Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice HR Rekruttering og onboarding Onboarding og introduktion

Onboarding - det sidste skridt i en vellykket rekruttering

For at sikre at Aarhus Universitet formår at rekruttere og fastholde de dygtigste medarbejdere, er det afgørende, at AU har effektfulde rekrutteringsprocesser med veldefinerede og gennemsigtige forventninger til kommende medarbejdere. Herunder veldefinerede introduktions- og onboardingforløb for både danske og internationale medarbejdere.

En veltilrettelagt onboardingsproces er med til at fastholde nye medarbejdere fordi:

  • det tidligt i forløbet vil give den nye medarbejder et overblik over organisationen og opgaverne, hvilket vil være med til at sikre og forøge den nye medarbejders præstationsevne.
  • et godt forløb vil skabe større tilfredshed, tryghed og i sidste ende loyalitet hos den nye medarbejder.

Kort sagt vil et godt og veltilrettelagt onboardingforløb forbedre medarbejderengagement, performance, sikre lavt stressniveau, øge jobtilfredsheden og fastholdelsesgraden.


Nedenfor kan du, som den ansvarlige for onboarding af en ny medarbejder, finde nyttige værktøjer som hjælp til et godt forløb. Værktøjerne er til inspiration og kan tilpasses efter behov og suppleres af eventuelle lokale og fagspecifikke procedurer.

Hvad er onboarding?

Onboarding har til formål at få den nye medarbejder til at føle sig betydningsfuld i organisationen, og som en vigtig del af ’holdet’. Det kan lyde simpelt men kræver grundige overvejelser.  Onboarding er mere og andet end et introduktionsprogram og tjeklister. Det omhandler i lige så høj grad om fastholdelse og karriere- og kompetenceudvikling. 

Nogle af de spørgsmål den ansvarlige for onboardingen af den nye medarbejder bør stille sig selv er:

  • hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder hurtigt forstår og kan agere i organisationens kultur?
  • hvordan sikrer vi, at den nye medarbejder får en god relation til sine nye kolleger og ledelse?
  • Hvordan sikrer vi, at de krav der bliver stillet ikke er for (u)ambitiøse i forhold til de ambitioner, forventninger og kompetencer den nye medarbejder har?

Overgangsprocessen – den nye medarbejder i centrum

At starte i et nyt job er en overgangsproces, hvor den nye medarbejder skal fralægge sig gamle vaner og forståelser og tillære sig nye, der er i tråd med den nye organisatoriske virkelighed. Dette kræver en høj grad af understøttelse fra både leder og kolleger. Derfor er det vigtigt ikke at forfalde til blot at informere om organisationen og de overordnede strategier og visioner. Den nye medarbejder har typisk orienteret sig om dette forud for første arbejdsdag. Derfor er det vigtigt, at onboardingen er nærværende og relevant og tilrettelægges ud fra den nye medarbejders behov og ikke udelukkende handler om, hvad organisationen har behov for at præsentere.

Preboarding - før første arbejdsdag

Preboarding dækker over perioden før første arbejdsdag. I denne periode har organisationen en ofte overset mulighed for at introducere den nye medarbejder til arbejdspladsen og afstemme forventninger. 

Den nye medarbejder er på dette tidspunkt ekstra modtagelig over for ny information. For at minimere den eventuelle nervøsitet og usikkerhed, der er forbundet med jobstart, er det vigtigt, at den ansættende enhed tager initiativ til løbende information og kommunikation med den nye medarbejder.

Information som den nye medarbejder kan få tilsendt kan fx være AU’s strategi, organisationsdiagrammer, introduktion til it-systemer, vejledninger m.m., velkomstbrev med præsentation af de nærmeste kolleger og særligt præsentation af buddy’en.

Det er også i denne periode, at alt det praktiske skal på plads såsom skrivebord, computer, stol, adgange til diverse systemer, osv.

Se også tjeklisten i værktøjskassen til højre.

Særligt for internationale

I ansættelser af internationale medarbejdere er der desuden en række overvejelser og opmærksomhedspunkter, der er vigtige allerede i denne fase.

  • Dansk- og kulturundervisning kan tilbydes lokalt, men I bør overveje om undervisningen kan lægges i arbejdstiden og være en inkorporeret del af jobstarten, og om I ønsker at betale udgiften i afdelingen.
  • Flytteomkostninger vil ofte være markant højere og en del af kontraktforhandlingerne, hvorfor I bør overveje, om I ønsker at tilbyde at dække flytteomkostninger, flybillet, udgifter til arbejds- og opholdstilladelse (for ikke-EU-borgere) jf. AU’s hjemler.
  • Skatterådgivning kan være ønskeligt og nødvendigt. I bør derfor overveje, om I ønsker at betale for ekstern skatterådgivning, hvis nødvendigt?
Vær opmærksom på, om der kommer medfølgende familie med, der skal tages særligt hånd om og som kan drage nytte af særlige tilbud fra IAS Expat Partner Programme samt relocation Service allerede før ankomst.

