdere, der omfattes af samtidighedsferieordningen, optjener 2,08 feriedag med løn for hver måneds ansættelse, svarende til 25 dages ferie om året. Ferien kan afholdes i takt med, at den optjenes. Den optjente ferie skal afholdes senest 3 år efter udløbet af den måned, hvori den er optjent, i modsat fald fortaber medarbejderen retten til den optjente ferie. 

Samtidighedsferie adskiller sig især fra de almindelige regler om forskudt ferie ved

  • at der ikke opereres med et optjeningsår og et efterfølgende ferieår
  • at der ikke sondres mellem hoved- og restferie
  • at tilgodehavende ferie udbetales direkte til medarbejderen ved fratræden

Udenlandske medarbejdere med en ansættelsesperiode på over fem år orienteres ved ansættelsens start om, at der sker overgang til almindelige regler efter fem års ansættelse. 

Feriens tilrettelæggelse og afholdelse:
Ferien fastlægges efter forhandling med medarbejderen, og der skal så vidt muligt tages hensyn til medarbejderens ønske. Det er ledelsen, der træffer den endelige beslutning om feriens placering.

Ferielovens almindelige varslingsregler (tre måneders varsel til afholdelse af sommerferie og 1 måneds varsel til afholdelse af restferie) gælder ikke for medarbejdere, der er omfattet af reglerne om samtidighedsferie. Ferie skal i disse tilfælde varsles med rimeligt varsel.  Universitetet vil sædvanligvis anse et 2 måneders varsel for afholdelse af sommerferieperiode (hovedferie) og 1 måneds varsel for afholdelse af resterende ferie som rimeligt.   

Det kan aftales mellem medarbejder og leder, at ferie med løn afholdes på forskud. F.eks. kan en udenlandsk medarbejder med ansættelsesperiode fra 1. jan. til 31. dec. efter skriftlig aftale med lederen holde 15 dages ferie i juli måned (med løn). Det er tjenestestedets risiko, hvis pågældende rejser hjem før kontraktudløb, og der ikke er optjent ferie svarende til de afholdte feriedage med løn. Der kan desuden varsles ferie (med løn), som endnu ikke er optjent.

Ledelsen skal drage omsorg for, at ferien afholdes i takt med, at den optjenes, og således at ferien i videst muligt omfang er afviklet ved medarbejderens fratræden.

Det anbefales, at ferieafholdelse for den første del af ansættelsesperioden aftales ved ansættelsens start.  Ferie for de følgende år fastlægges i samme arbejdsgang som øvrige videnskabelige medarbejderes ferie.   

Udbetaling af ferie:
Ved fratræden skal al optjent ferie som udgangspunkt være afholdt. Der bør kun udbetales godtgørelse for ikke-afholdt ferie, hvis der foreligger særlige forhold.

Ved fratræden udbetales tilgodehavende ferie direkte til medarbejderen. 

Feriehindringer:
For så vidt angår feriehindringer som sygdom og barsel gælder som udgangspunkt de generelle regler i ferieloven. Ved feriehindringer er der dog ikke mulighed for at få udbetalt feriepenge uden at ferien holdes. Medarbejderen må afholde ferien, når feriehindringen er ophørt. Alternativt kan de optjente feriepenge udbetales til medarbejderen ved ansættelsesforholdets ophør.

Ferielovens regler om erstatningsferie ved sygdom er gældende.

Overgang til forskudt ferie efter reglerne i ferieloven:
Medarbejdere kan være omfattet af reglerne om samtidighedsferie i maximalt 5 år. Efter de 5 år overgår medarbejderen til de almindelige regler om forskudt ferie i ferieloven. Ved overgangen fra samtidighedsferie til forskudt ferie udbetales optjent ikke-afholdt ferie til medarbejderen, medmindre der indgås skriftlig aftale mellem medarbejder og leder om, at optjent ikke-afholdt ferie konverteres til feriedage i stedet for udbetaling. 

Har medarbejderen ved overgang til forskudt ferie optjent ret til færre end 25 dages ferie med løn i ferieåret, eller har medarbejderen slet ikke optjent ret til ferie med løn, har medarbejderen ret til, men ikke pligt til at holde et antal feriedage, så det samlede antal holdte feriedage iferieåret bliver 25.

Der skal ikke betales løn, når medarbejderen holder sådan ferie.   

Skift mellem samtidighedsferie og forskudt ferie under en ansættelse:

Medarbejdere, der ved ansættelsen har fravalgt samtidighedsferie, kan ikke senere under den pågældende ansættelse blive omfattet af samtidighedsferieordningen.

Medarbejdere, der ved ansættelsen har valgt at blive omfattet af samtidighedsferieordningen kan ikke senere under den pågældende ansættelse vælge at overgå til de almindelige regler om forskudt ferie i ferieloven, medmindre medarbejderen under ansættelsen efter reglerne om samtidighedsferie i maksimalt 5 år skal overgå til de almindelige regler om forskudt ferie i ferieloven jf. ovenfor. 

 

 

 

1392730 / i40