AU HR´s vejledning om ansættelse af eksterne lektorer - gældende fra 8. december 2010

Denne vejledning om sagsgangen i forbindelse med ansættelse af eksterne lektorer er udarbejdet til brug for de personer, der beskæftiger sig med ansættelse af eksterne lektorer. Den dækker sagsgangen fra det øjeblik det besluttes at ansætte en ekstern lektor og indtil den eksterne lektor er blevet ansat.

I det følgende anvendes ordet "sekretariatet" som en fællesbetegnelse for den administrative instans, der tager sig af sagsekspeditionen.

De nærmere regler om ansættelse af eksterne lektorer findes for tiden i:

• Videnskabsministeriets notat af 13. juni 2007 om stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter

• Cirkulære af 13. juni 2007 om stillingsstruktur ved universiteter m.fl.

• Bekendtgørelse nr. 284 af 25. april 2008 om ansættelse af videnskabeligt personale ved universiteter

• Finansministeriets cirkulære af 25. januar 2001 om aftale om eksterne lektorer ved universiteter m.fl.

• Ansættelsesbrev for eksterne lektorer - se bilag 1.

1. Ansættelsesbetingelser

Beslutning om ansættelse træffes af vedkommende studieleder.

1.1. Bedømmelsesudvalg

Ansættelse forudsætter, at ansøgeren af et fagkyndigt bedømmelsesudvalg, nedsat i henhold til gældende styrelsesregler, er erklæret for kvalificeret hertil eller at der foreligger en positiv udtalelse/bedømmelse fra en sagkyndig person på mindst lektorniveau om vedkommendes kvalifikationer til ansættelsen, jf. nedenfor under punkt 3. Bedømmelsesudvalget skal bestå af en formand og mindst et medlem på mindst lektorniveau.

1.2. Kvalifikationer

Ansættelse som ekstern lektor forudsætter kandidateksamen samt yderligere kvalifikationer, der kan dreje sig om særlige specialer og kundskaber, særlig praksiserfaring eller andre særlige kvalifikationer på højt niveau. Undervisningsmæssige kvalifikationer indgår i bedømmelsesgrundlaget.

1.3. Ansættelsesperiode

Stillinger som ekstern lektor besættes normalt for en periode på 3 år. Der er mulighed for forlængelse/genansættelse op til 2 gange. I særlige tilfælde kan ansættelse ske for en kortere periode end 3 år. Der er endvidere mulighed for varig ansættelse.

Det konkrete timetal og eksamensdeltagelse mv. fastsættes for hvert semester inden for de aftalte rammer herfor.

Ansættelsesperioderne følger normalt semestrene (1. august til 31. januar og 1. februar til 31. juli).

2. Opslag

Ved ansættelser som ekstern lektor for en periode på over 1 år, skal der foretages opslag af stillingen, som skal offentliggøres på en sådan måde, at opslaget må påregnes at komme til egnede ansøgeres kundskab. Ansættelsesperiodens længde skal fremgå af opslaget.

3. Opslag og bedømmelsesudvalg

	Ansættelse uden opslag og med lille bedømmelsesudvalg (§ 4, stk. 3)	Ansættelse med opslag og med stort bedømmelsesudvalg (§ 4, stk. 1)
Ansættelser over 1 år	NEJ	JA
Ansættelser under 1 år	JA	VALGFRI
Genansættelse af den eksterne lektor	JA	VALGFRI

3.1. Ansættelsesperioder over 1 år

Ved ansættelsesperioder på over 1 år, skal stillingen slås op, og der skal nedsættes et stort bedømmelsesudvalg efter gældende styrelsesregler. Den enkelte ansøger har alene ret til at blive gjort bekendt med den del af udvalgets indstilling, som vedrører vedkommende selv, men ikke om medansøgerne. Ansættelse kan da kun ske, hvis ansøgeren af et flertal af bedømmelsesudvalgets medlemmer er anset for fagligt kvalificeret til stillingen.

