Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR HR-systemer ESDH Introduktion til Captia

Introduktion til Captia

Helt kort om Captia

ScanJour Captia 4.5 er Aarhus Universitets elektroniske sags- og dokumenthåndterings-system (ESDH). Som offentlig institution skal Aarhus Universitet journalisere vigtige dokumenter, da en række love stiller krav til arbejdet i den offentlige sektor. Formålet med journalsystemet er primært at dokumentere behandlingen af opgaver på AU.

I en stor, dynamisk organisation som Aarhus Universitet er videndeling essentiel for at undgå at vigtig viden og information går tabt. Derfor skal alt samles ét sted - i Captia.

At arbejde i Captia

Brug altid browseren Internet Explorer (32 bit) til at arbejde i Captia.

Åbn Captia som det første program, da Captia ellers vil lede efter adgang til Officeprogrammerne og bede om adgangskoder. Det kan volde problemer.

Første gang du åbner Captia efter installation, vil programmet bede om diverse godkendelser via pop up-bokse. Godkend alle forespørgsler. 

I Captia bruges 'enkeltsagsprincippet' - dvs. at sagerne ligger 'som perler på en snor' i stedet for som på et drev med mapper og undermapper (træstruktur).

Captia kører i ring - dvs. at  indstillinger ikke nulstilles efter endt arbejde i Captia.

Log af

Det er ikke nødvendigt at logge af Captia. Det er nok at lukke browseren.

Hvad skal journaliseres?

Dokumenter, som forpligter AU fagligt, administrativt, politisk eller økonomisk samt dokumentation for beslutningsgrundlaget skal journaliseres.

Journalisering foretages decentralt hos de enkelte afdelinger. Den enkelte medarbejder er ansvarlig for journaliseringen af egen ind- og udgående korrespondance.

Eksempler på dokumenttyper, der skal gemmes i Captia:

  • Kontrakter og kontraktrelevant materiale og korrespondance (f.eks. samarbejdsaftaler, servicekontrakter og ansøgninger om forskningsstøtte)
  • Udbud (udbudsmateriale)
  • Officiel korrespondance med offentlige myndigheder og private (f.eks. høringssvar, forvaltningsretlige afgørelser samt referater af møder i eksterne arbejdsgrupper, udvalg og bestyrelser)
  • Henvendelser til AU 
  • Vigtige interne arbejdsdokumenter
  • Mødereferater

Find yderligere information i vores kvikguide: Hvad skal journaliseres?