Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT AU's organisering - i administrative it-systemer Enhedsregisteret - oplysninger om enheder

Enhedsregisteret - oplysninger om enheder

Hvad er enhedsregisteret?

Enhedsregisteret er AU’s autoritative kilder til informationer om organisatoriske enheder på AU. Registeret indeholder oplysninger om:

  • De enkelte enheder
  • De hierarkiske strukturer som den enkelte enhed indgår i

Enhedsregisteret stiller disse oplysninger til rådighed for de administrative it-systemer eller it-service, der har behov for dem, fx PURE, AUHRA, IDM, AU's hjemmesider herunder søgning af medarbejderes kontaktoplysninger på eksempelvis www.au.dk/findperson.

Enhedsregisterets indhold af oplysninger er således bestemt af hvilke oplysninger, der i forhold til et givet system eller en given service efterspørges om de enkelte enheder. Det betyder, at der om den enkelte enhed registreres op mod 40 forskellige oplysninger.

Enheder ses i forskellige hierarkiske strukturer. Særligt 2 hierarkier er vigtige at være opmærksom på. De øvrige er af mere teknisk art. De 2 er:

  • Ledelseshierarkiet.
    Anvendes i HR–systemer (AUHRA og lønsystemet, SLS) og udtrykker den ledelsesmæssige relation som enhederne indgår i.
  • Præsentations- eller visningshierarkiet.
    Anvendes i IDM, PURE og udtrykker de sammenhænge som ikke nødvendigvis er ledelsesmæssigt defineret, men som af andre grunde ønskes at se enheden i.

En enhed kan således ses i forskellige relationer alt efter om den ses i et ledelses- eller et præsentationsperspektiv. Ofte er de 2 perspektiver reelt sammenfaldende. Men der er oprettet en del enheder, som alene forekommer i præsentationshierarkiet.

Hvem er ansvarlig for enhedsregisteret?

Ansvar for enhedsregisteret har 2 aspekter:

1. Ansvar for oplysningerne i enhedsregisteret

Ansvaret for oprettelse og nedlæggelse af enheder samt oplysningerne om enheden ligger hos enhedens leder og dens sekretariat. Der er dog enkelte mere tekniske oplysninger om den enkelte enhed, hvor ansvaret ligger ved den ansvarlige for selve systemet.

Ansvaret indebærer, at ingen oplysninger om enheder kan registreret i enhedsregisteret uden, at den ansvarlige har sagt god for den.

Som udgangspunkt er det den enkelte enhed, der er ansvarlig for at oplysningerne om enheden er korrekte. Eftersom  enhederne indgår i hierarkier kan ansvaret dog ligge ved en overordnet enhed.

Ansvarsplaceringen fastsættes således af det enkelte hovedområde. Ansvaret kan være placeret på instituttet, men kan også være placeret i dekanatet.

Se nærmere om arbejdsgang for ajourføring af enhedsregisteret.

2. Ansvar for drift og opdatering af oplysningerne i enhedsregisteret som system

Ansvaret omfatter at systemet er i drift og at ajourføringen af enhedernes ønskede registreringer sker.

Indtil videre er det SPARTO, der har ansvaret for driften af enhedsregisteret. Ajourføringen af oplysningerne i enhedsregisteret sker dog i samarbejde med AU HR.

Se, hvad der er registeret om enheder i enhedsregisteret

Det er muligt at se, hvilke oplysninger, der er om de enkelte enheder og de relationer, som enheden indgår i via:

1. Opslag i enhedsregisteret

Se udvalgte oplysninger om den enkelte  enhed, om dens organisatoriske indplacering samt om eventuelle underenheder i Guiden til Enhedsregistret

2. Organisationsdiagrammer

Grafisk visning af enhederne indplacering i hierarkier. Visninger bliver periodisk opdateret, hvorfor det kan forekomme, at det viste ikke svarer til det gældende på visningstidspunktet. Læs og se mere om organisationsdiagrammer.

3. Formular for ajourføring af enhedsregister

Formularen bruges hovedsagelig til at indmelde ændringer i enhedsregistret. Den kan dog også bruges til at se dens aktuelle oplysninger om hvem for eksempel er persondata validator ved enhederne. Link her til formular for Enhedsændringer

4. Mere om enhedsregistrets database-struktur

Enhedsregister-databasen beskrives nærmere under punktet Digital administration. Her kan man læse mere om begreber, struktur, roller, attributter

 

Yderligere information om enhedsregisteret m.v.

765035 / i40