3.2. Ansættelsesperioder på maksimalt 1 år

Ved ansættelsesperioder på maksimalt 1 år kan der ske ansættelse, uden at stillingen slås op, og uden at der nedsættes et bedømmelsesudvalg.

3.3. Genansættelse

Genansættelse kan finde sted uden fornyet opslag og bedømmelsesudvalg, såfremt den samlede ansøttelsesperiode inkl. genansættelse ikke overstiger 2 år. Ved genansættelse af en ekstern lektor forstås, at den pågældende har varetaget den tilsvarende undervisning ved den nærmest foregående lejlighed, normalt i det foregående semester. Genansættelse kan iht. lov om tidsbegrænset ansættelse ske op til 2 gange. Er der et ophold på 4-6 mdr. mellem 2 ansættelsesperioder, er der ikke længere tale om en genansættelse, men en nyansættelse.

Ved ansættelser uden opslag og med et lille bedømmelsesudvalg er det en forudsætning, at der foreligger en positiv udtalelse/bedømmelse fra en sagkyndig person på mindst lektorniveau om ansøgerens kvalifikationer til ansættelsen.

4. Ansøgningsfrist

Ansøgningsfristen bør som hovedregel være mindst 14 dage, regnet fra bladenes udgivelsesdato.

5. Ansøgningens behandling

5.1. Registrering mv.

Ansøgninger modtages i sekretariatet.

5.2. For sent indkomne ansøgninger

Eventuelle for sent indkomne ansøgninger mærkes tydeligt "for sent", og dato og klokkeslæt for modtagelsen påføres ansøgningen. Sådanne ansøgninger må ikke tages i betragtning.

6. Timeloft

6.1. Max. Timetal

Eksterne lektorer ansættes i max. 500 arbejdstimer pr. år ("akademisk år", dvs. begyndende med efterårssemesteret). Timeloftet gælder også i tilfælde af flere samtidige ansættelser som ekstern lektor ved Aarhus Universitet. Der må derfor udvises særlig opmærksomhed overfor eksterne lektorer, der har flere samtidige ansættelser.

6.2. Overskridelse af max. Timetal

Timeloftet kan overskrides, hvis det af hensyn til undervisningens tilrettelæggelse eller gennemførelse er nødvendigt. Den eksterne lektor vil i så fald kunne ansættes i op til 780 arbejdstimer pr. år. Den forhandlingsberettigede organisation skal efterfølgende orienteres. Orienteringen skal indeholde en begrundelse.

Der kan ikke udbetales løn for mere end sammenlagt 780 arbejdstimer ved Aarhus Universitet.

6.3 LØN

Eksterne lektorer vederlægges med timeløn. Timelønnen udgør i grundbeløb pr. 1. oktober 1997 pr.1. januar 2001 188,46 kr. (excl. feriegodtgørelse), hbilket pr. 1. april 2001 udgør 206,27 kr.

Til hver konfrontationstime (katedertime) tillægges 2,5 timers forberedelsestid, således at der ydes betaling for i alt 3,5 arbejdstimer.

For andet arbejde i forbindelse med undervisningen (fx. retning af skriftlige opgaver, deltagelse i møder vedrørende planlægning af undervisningen mv.) ydes der betaling i henhold til gældende normer, fastsat af det pågældende studienævn.

For timer i forbindelse med eksamination (mundtlig eller skriftlig) ydes der ligeledes betaling i henhold til gældende normer, fastsat af det pågældende studienævn. Til mundtlig eksamination fastsættes forberedelsestiden til max. 1 time pr. eksaminationstime.

For deltagelse i møder i kollegiale organer ydes der ikke særskilt betaling.

6.4. Minimumsbetaling

Der ydes betaling for mindst 100 arbejdstimer pr. undervisningsår ("akademisk år"). Tiltræder den eksterne lektor senere end undervisningsårets begyndelse, nedsættes de 100 timer forholdsmæssigt.

