Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR Rekruttering og ansættelse E-mail - regler for brug af e-mail

E-mail

Hvem er omfattet

Alle medarbejdere ved Aarhus Universitet.

Regler om brug af e-mail

Adgang og identitet

Alle medarbejdere ved AU har en e-mail adresse og har adgang til at sende og modtage elektronisk post. E-mail adressen omfatter AU’s navn ved at indeholde “au.dk” eller et andet af AU’s domæner. Det påhviler den enkelte bruger at sikre, at hans eller hendes brug af e-mail ikke kan skade AU’s anseelse. 

Anvendelse

E-mail er omfattet af samme regler som almindelig brevpost og skal derfor journaliseres i henhold til reglerne på området. Brugen af e-mail er primært forbeholdt aktiviteter i direkte forbindelse med arbejde, men det tillades at bruge e-mail til private formål. 

Private e-mails bør tydeligt sorteres/mærkes, således at de kan skelnes fra arbejdsmæssige mails. Det kan ske ved, at der laves en folder, der hedder Privat/Private til opbevaring af privat e-mail korrespondance, og ved at markere sendte mails med ordet "privat"/"private" i emnefeltet. 

Private aktiviteter må under ingen omstændigheder have et omfang, der kan genere andre medarbejderes legitime arbejdsaktiviteter, og private e-mails må ikke fylde AU’s posthuse op. 

Brevhemmelighed

Der er generelt ikke adgang for andre til at læse en medarbejders e-mail. Medarbejderne kan give hinanden eller f.eks. en sekretær adgang til postkasserne eller dele deraf, og sådanne arrangementer træffes i åbenhed af medarbejderne selv. AU IT kan skaffe sig adgang til alle e-postkasser på AU’s posthuse. Dette kan være nødvendiggjort af tekniske nedbrud (f.eks. mail-loops, der har fyldt en fraværende medarbejders postkasse op), eller et tvingende behov for at skaffe sig adgang til en besked, der vides sendt til en fraværende medarbejder. Hvor AU IT er nødt til at skaffe sig en sådan adgang, skal det altid ske efter aftale med den pågældende medarbejder selv eller, hvis dette ikke er muligt, med medarbejderens chef. Den pågældende medarbejder skal herefter hurtigst muligt gives en orientering. 

Registrering

Alle data på AU’s servere ejes som udgangspunkt af AU. Dette gælder også tjenstlige og private e-mails. Alle e-mails, som modtages (dvs. passerer institutionens spam-filter), og de e-mails, som afsendes med egen-kopi, lagres i AU’s e-mail databaser, som er beskyttet af omfattende transaktionslogning og regelmæssig backup. AU IT udarbejder ikke rutinemæssigt oversigter over den enkelte brugers aktiviteter og foretager ingen vurdering af disse aktiviteters relevans for den pågældende brugers arbejde. 

Agtpågivenhed

AU IT gør sit yderste for at sikre e-mail trafikken ved hjælp af filtre mod virus, malware og spam samt via løbende sikkerhedsopdateringer på PC’erne, men disse sikringsmekanismer kan være utilstrækkelige, og alle brugere skal derfor orientere sig om og udvise agtpågivenhed over for e-mail bårne trusler mod IT-sikkerheden. 

Kommerciel brug

E-mail kontiene må ikke benyttes til private kommercielle aktiviteter. Godkendte kommercielle aktiviteter (fx datterselskaber under AU) skal have eget postdomæne, og der skal udarbejdes klare retningslinjer, som sikrer, at de enkelte medarbejdere skal afsende e-mail fra den rigtige konto, således at sammenblanding af roller undgås. 

Kriminelle aktiviteter

Brug af e-mail til kriminelle aktiviteter af enhver art, herunder (men ikke begrænset til) distribution af pirat-software, -musik, -film eller anden omgåelse af lov om ophavsret, er forbudt, og eventuelle overtrædelser af dette forbud håndteres efter de almindelige ansættelsesretlige regler. Det samme gælder for ulovlig pornografi, mens aktiviteter omhandlende “legal pornografi” vil falde under forbuddet mod aktiviteter udført med AU’s identitet, som kan skade AU’s anseelse. E-mail må ikke benyttes til ulovlige aktiviteter såsom kædebreve mv.

Særlige anvendelser

Hvis der udføres forskningsarbejde inden for pornografiområdet, skal dette foregå på en separat server. 

Blokering af e-mail konti

AU IT forbeholder sig ret til at spærre konti og foretage omgående frakobling af en given brugers computer, såfremt det skønnes nødvendigt for at opretholde sikkerheden eller på anden måde at sikre driften.

Retningslinjerne er gældende fra 18. april 2013.

Version 25-04-2013_dk

426876 / i40