Den første arbejdsdag

Den nye medarbejder vil den første dag gå hjem med mange indtryk, der skal bearbejdes og fortolkes. Det er derfor vigtigt, at både organisationen og kollegerne giver et positivt indtryk den første dag. Det vigtigste ved den første arbejdsdag er, at den nye kollega føler sig velkommen.

Dette kan sikres ved små symbolske handlinger såsom fx blomster på bordet, morgenmad og lignende. Det vigtigste er dog, at der er afsat tid fra de nærmeste kolleger, evt. buddy'en og ikke mindst den nærmeste leder til en god, rolig og nærværende opstart. Derudover er det en god idé at overveje, hvor mange mennesker den nye medarbejder skal forholde sig til den første tid og særligt den første arbejdsdag.

For at sikre at den nye medarbejder kommer godt i gang og føler sig som en del af organisationen, er det en god idé at have én konkret opgave klar, som kan løses den første arbejdsdag.

Den første dag for den nye medarbejder kan indeholde elementer som:

  • Møde med nærmeste kollega(er) eller buddy
    Et uformelt opstartsmøde med de(n) nærmeste kollega(er) eller buddy, hvor den nye medarbejder fx bliver introduceret til de lokale regler/normer og har mulighed for at stille spørgsmål.
  • Møde med nærmeste leder
    Et møde med nærmeste leder, hvor der er afsat tilstrækkelig tid til at sætte fokus på teamets opgaver, processer, og hvordan den nye medarbejder kan biddrage ind i dem. Derudover giver mødet mulighed for, at den nærmeste leder sætter tilstrækkelig tid af til personlig kontakt, besvarelse af spørgsmål og evt. introduktion til få, men relevante netværk.
  • Konkret opgave
    Giv den nye medarbejder en mindre, men konkret opgave som ønskes løst den første dag. Opgaven bør ikke være for omfattende eller kræve for meget ekstern kontakt, men være en mindre del af den nye medarbejders opgaveportefølje

Særligt for internationale

For internationale medarbejdere er der ekstra elementer, der bør adresseres på den første arbejdsdag.

  • Opfordre den internationale medarbejder til at deltage i Getting Started in Denmark-arrangementet, hvor de får CPR-nummer, skattekort, og EU-opholdsbevis samt vigtig information om praktiske forhold ved ankomst.
  • Orientere om eller besøge Helpdesk for international academic staff på Internationalt Center, hvor ansatte kan komme forbi og få en velkomstpakke og få svar på deres spørgsmål.

De første 30 dage

De første 30 dage af en ansættelse er den periode, hvor medarbejderen danner sig et indtryk af, hvordan det reelt set er at være i organisationen. Det er i den periode, at den nye medarbejder bliver introduceret til og overladt med egne opgaver. Hverdagen begynder også at indfinde sig, og organisationens underliggende strukturer og mønstre begynder at blive tydelige for medarbejderen. Derfor er det vigtigt at skabe rum til at den nye medarbejder kan få oplevelsen af, at ”jeg passer ind”, ”jeg gør det rigtige”, ”jeg kender organisations kultur”, "jeg bruger min viden” og ”det vidste jeg ikke, jeg kunne”.

Det er derfor vigtigt, at der i enheden prioriteres tid og skabes mulighed for, at den nye medarbejder kan drøfte sine observationer, overvejelser og følelser. Disse kan relatere sig til stort set alt, men der bør som udgangspunkt være fokus på nedenstående elementer:

  • Kulturen - der bør som minimum være fastlagt ét møde, hvor der er mulighed for at drøfte overraskelser og observationer.
  • Regler og processer - det er vigtigt, at der er en person til rådighed ved tvivlsspørgsmål om regler og processer.
  • Netværk og samarbejde - den nye medarbejder skal som minimum inddrages i de arbejdsnetværk, som er centrale for opgaveløsningen. Netværk er centrale for at skabe nye relationer, som kan være med til optimere opgaveløsningen. Den nærmeste leder og kolleger har en særlig rolle i at hjælpe den nye medarbejder på vej i denne sammenhæng. Der bør ligeledes evalueres på, om den nye medarbejder er faldet til i sin nye enhed.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - den nye medarbejder bør som minimum være klædt på til selvstændigt at kunne løse mindre opgaver og kende de mest centrale processer.

Både buddy, kolleger og leder har et særligt ansvar ifht. at sikre, at den nye medarbejder får forståelse for disse elementer, hvilket kræver koordinering og aftaler om, hvem der er ansvarlig for hvad.