6.5 Lønudbetaling

Før hvert semesters begyndelse foretages en opgørelse over det antal arbejdstimer, som det vil påhvile den eksterne lektor at varetage. Lønnen udbetales i semesteret månedsvis bagud med 1/5 pr måned, idet der ikke udbetales løn i juli og august måned. Lønnen vil normalt være til disposition den sidste hverdag i måneden.

7. Udfærdigelse af ansættelsesbrev mv.

Sekretariatet udfærdiger ansættelsesbrev for eksterne lektorer.

7.1. Standardansættelsesbrev

AU HR har udarbejdet et standardbrev. Brevet er vedlagt denne vejledning som bilag 1.

I den forbindelse skal man henlede opmærksomheden på følgende:

• CPR-nummer skal påføres.

• Det skal fremgå, om der er tale om en ansættelse eller en genansættelse.

• Det kan anføres, hvor mange timer det påhviler den eksterne lektor at varetage i det førstkommende semester, hvis dette timetal kendes allerede på tidspunktet for ansættelsesbrevets udstedelse. Ellers meddeles timeindplaceringen senere.

Studielederen og/eller en hertil bemyndiget medarbejder i det pågældende studienævnssekretariat underskriver ansættelsesbrevet.

7.2. Frigørelsesattest

Ansættelsesbrevet kan indeholde en frigørelsesattest. Det anbefales at undersøge, om A-kassen godkender denne model eller om man i stedet kræver en frigørelsesattest udfyldt på en særskilt blanket. En ekstern lektor, der ikke kan tilbydes fuld beskæftigelse, er efter udstedelse af en frigørelsesattest berettiget til med omgående virkning at bringe ansættelsesforholdet til ophør, hvis han/hun kan få andet arbejde med en længere arbejdstid. Det skal i den forbindelse understreges, at det er meget vigtigt, at den eksterne lektor sender frigørelsesattesten, så den kan være A-kassen i hænde senest 10 dage efter ansættelsestidspunktet, da den eksterne lektor ellers mister retten til supplerende dagpenge. Efter de hidtidige erfaringer er det mere end sjældent, at en ekstern lektor har brug for sådan omgående fratræden.

8. Den videre gang i sagen

Sekretariatet sender ansættelsesbrevet til den eksterne lektor sammen med cirkulære af 25. januar 2001 om aftale om eksterne lektorer ved universiteter m.fl.

• Ved nyansættelser vedlægges "oplysningsskema ved nyansættelse"

• Ved genansættelser, der ikke finder sted i umiddelbar forlængelse af en ansættelse for det forudgående semester, vedlægges (påny) oplysningsskema.

For at sikre rettidig udbetaling af løn er det meget vigtigt, at det udfyldte oplysningsskema samt det underskrevne ansættelsesbrev returneres hurtigst muligt. Senere indsendelse kan bevirke forsinket lønudbetaling.

Den eksterne lektor oprettes i PØS.

8.1. Kopier mv.

Sekretariatet scanner det underskrevne ansættelsesbrev samt oplysningsskema på personsagen.

Om kopier af det underskrevne ansættelsesbrev skal sendes til institut, fakultet mv. aftales med det pågældende institut, fakultet mv.

8.2. Meddelelse om timeindplacering

Forud for hvert af de efterfølgende semestre meddeles timeindplaceringen ved særskilt brev herom til den eksterne lektor. Sekretariatet sender kopi af brevet til fakultetssekretariatet og til lønadministrationen.

8.3. Max. timetal

Det samlede timetal må højst udgøre 500 arbejdstimer pr. år (780 timer pr. år), jf. punkt 6.

8.4. Procedure når ikke opslag

Hvis der ikke foretages opslag af stillingen (f.eks. ved stillinger af under 1 års varighed, se under punkt 3), er proceduren den samme. Der skal også i disse tilfælde indtastes oplysninger om ansættelsen i PØS og der skal opbevares en personsag på vedkommende. Personsagen skal indeholde ansættelsesbrev, eksamensbevis mv. for den pågældende.

