Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR Rekruttering og onboarding Onboarding og introduktion

Onboarding - det sidste skridt i en vellykket rekruttering

Onboarding er mere og andet end et introprogram og tjeklister. Onboarding handler i bund og grund om at give den nye medarbejder den bedst mulige start i det nye job. Det kan lyde simpelt, men kræver grundige overvejelser fra både kolleger og leder. 

Nogle af de spørgsmål man kan stille sig selv er:

  • hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder hurtigt forstår arbejdspladsens kultur?
  • hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder får en god relation til sine nye kolleger og ledelse?
  • hvordan sikrer vi, at de krav der bliver stillet ikke er for (u)ambitiøse i forhold til de ambitioner, forventninger og kompetencer den nye medarbejder har?

Det er derfor vigtigt, at opstarten og modtagelsen planlægges ud fra den nye medarbejders behov og ikke, hvad afdelingen ønsker at præsentere.

Før første arbejdsdag

I perioden mellem underskrivelse af kontrakt og jobstart har afdelingen en mulighed for at introducere den nye medarbejder til arbejdspladsen og afstemme forventninger. 

Den nye medarbejder er på dette tidspunkt ekstra modtagelig over for ny information. Brug denne periode til at sende information og velkomstmateriale til den nye medarbejder, så han/hun føler sig velkommen og som en del af arbejdspladsen allerede før første arbejdsdag. Det kan fx være velkomstpakke, vejledninger m.m., velkomstbrev med præsentation af de nærmeste kolleger og særligt præsentation af buddy’en.

Det er også i denne periode, at alt det praktiske skal på plads såsom skrivebord, computer, stol, adgange til diverse systemer, osv.

Se også tjeklisten i værktøjskassen til højre.

Særligt for internationale

I ansættelser af internationale medarbejdere er der på dette tidspunkt særlige overvejelser, som er vigtige at gøre:

  • Skal der tilbydes dansk- og kulturundervisning? Hvis ja, skal dette være i arbejdstiden og være en inkorporeret del af jobstarten? 
  • Overvej om, afdelingen skal tilbyde af dække flytteomkostninger, flybillet, udgifter til arbejds- og opholdstilladelse (for ikke-EU-borgere) jf. AU’s hjemler.
  • Skatterådgivning kan være nødvendig. Overvej i disse tilfælde om afdelingen betaler for ekstern skatterådgivning.
Vær opmærksom på, om der kommer medfølgende familie, der skal tages særligt hånd om, og som kan drage nytte af særlige tilbud fra IAS Expat Partner Programme samt Relocation Service allerede før ankomst.

Den første arbejdsdag

 

Den nye medarbejder vil den første dag gå hjem med mange indtryk. Det er derfor vigtigt, at der er afsat god tid fra nærmeste leder, de nærmeste kolleger og buddy’en, så den nye medarbejder føler sig velkommen og får et positivt indtryk.

Derudover er det en god idé at overveje, hvor mange mennesker den nye medarbejder skal forholde sig til den første tid og særligt den første arbejdsdag. 

Den første dag for den nye medarbejder kan indeholde elementer som:

  • Morgenmad med nærmeste kolleger og leder
  • Møde med nærmeste kollega(er) eller buddy
    Et uformelt opstartsmøde med de(n) nærmeste kollega(er) eller buddy, hvor den nye medarbejder fx bliver introduceret til de lokale regler/normer og har mulighed for at stille spørgsmål.
  • Møde med nærmeste leder
    Et møde med nærmeste leder, hvor der er afsat tilstrækkelig tid til at introducere organisationen, afdelingen og sætte fokus på teamets opgaver, processer, og hvordan den nye medarbejder kan biddrage ind i dem. 
  • Konkret opgave
    Giv den nye medarbejder en mindre, men konkret opgave som ønskes løst den første dag. Opgaven bør ikke være for omfattende eller kræve for meget ekstern kontakt, men være en mindre del af den nye medarbejders opgaveportefølje

Særligt for internationale

For internationale medarbejdere er bør der på den første arbejdsdag være fokus på:

  • Opfordre den internationale medarbejder til at deltage i Getting Started in Denmark-arrangementet, hvor man får CPR-nummer, skattekort, og EU-opholdsbevis samt vigtig information om praktiske forhold ved ankomst.
  • Orientere om eller besøge Helpdesk for International Academic Staff på Internationalt Center, hvor ansatte kan komme forbi og få en velkomstpakke og få svar på deres spørgsmål.

De første 30 dage

De første 30 dage er den periode, hvor medarbejderen danner sig et indtryk af, hvordan det reelt set er at være på arbejdspladsen og bliver introduceret til og overladt med egne opgaver.

