Rekrutteringsværktøjer

Introduktionstekst - præsentation af værktøjer - hvordan anvender man disse.

Job- og personprofil

Grundige overvejelser om job- og personprofil skal sikre sammenhæng med de strategiske mål og er fundamentet for at rekruttere den rette medarbejder til jobbet. Dette er også et vigtigt element i forberedelsen til et godt jobopslag.

Spørgerammen nedenfor kan anvendes som en særskilt proces inden jobopslaget formuleres. Alternativt som en integreret del af jobopslags-udarbejdelsen. Spørgsmål, der ikke er relevante, kan springes over, og der kan tilføjes sted-/fagspecifikke spørgsmål, som tager højde for lokale behov og forskellige stillingstyper.

Overvejelser om eller udarbejdelse af en job- og personprofil sker optimalt set i samarbejde med ansættelsesudvalget. Alternativt kan den ansættende leder gøre overvejelserne selv, evt. med sparring fra sit lederteam eller HR.

En jobprofil er en beskrivelse af rammer, krav og kerneopgaver i stillingen.

En personprofil tager afsæt i jobprofilen og fastlægger hvilke faglige og personlige kvalifikationer, jobbet kræver. En grundig analyse heraf er med til at sikre et så godt match mellem job og ny medarbejder som muligt.

Udarbejdelse af en særskilt job- og personprofil kan – udover at danne grundlag for et godt jobopslag – også udmøntes i en funktionsbeskrivelse, der kan sendes sammen med ansættelsesbeviset.

  • Inspiration til spørgeramme om job- og personprofil (LINK)

Jobopslag

Grundige overvejelser om opbygning, sprog og indhold i et jobopslaget er fundamentet for et godt, inspirerende og bredt formuleret jobopslag, som skal sikre et højt kvalificeret og mangfoldigt ansøgerfelt til stillinger på AU.

Flere fakulteter har allerede jobopslagsskabeloner – primært til VIP-stillinger. Spørgerammen nedenfor indeholder derfor afklaringsspørgsmål samt gode råd om bl.a. indhold, sprog og opbygning af et jobopslag, der med fordel kan anvendes som led i udfyldelse af disse lokale jobopslagsskabeloner.

Alternativt kan der søges inspiration til formulering af et inspirerende jobopslag i eksemplet nedenfor.

Spørgerammen er til inspiration og kan derfor anvendes i den udstrækning det giver mening lokalt. Spørgerammen kan anvendes både på VIP- og TAP-stillinger, og kan med fordel suppleres af sted- og fagspecifikke spørgsmål målrettet den konkrete stilling.

Er der udarbejdet en særskilt job- og personprofil, kan flere af spørgsmålene springes over.

Jobopslaget udarbejdes optimalt i samarbejde med ansættelsesudvalget – gerne med involvering af HR og/eller Kommunikation. Alternativt kan den ansættende leder lade ansættelsesudvalget kommentere på opslaget, inden det offentliggøres.

  • Spørgsmål til overvejelse ifm. udarbejdelse af et jobopslag (LINK)
  • Eksempel på et inspirerende og bredt formuleret jobopslag (LINK)

Jobsamtale

Gode og strukturerede jobsamtaler er afgørende for at sikre et godt match mellem ansøger og arbejdspladsen og et godt match har afgørende betydning for både løsning af kerneopgaven og medarbejdernes trivsel på arbejdspladsen.

Hvis jobsamtalerne struktureres således, at alle ansøgere til en stilling stilles de samme spørgsmål og vurderes på samme vilkår, mindskes risikoen for, at forforståelser (bias) ubevidst får lov at præge konklusionen, eller at de dominerende får ret.

Samtaleskabelonen nedenfor tager udgangspunkt heri og kan anvendes til inspiration for ansættelsesudvalget. Skabelonen kan anvendes til både VIP- og TAP-rekrutteringer og der kan med fordel tilføjes lokale og fagspecifikke spørgsmål målrettet den konkrete stillingstype.

Ved flere VIP-rekrutteringer, særligt ang. internationale VIP’ere, kan der være afholdt flere indledende møder/samtaler (fx på Skype), inden de mest egnede kandidater inviteres til en egentlig jobsamtale. Flere af nedenstående spørgsmål kan således allerede være drøftet inden den egentlige jobsamtale, hvorfor det kan være relevant at tilføje mere konkrete spørgsmål.

Vurderingen (højre kolonne) af i hvilken grad den enkelte kandidat har de nødvendige kvalifikationer, kan laves individuelt eller i fællesskab i ansættelsesudvalget, inden det besluttes, hvilke(n) kandidat(er) der går videre til en evt. anden samtale eller ansættelse. 