9. Ansættelsens ophør i utide

Sager om uansøgt afskedigelse behandles på det pågældende fakultet.

Annullering af ansættelsesbrev i de tilfælde, hvor den eksterne lektor ikke tiltræder stillingen eller tilfælde af afsked efter ansøgning ekspederes efter samme retningslinjer, som gælder for ansættelsessagerne.

10. Ansøgere, der ikke får stillingen

Sekretariatet sender afslag til de ansøgere, der ikke er blevet ansat. Afslaget skal principielt begrundes; begrundelsen skal indeholde generelle oplysninger om, hvad der er blevet lagt vægt på ved valget af ansøger(e). Hvis ansøgeren er bedømt som uegnet, skal dette fremgå af afslaget.

Ansøgninger inkl. bilag returneres til ansøgerne.

11. Forelæggelse for AU HR

I følgende tilfælde forelægges sagen for AU HR:

• Tvivlsspørgsmål i øvrigt.

Ellers behandles og ekspederes ansættelsessagen decentralt.

AU HR står gerne til rådighed med yderligere vejledning

 

BILAG 1 Ansættelsesbrev for eksterne lektorer

(navn)
(adresse)
(postnummer)

(Studienævn) skal hermed meddele dig ansættelse som ekstern lektor i faget (fag) fra (dato) til og med (dato). Ansættelsen ophører uden yderligere varsel ved udløbet af den ovennævnte ansættelsesperiode. Arbejdsstedet er (arbejdsstedsadresse). Ansættelsen omfatter (antal) arbejdstimer pr. semester. Ansættelsen svarer til (antal) timer pr. uge i (antal) uger.

Ved opgørelsen af arbejdstimer er medregnet tidsforbruget til egentlige undervisningstimer, vejledning, udarbejdelse af opgaver, der ikke indgår i den løbende undervisning, opgaveretning i den løbende undervisning og ved skriftlig eksamen, mundtlige eksaminationer, ledelse af seminarer og lign. Endvidere medregnes til hver forelæsning eller hertil svarende undervisning 2½ time til forberedelse. Til mundtlig eksamination fastsættes forberedelsestiden til max. 1 time pr. eksaminationstime. For deltagelse i møder i kollegiale organer ydes der ikke særskilt betaling.

Ansættelse sker i henhold til Finansministeriets cirkulære af 25. januar 2001 om aftale om eksterne lektorer ved universiteter m.fl. samt cirkulære af 13. juni 2007 om stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter. Der ydes (antal) kr. pr. arbejdstime. Aflønning ydes kun for læste timer. For timer der ikke læses, fordi de falder på skæve helligdage, ydes ingen betaling. Endvidere ydes ingen betaling for enkelte timer, der aflyses af (navn) Institut med en uges varsel eller derover. Udbetaling af løn finder sted månedsvis bagud med 1/5, idet der ikke udbetales vederlag i månederne juli og august.

Til timelønnen ydes feriegodtgørelse med for tiden 12,5%. Der ydes ikke løn under ferie.

Ansættelsesforholdet kan inden for ansættelsesperioden fra din side opsiges med 1 måneds varsel til udgangen af en måned og fra (studienævns) side med 2 måneders varsel til udgangen af et semester.

Frigørelsesattest: En ekstern lektor, der ikke kan tilbydes fuld beskæftigelse, er berettiget til med omgående virkning at bringe ansættelsesforholdet til ophør, hvis han/hun kan få andet arbejde med længere arbejdstid.

Med venlig hilsen
(studienævn)

(navn)
(stilling)

Dette brev er fremsendt i 2 eksemplarer, orginal og kopi. Du anmodes om at underskrive kopien og returnere den til (studienævn).

Jeg bekræfter hermed modtagelsen af brev vedrørende min ansættelse ved (studienævn)

---

(dato og navn)