Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR Ferie Samtidighedsferie Retningslinjer for samtidighedsferie

Retningslinjer for samtidighedsferie

I henhold til § 2 a, stk. 8 i ferieloven kan arbejdsgivere indgå aftale om samtidighedsferie med udenlandske medarbejdere, der er omfattet af forskerskatteordningen.

Desuden kan Beskæftigelsesministeren tillade, ”at anden højt kvalificeret udenlandsk arbejdskraft omfattes af samme regler.” Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering har ved brev af 12. september 2012 givet tilladelse til en udvidelse af persongruppen. 

Aarhus Universitet har fastsat følgende regler om samtidighedsferie:

Personkreds og ikrafttræden:
Retningslinjerne for samtidighedsferie gælder for alle udenlandske medarbejdere på forskerskatteordning. 

Retningslinjerne gælder desuden for udenlandske medarbejdere i nedennævnte personalegrupper, som er godkendt af Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering: 

  • Ph.d.-studerende
  • Videnskabelige assistenter
  • Post doc./adjunkter/forskere, lektorer, seniorforskere, professorer samt professorer mso i stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter, der ikke kan omfattes af forskerskatteordningen
  • Institutledere
  • Adjunkter og lektorer i stillingsstruktur ved diplomingeniøruddannelsen og eksportingeniøruddannelsen, der ikke kan omfattes af forskerskatteordningen

Styrelsen for Fastholdelse og Rekrutterings godkendelse gælder både for udenlandske medarbejdere, der ansættes tidsbegrænset og udenlandske medarbejdere, der ansættes i en varig stilling. De ovennævnte persongrupper kan dog kun være omfattet af samtidighedsferie i op til 5 år. 

Samtidighedsferie tilbydes medarbejdere, som opfylder ovennævnte betingelser, og som ansættes 1. maj 2014 eller derefter. 

Den ansatte medarbejder skal give accept på at være omfattet af samtidighedsferieordningen.Der er udarbejdet et særligt oplysningsskema til brug for udlændinge, der kan omfattes af samtidighedsferie.

Beskrivelse af ordningen:
Medarbejdere, der omfattes af samtidighedsferieordningen, optjener 2,08 feriedag med løn for hver måneds ansættelse, svarende til 25 dages ferie om året. Ferien kan afholdes i takt med, at den optjenes. Den optjente ferie skal afholdes senest 3 år efter udløbet af den måned, hvori den er optjent. 

Samtidighedsferie adskiller sig især fra de almindelige regler om forskudt ferie ved

  • Ÿ   at der ikke opereres med et optjeningsår og et efterfølgende ferieår
  • Ÿ   at der ikke sondres mellem hoved- og restferie
  • Ÿ   at tilgodehavende ferie udbetales direkte til medarbejderen ved fratræden 

Ferie afholdes med 5 dage om ugen, således at evt. arbejdsfrie dage indgår i ferien med et forholdsmæssigt antal. Ferie afholdes i øvrigt på samme måde, som arbejdet tidsmæssigt er tilrettelagt, jf. § 12, stk. 2 i ferieloven. 

Administration af ordningen:

Alle nyansatte medarbejdere, der efter ferieloven kan vælge samtidighedsferie, skal inden udarbejdelse af ansættelsesbevis oplyse om deres valg ved indsendelse af dette skema.

Skemaet indsendes til HR administrationscentret. Ph.d.-stipendiater skal sende skemaet til ph.d.-skolens administration.
For medarbejdere, som er omfattet af ordningen med samtidighedsferie, indføjes følgende passus i ansættelsesbrevet:
”Du er omfattet af reglerne i ferielovens § 2 a stk. 8. Du optjener således 2,08 dages ferie med løn for hver måneds ansættelse, svarende til 25 dages ferie pr. år.  Ferien kan afholdes i takt med, at den optjenes. Ferieafvikling aftales med instituttet. Ferien skal være afviklet på fratrædelsestidspunktet, medmindre andet aftales med instituttet.” 

Nyansatte medarbejdere omfattet af ordningen med samtidighedsferie, der inden 1. maj 2014 har modtaget et ansættelsesbrev om ansættelse efter d. 1. maj 2014 skal ligeledes have mulighed for at oplyse om evt. valg af samtidighedsferie ved indsendelse af ovennævnte skema. Til de medarbejdere, der vælger samtidighedsferie udarbejdes et tillæg til ansættelsesbeviset indeholdende ovennævnte passus i ansættelsesbrevet. 

