Gælder for alle medarbejdere og ledere på Aarhus Universitet.
Ved orlov forstås, at medarbejderen fritages for alle eller nogle af sine tjenestepligter i en bestemt periode med ret og pligt til efter periodens udløb at genindtræde i en stilling inden for ansættelsesområdet.
Universitetet kan bevilge en medarbejder orlov efter ansøgning. Som udgangspunkt bevilges orloven uden løn. I enkelte tilfælde stiller en samarbejdspartner, evt. et forskningsråd, midler til rådighed til ansættelse af en midlertidig vikar i forbindelse med en videnskabelig medarbejders orlov (visse steder kaldt ”frikøb”).
Normalt er der ikke noget retskrav på at få orlov, men der er dog situationer, hvor medarbejderen har krav på orlov:
Der kan i en række private situationer også opnås ret til fravær (orlov) med eller uden løn. Det gælder f.eks. orlov til pasning af alvorligt syge børn under 18 år.
Formålet med orloven kan være af forskellig karakter. Der kan være tale om en midlertidig ansættelse i anden stilling uden for Aarhus Universitet, varetagelse af tillidshverv, studieophold, videreuddannelse eller helt private årsager som f.eks. at ægtefællen har fået orlov.
Muligheden for bevilling af orlov til eksterne formål, der ikke er retskrav på, vurderes konkret og individuelt af det enkelte instituts institutleder, i administrationen af den relevante vicedirektør.
Det kan indgå i vurderingen, om en orlov er forenelig med universitetets interesser, om medarbejderen under sin orlov erhverver sig erfaringer, som kan være til gavn for universitetet, og om der er et ønske om at bevare tilknytningen til den pågældende medarbejder. Det vil sige, at orloven skal kunne begrundes fagligt. Der er i almindelighed en interesse i, at universitetets medarbejdere engagerer sig i livet uden for ”murene”, og det anbefales derfor, at man ikke er for restriktiv, hvis orloven kan forenes med universitetets interesser.
Orlov til eksterne formål bevilges normalt for 1 år, med mulighed for forlængelse efter fornyet ansøgning. Orlov bevilges efter en konkret og individuel vurdering til fastansatte, som har været ansat en vis periode.
Af hensyn til arbejdspladsens planlægning henstilles, at du giver universitetet besked om, hvorvidt du ønsker at vende tilbage til ansættelsen efter endt orlov, senest 2 måneder før orlovens udløb.
Hvis du ikke ønsker at vende tilbage til dit ansættelsesforhold på Aarhus Universitet, skal du opsige din stilling med mindst 1 måneds varsel til udgangen af den måned, hvor din orlov udløber. (Dette opsigelsesvarsel gælder dog ikke for tjenestemandsansatte.)
Lederen meddeler AU HR, om medarbejderen ønsker at vende tilbage, og AU HR udfærdiger et brev til medarbejderen om, at denne genindtræder i en stilling. Det tilstræbes, at medarbejderen kan vende tilbage til den stilling, som medarbejderen har orlov fra, men en teknisk/administrativ medarbejder har ikke ret til at vende tilbage til en specifik stilling efter endt orlov til eksterne formål. Medarbejderen må således kunne acceptere evt. at blive placeret et andet sted inden for instituttets eller administrationens område. Det tilstræbes, at der så vidt muligt sker placering inden for samme geografiske område. En videnskabelig medarbejder vender tilbage til den stilling, medarbejderen har orlov fra.
Hvis en medarbejder, som er bevilget orlov, ikke giver meddelelse om tilbagevenden, opfattes det som om, at han/hun ikke ønsker at vende tilbage til AU, og dermed som en opsigelse fra medarbejderen. Dette fremgår også af universitetets brev til vedkommende om bevilling af orlov.
Ansøgning om orlov stiles til vedkommendes leder (institutleder/vicedirektør).
Ved ansøgning om orlov, som man har retskrav på, søges (og bevilges) orloven som udgangspunkt for hele den periode, man har aftalt (f.eks. udstationering), dog således at orloven også kan søges for en kortere periode, hvis medarbejderen ønsker mulighed for tilbagevenden før udstationeringsperiodens udløb. Ansøgning for hele orlovsperioden skal medvirke til at universitetet får de bedste muligheder for at planlægge opgavevaretagelse og vikaransættelse i perioden.
Det enkelte hovedområde/administrationen kan fastlægge, hvem der skal godkende en orlovsanmodning for de forskellige stillingskategorier.
Hvis orlov kan bevilges, gives meddelelse til AU HR, som udfærdiger bevilling om orlov til medarbejderen.
Bevillingen indeholder angivelse af orlovsperioden, oplysning om hvorvidt orloven kan søges forlænget, hvilken stilling/stillingstype der er tilbagegang til, oplysning om pligt til at meddele tilbagevenden efter endt orlov senest 2 måneder inden orlovsophør, samt oplysning om, at hvis der ikke gives meddelelse om tilbagevenden, betragtes den manglende meddelelse, som om at medarbejderen ikke ønsker at vende tilbage til en stilling på universitetet, og dermed som en opsigelse fra medarbejderen.