Særligt for internationale

  • Kulturen - Vær opmærksom på, at der skal være et andet fokus på kultur for internationale: uskrevne regler, normer og værdier på arbejdspladsen. Gør op med jer selv, hvordan kulturen er hos jer, hvad er jeres forventninger til medarbejderen (hvad må man, hvad må man ikke), italesæt det, da der ikke er noget, der er selvfølgeligt for nye internationale medarbejdere. Det er vigtigt, at man internt har opmærksomhed på, at der er kommet en ny international medarbejder, så vedkommende kan følge med i, hvad der foregår på arbejdspladsen (hvilket sprog taler vi til møder? På mail? til frokosten?).
  • Familien - Hav en særlig opmærksomhed, hvis der er medfølgende familie, da dette har stor indflydelse på medarbejderens trivsel. Spørg ind til familien og sørg for, at de har adgang til den hjælp og de ressourcer universitetet tilbyder.

De første 90 dage

Et vigtigt redskab i forbindelse med afslutningen på de første 90 dage er tremånederssamtalen, hvor leder og medarbejder vurderer, om forventningerne til ansættelsen er indfriet.

Som leder er det vigtigt løbende at forventningsafstemme og være tydelig om bl.a.:

  • Kompleksiteten i opgaverne
  • Volumen i opgaverne
  • Kvaliteten af leverancer
  • Selvstændighed i opgaveløsningen

I lighed med de første 30 arbejdsdage kan man efter 90 dage igen have fokus på:

  • Kulturen - Efter 90 dage vil den nye medarbejder formenligt have opbygget en relativ god fornemmelse af de formelle og uformelle kulturelle spilleregler.
  • Regler og processer - Den nye medarbejder skal på dette tidspunkt gerne kende til regler og processer og have en følelse af, at de giver mening. Dette kan sikres fx ved e-læring, møder, sidemandsoplæring, etc.
  • Netværk og samarbejde - Hvis det udelukkende er de formelle netværk, som er introduceret på dette tidspunkt, kan det være en fordel at fokusere på de uformelle for at sikre, at den nye medarbejder også falder til socialt.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - Efter 90 dage bør den nye medarbejder få mulighed for at drøfte kompetenceudvikling og evt. karriereperspektiv med den nærmeste leder. Dette kan drøftes ved tremånederssamtalen.

Både buddy, kolleger og leder har fortsat et særligt ansvar ifht. at sikre, at den nye medarbejder får forståelse for disse elementer, hvilket kræver koordinering og aftaler om, hvem der er ansvarlig for hvad.

Særligt for internationale

  • Kulturen - Hos internationale medarbejdere bør du have en større fokus på det kulturelle aspekt hvor denne indlæringskurve vil være noget stejlere og varierer fra person til person.
  • Netværk og samarbejde - Dette er særligt vigtigt for internationale medarbejdere, hvor sociale relationer skal opbygges fra bunden, og netværk er her en stor hjælp.
  • Kompetencer og kompetenceudvikling - Hvis dansk er en forventet kompetence, er det vigtigt at følge op og sikre, at den internationale medarbejder udvikler de krævede danskkompetencer.

At være buddy

En buddy-ordning er en succesfuld metode til at skabe faglige og sociale netværk i organisationen.

En buddy er en person, som indgår i et nært fællesskab med den nye medarbejder for at give en så god 'landing' som muligt. Konkret har buddy'en ansvar for at tage imod den nye medarbejder første arbejdsdag, spise frokost sammen, besvare spørgsmål om de uformelle regler og normer, introducere kolleger osv.

Ordningen har en formel varighed af 1-3 måneder. En buddy skal ikke forveksles med en mentor, og det er derfor vigtigt, at det ikke er den fagligt ansvarlige, som påtager sig denne rolle. Buddy'en er kontaktpunkt mellem den nye medarbejder og organisationen.

Når der skal findes den rette buddy, er det vigtigt at finde en medarbejder der:

  • er motiveret til rollen
  • er empatisk og kan sætte sig i den nye medarbejder sted
  • har gode kommunikative evner

Derudover skal der afsættes de nødvendige ressourcer til at skabe en god relation, og ordningen bør være præget af en høj grad af frivillighed.

Særligt for internationale

Vurder om den nye international medarbejder skal have både en dansk og en international buddy. Der kan være behov for begge: den danske kan hjælpe med at introducere til dansk kultur, værdier og normer samt hjælpe med at skabe relationer på tværs af kulturer; den internationale kan dele ”insider-viden” og introducere til dansk kultur fra en international vinkel, der gør hverdagen lettere for den nye internationale medarbejder.

 

FIND DIN HR-PARTNER

Find HR-partneren for din lokale enhed

Værktøjer og tjeklister

Tjekliste til onboarding

Velkomstpakke

Introduction Day

Tremånederssamtale


1444194 / i40