Onboarding er mere og andet end et introprogram og tjeklister. Onboarding handler i bund og grund om at give den nye medarbejder den bedst mulige start i det nye job. Det kan lyde simpelt, men kræver grundige overvejelser fra både kolleger og leder.
Nogle af de spørgsmål man kan stille sig selv er:
Det er derfor vigtigt, at opstarten og modtagelsen planlægges ud fra den nye medarbejders behov og ikke, hvad afdelingen ønsker at præsentere.
I perioden mellem underskrivelse af kontrakt og jobstart har afdelingen en mulighed for at introducere den nye medarbejder til arbejdspladsen og afstemme forventninger.
Den nye medarbejder er på dette tidspunkt ekstra modtagelig over for ny information. Brug denne periode til at sende information og velkomstmateriale til den nye medarbejder, så han/hun føler sig velkommen og som en del af arbejdspladsen allerede før første arbejdsdag.
Alle nye medarbejdere modtager automatisk en invitation til den digitale velkomst til Aarhus Universitet, når de har oprettet AU-kodeord samt AU-mailadresse. Det kan derfor være en god idé at hjælpe nye medarbejdere med at få adgang til deres AU-mail så tidligt som muligt i ansættelsen. Derudover anbefaler vi særligt at bruge lokale vejledninger, velkomstbrev med præsentation af de nærmeste kolleger og præsentation af en eventuel buddy.
Det er også i denne periode, at alt det praktiske skal på plads såsom skrivebord, computer, stol, adgange til diverse systemer, osv.
Se også tjeklisten i værktøjskassen til højre.
Særligt for internationale |
I ansættelser af internationale medarbejdere er der på dette tidspunkt særlige overvejelser, som er vigtige at gøre:
|
Den nye medarbejder vil den første dag gå hjem med mange indtryk. Det er derfor vigtigt, at der er afsat god tid fra nærmeste leder, de nærmeste kolleger og buddy’en, så den nye medarbejder føler sig velkommen og får et positivt indtryk.
Derudover er det en god idé at overveje, hvor mange mennesker den nye medarbejder skal forholde sig til den første tid og særligt den første arbejdsdag.
Den første dag for den nye medarbejder kan indeholde elementer som:
Et møde med nærmeste leder, hvor der er afsat tilstrækkelig tid til at introducere organisationen, afdelingen og sætte fokus på teamets opgaver, processer, og hvordan den nye medarbejder kan biddrage ind i dem. Der sættes desuden fokus på arbejdspladskulturen. Hvad kendetegner afdelingen/enheden, når det gælder omgangstone, kollegialt samvær, trivsel, møder osv.
I din forberedelse til opstartssamtalen, kan du finde inspiration i følgende refleksionsspørgsmål:
Hvad kendetegner vores kultur i dag?
Har vi udfordringer med vores arbejdspladskultur, som bør deles med den nye medarbejder? Hvordan arbejder vi med disse? Har vi igangsat initiativer?
Hvad kendetegner en god medarbejder og kollega her hos os?
Overvej hvordan den nye kan medarbejder bidrage positivt ind i kulturen i afdelingen?
Husk at give rum til, at den nye medarbejder kan stille spørgsmål.
Særligt for internationale |
|---|
For internationale medarbejdere bør der på den første arbejdsdag være fokus på:
|
De første 30 dage er den periode, hvor medarbejderen danner sig et indtryk af, hvordan det reelt set er at være på arbejdspladsen og bliver introduceret til og overladt med egne opgaver.
Det er derfor vigtigt at afsætte tid til at drøfte de observationer og overvejelser den nye medarbejder har gjort sig. Disse kan relatere sig til stort set alt, men der bør som udgangspunkt være fokus på nedenstående emner:
Både buddy, kolleger og leder har et særligt ansvar ifht. at sikre, at den nye medarbejder får løbende feedback og forståelse for disse emner.
Særligt for internationale |
|
Som afslutning på de første 90 dage afholdes en tremånederssamtale, hvor leder og medarbejder evaluerer de første 90 dage. Som leder er det vigtigt løbende at forventningsafstemme, give feedback og være tydelig om bl.a.:
Det er ligeledes vigtigt at have fokus på:
Både buddy, kolleger og leder har fortsat et ansvar ifht. at sikre, at den nye medarbejder får forståelse for dette.
Særligt for internationale |
|---|
|
En buddy er en kollega, som indgår i et nært fællesskab med den nye medarbejder for at give en så god start som muligt. Buddy'en har typisk ansvaret for at tage imod den nye medarbejder første arbejdsdag, spise frokost sammen, besvare spørgsmål om de uformelle regler og normer, introducere kolleger osv.
Ordningen varer ca. 1-3 måneder. En buddy skal ikke forveksles med en mentor, og det er derfor vigtigt, at det ikke er den fagligt ansvarlige, som påtager sig denne rolle.
Når der skal findes den rette buddy, er det vigtigt at finde en medarbejder der:
Det er vigtigt, at der afsættes de nødvendige ressourcer til at skabe en god relation, og ordningen bør være præget af en høj grad af frivillighed.
Særligt for internationale |
|---|
Vurder om den nye international medarbejder skal have både en dansk og en international buddy. Der kan være behov for begge. Den danske kan hjælpe med at introducere til dansk kultur, værdier og normer samt hjælpe med at skabe relationer på tværs af kulturer. Den internationale kan dele ”insider-viden” og introducere til dansk kultur fra en international vinkel, der gør hverdagen lettere for den nye internationale medarbejder. |
Arbejdspladsen har en lovmæssig forpligtelse, når det kommer til at sikre, at den nyansattes arbejde er sikkert og sundt.
I Arbejdstilsynets vejledning om oplæring og tilsyn med arbejdet hedder det bl.a.:
Arbejdsgiveren skal sørge for, at den ansatte får en tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre arbejdet på en farefri måde. Arbejdsgiveren skal herudover sørge for at føre effektivt tilsyn med, at den ansatte rent faktisk udfører arbejdet sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt og følger instruktionerne (...)
På AU vil arbejdsgiveren som regel udpege en person eller flere til at sikre, at der bliver givet den fornødne oplæring og instruktion til de ansatte - tilpasset arbejdsforholdene og de ansattes behov
Find HR-partneren for din lokale enhed