Udenlandske medarbejdere med en ansættelsesperiode på over fem år orienteres ved ansættelsens start om, at der sker overgang til almindelige regler efter fem års ansættelse. 

ŸFeriens tilrettelæggelse og afholdelse:
Ferien fastlægges efter forhandling med medarbejderen, og der skal så vidt muligt tages hensyn til medarbejderens ønske. Det er ledelsen, der træffer den endelige beslutning om feriens placering.

Ferielovens almindelige varslingsregler (tre måneders varsel til afholdelse af sommer ferie og 1 måneds varsel til afholdelse af restferie) gælder ikke for medarbejdere, der er omfattet af reglerne om samtidighedsferie. Ferie skal i disse tilfælde varsles med rimeligt varsel.  Universitetet vil sædvanligvis anse et 2 måneders varsel for afholdelse af sommerferieperiode (hovedferie) og 1 måneds varsel for afholdelse af resterende ferie som rimeligt.   

Det kan aftales mellem medarbejder og leder, at ferie med løn afholdes på forskud. F.eks. kan en udenlandsk medarbejder med ansættelsesperiode fra 1. jan. til 31. dec. efter aftale med lederen holde 15 dages ferie i juli måned (med løn). Det er tjenestestedets risiko, hvis pågældende rejser hjem før kontraktudløb, og der ikke er optjent ferie svarende til de afholdte feriedage med løn. Der kan desuden varsles ferie (med løn), som endnu ikke er optjent.

Ledelsen skal drage omsorg for, at ferien afholdes i takt med, at den optjenes, og således at ferien i videst muligt omfang er afviklet ved medarbejderens fratræden.

Det anbefales, at ferieafholdelse for den første del af ansættelsesperioden aftales ved ansættelsens start.  Ferie for de følgende år fastlægges i samme arbejdsgang som øvrige videnskabelige medarbejderes ferie.  

ŸUdbetaling af ferie:
Ved fratræden skal al optjent ferie som udgangspunkt være afholdt. Der bør kun udbetales godtgørelse for ikke afholdt ferie, hvis der foreligger særlige forhold.

Ved fratræden udbetales tilgodehavende ferie direkte til medarbejderen. 

ŸFeriehindringer:
For så vidt angår feriehindringer som sygdom og barsel gælder som udgangspunkt de generelle regler i ferieloven. Ved feriehindringer er der dog ikke mulighed for at få udbetalt feriepenge uden at ferien holdes. Medarbejderen må afholde ferien, når feriehindringen er ophørt. Alternativt kan de optjente feriepenge udbetales til medarbejderen ved ansættelsesforholdets ophør.

Ferielovens regler om erstatningsferie ved sygdom er gældende.

Overgang til forskudt ferie efter reglerne i ferieloven:
Medarbejdere kan være omfattet af reglerne om samtidighedsferie i maximalt 5 år. Efter de 5 år skal medarbejderen overgå til de almindelige regler om forskudt ferie i ferieloven. Ved overgangen fra samtidighedsferie til forskudt ferie udbetales optjent ikke afholdt ferie til medarbejderen, medmindre der indgås aftale mellem medarbejder og leder om, at optjent ikke afholdt ferie konverteres til feriedage i stedet for udbetaling.  

ŸSkift mellem samtidighedsferie og forskudt ferie under en ansættelse:

Medarbejdere, der ved ansættelsen har fravalgt samtidighedsferie, kan ikke senere under den pågældende ansættelse blive omfattet af samtidighedsferieordningen.

Medarbejdere, der ved ansættelsen har valgt at blive omfattet af samtidighedsferieordningen kan ikke senere under den pågældende ansættelse vælge at overgå til de almindelige regler om forskudt ferie i ferieloven, medmindre medarbejderen under ansættelsen efter reglerne om samtidighedsferie i maksimalt 5 år skal overgår de almindelige regler om forskudt ferie i ferieloven jf. ovenfor.   

Særlige feriedage:

Særlige feriedage er ikke omfattet af reglerne om samtidighedsferie.
Særlige feriedage skal indtil videre håndteres i overensstemmelse med de generelle regler i statens ferieaftale. 

 

 


1392936 / i40