Det er derfor vigtigt at afsætte tid til at drøfte de observationer og overvejelser den nye medarbejder har gjort sig. Disse kan relatere sig til stort set alt, men der bør som udgangspunkt være fokus på nedenstående emner:

  • Kulturen - der bør som minimum være fastlagt ét møde, hvor der er mulighed for at drøfte overraskelser og observationer.
  • Regler og processer - det er vigtigt, at der er en person til rådighed ved tvivlsspørgsmål om regler og processer.
  • Netværk og samarbejde - den nye medarbejder skal som minimum inddrages i de arbejdsnetværk, som er centrale for opgaveløsningen. Nærmeste leder og kolleger har en særlig rolle i at hjælpe den nye medarbejder ind i de relevante netværk.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - den nye medarbejder bør som minimum være klædt på til selvstændigt at kunne løse mindre opgaver og kende de mest centrale processer.

Både buddy, kolleger og leder har et særligt ansvar ifht. at sikre, at den nye medarbejder får løbende feedback og forståelse for disse emner.

Særligt for internationale

  • Kulturen - ved introduktion til internationale medarbejdere bør der være et særligt fokus på kulturen: uskrevne regler, normer og værdier på arbejdspladsen. Overvej derfor hvordan kulturen er hos jer og italesæt det, da der ikke er noget, der er selvfølgeligt for nye internationale medarbejdere. 
  • Familien - hvis der er medfølgende familie kan dette have stor indflydelse på medarbejderens trivsel. Spørg ind til familien og sørg for, at de har adgang til den hjælp og de ressourcer, der måtte være behov for.

De første 90 dage

Som afslutning på de første 90 dage afholdes en tremånederssamtale, hvor leder og medarbejder evaluerer de første 90 dage. Som leder er det vigtigt løbende at forventningsafstemme, give feedback og være tydelig om bl.a.:

  • Kompleksiteten i opgaverne
  • Volumen i opgaverne
  • Kvaliteten af leverancer
  • Selvstændighed i opgaveløsningen

Det er ligeledes vigtigt at have fokus på:

  • Kulturen - Efter 90 dage vil den nye medarbejder formenligt have opbygget en relativ god fornemmelse af de formelle og uformelle kulturelle spilleregler.
  • Regler og processer - Den nye medarbejder skal på dette tidspunkt gerne kende til regler og processer og have en følelse af, at de giver mening. Dette kan sikres fx ved e-læring, møder, sidemandsoplæring, etc.
  • Netværk og samarbejde - Hvis det udelukkende er de formelle netværk, som er introduceret på dette tidspunkt, kan det være en fordel at fokusere på de uformelle netværk.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - Efter 90 dage bør den nye medarbejder få mulighed for at drøfte kompetenceudvikling og evt. karriereperspektiv med den nærmeste leder. 

Både buddy, kolleger og leder har fortsat et ansvar ifht. at sikre, at den nye medarbejder får forståelse for dette.

Særligt for internationale

  • Kulturen - Hos internationale medarbejdere bør der være fokus på det kulturelle aspekt.
  • Netværk og samarbejde - Sociale relationer skal typisk opbygges fra bunden, og det er derfor vigtigt, at arbejdspladsen hjælper den nye internationale medarbejder på vej.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - Hvis dansk er en forventet kompetence, er det vigtigt at følge op og sikre, at den internationale medarbejder udvikler de krævede danskkompetencer.

At være buddy

En buddy er en kollega, som indgår i et nært fællesskab med den nye medarbejder for at give en så god start som muligt. Buddy'en har typisk ansvaret for at tage imod den nye medarbejder første arbejdsdag, spise frokost sammen, besvare spørgsmål om de uformelle regler og normer, introducere kolleger osv.

Ordningen varer ca. 1-3 måneder. En buddy skal ikke forveksles med en mentor, og det er derfor vigtigt, at det ikke er den fagligt ansvarlige, som påtager sig denne rolle. 

Når der skal findes den rette buddy, er det vigtigt at finde en medarbejder der:

  • er motiveret til rollen
  • har en høj grad af empati og kan sætte sig i den nye medarbejders sted
  • har gode kommunikative evner

Det er vigtigt, at der afsættes de nødvendige ressourcer til at skabe en god relation, og ordningen bør være præget af en høj grad af frivillighed.

Særligt for internationale

Vurder om den nye international medarbejder skal have både en dansk og en international buddy. Der kan være behov for begge. Den danske kan hjælpe med at introducere til dansk kultur, værdier og normer samt hjælpe med at skabe relationer på tværs af kulturer. Den internationale kan dele ”insider-viden” og introducere til dansk kultur fra en international vinkel, der gør hverdagen lettere for den nye internationale medarbejder.

 

FIND DIN HR-PARTNER

Find HR-partneren for din lokale enhed


1444194 / i40