  • Samtaleskabelon til strukturerede jobsamtaler (LINK)

Procesoversigt ved rekruttering

Skabelonen viser et eksempel på, hvordan man kan skabe overblik over de delprocesser, en rekrutteringsproces består af. Eksemplet tager udgangspunkt i et VIP-rekrutteringsforløb, men kan forenkles og tilpasses, så den også kan anvendes på TAP-rekrutteringer.

  • Skabelon til procesoversigt ved rekruttering af VIP (LINK)

Nyttige tips og tricks i rekrutteringsforløbet

Sæt de rigtige rammer for en jobsamtale

Før kandidaten ankommer, bør I skabe et behageligt rum for jobsamtale, så kandidaterne har de optimale muligheder for at give et godt indtryk.

Vælg et roligt og afsidesliggende lokale. Kandidaten sætter ofte pris på diskretion. Samtalen bør derfor ikke foregå samme sted som afdelingen i øvrigt, ligesom der bør tages højde for, at den ene kandidat ikke møder den anden i døren.

Afsæt gerne 45 min. til en jobsamtale. I denne tidsramme er der god mulighed for at komme godt omkring kvalifikationer, kandidatens erfaringer/baggrund mv.

Afsæt gerne 15-30 min. mellem hver samtale. Så er der en buffer, hvis en jobsamtale skulle gå over den afsatte tid samt mulighed for at ansættelsesudvalget kort kan samle op mellem samtalerne. Desuden undgås at kandidater møder hinanden i døren.

Internationale medarbejdere - En særlig service i rekrutteringsforløbet

AU Relocation Service tilbyder forventningsafstemmende samtaler med kandidater til stillinger fra lektorniveau og op samt deres medfølgende partnere. Under samtalen besvarer en relocation officer spørgsmål om at arbejde og leve i Danmark inklusiv tilbud til medfølgende familie. Kontakt AU Relocation Service for yderligere information. Se http://ias.au.dk/relocationservice/

Hvis partneren allerede under rekrutteringsforløbet ønsker information/støtte, kan Expat Partner Programmet supportere. Expat Partner Programmet tilbyder medfølgende partnere en indledende samtale, hvor jobmuligheder, professionelle- og sociale netværk m.m. drøftes.  Kontakt Expat Partner Advisor for yderligere information. Se http://ias.au.dk/expat-partner-programme/

Bryd isen 

Få kandidaterne til at føle sig godt tilpas, så de har de bedste forudsætninger for at yde deres bedste. Vær imødekommende og indled gerne med lidt smalltalk. De fleste har i deres cv skrevet noget om deres fritidsinteresser. Brug disse oplysninger til at bryde isen.

Vær klar til samtalen

  • Hav de rigtige papirer (kandidatens ansøgning og cv) parat.
  • Stil et glas vand og en kande kaffe frem.
  • Sluk din telefon. Husk, at du og omgivelserne repræsenterer universitetet.
  • Forklar kort om samtalens forløb. Hvad vil du fortælle om, og hvad forventer du, at kandidaten vil komme ind på. Pas på med at bruge for lang tid på at fortælle om afdelingen og afdelingens opgaver. Det tager for meget af den vigtige tid og fjerner fokus fra kandidaten.
  • Husk at samtalen har to sider; ansættelsesudvalget tager stilling til ansøgeren og ansøgeren tager stilling til AU/jer som arbejdsplads.

En eller flere samtaler?

Der kan med fordel holdes to samtalerunder. Selv efter grundig forberedelse er det vanskeligt at træffe et sikkert valg på baggrund af én velstruktureret jobsamtale. Den anden samtale giver mulighed for at bekræfte eller korrigere de indtryk, kandidaten efterlod efter første samtale. Der kan evt. inddrages brug af test og/eller hjemmeopgave, prøveforelæsning mv. mellem 1. og 2. samtale.

Hyr ikke dig selv

En klassisk fejl er at hyre dem, der ligner en selv. Det er man mest tryg ved og det kender man. Men det skaber sjældent det bedste team, hvis det udelukkende består af én personlighedstype. De fleste opgaver i en organisation har en kompleksitet, der gør, at man har brug for mange forskellige personlighedstyper, der kontinuerligt udfordrer og udvikler hinanden gennem dialog, sparring og udveksling af perspektiver.

 

 

Rekrutteringsnormer for VIP

FIND DIN HR-PARTNER

Find HR-partneren for din lokale enhed


1441378 / i40