Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Digital administration Enhedsregister

Enhedsregister

Hvad skal forstås ved en enhed?

Udgangspunkt for oprettelse af en enhed er, at det er ”noget” på AU, hvortil der meningsfyldt skal kunne adresseres post/henvendelser. Det kan være et institut, en afdeling, et bibliotek, men det kan også være et udvalg, en forskergruppe eller en forening.

Du kan læse om ansvar for og vedligehold af enhedsregistret ved at klikke her.

Du kan finde en oversigt på mit.au.dk/guide

Har du rettelser, skal de meddeles til enhedsrettelser@au.dk - husk at angive enhedsnummer!

Det er de tilknyttede attributter, der definerer karakteren af den organisatoriske enhed. Eksempelvis om det er en del af universitetets formelle organisatoriske struktur.

Intentionen er således, at få så meget af det, som meningsfyldt skal kunne identificeres på eller med tilknytning til universitetet (med en postadresse), registreret. Det meningsfyldte kan være defineret centralt eller decentralt ud fra de konkrete behov.

En enhed er identificeret ved et løbenummer – af praktiske årsager blev enhedsregisteret oprettet ved anvendelse af de gamle brugernumre hvor første ciffer var hovedområdeindikator – men det gælder ikke længere. De basale informationer for en enhed findes i tabellen ENHED.

De korte betegnelser starter med betydende ord. Hvis enhedstypen er foranstillet (fx. Institut for ...) efterstilles de som:

123456789.123456789.123456789.1234
                                              , Inst. f.
                                            , Studien.
                                             , Cent. f.
                                               , Afd. f.

Det korte af det lange: enheder skal oplyse 24 tegn, der meningsfuldt identificerer enheden på dansk (og engelsk, se senere).

begrundelser:

  • Adresselabels (rudekuverter)
  • Oversigter og udtræk fra databaser fx, i form af regneark
  • Web-anvendelser: Drop-down menuer

Udover denne basale registrering, tilknyttes der attributter med strukturer, roller på folk der har embeder, eller foretager funktioner i relation til en enhed og yderligere oplysninger, eksempelvis engelske navne.

Struktur

Strukturer i form af hierarkiske relationer mellem enhedsnumre (og så lige sted-koden) er gemt i ENHED_ATTR (ENHED_STRUKTUR ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…). Der er følgende strukturer:

  1. Overenhed i det ledelsesmæssige hierarki (linjeorganisationen) - alle enheder her skal være forankret i Universitetet (se hierarkibeskrivelse i 2.). Hvis der er AU-medarbejdere på enheden, skal den være med i linjeorganisationen.
  2. Områdeenhed er overenhed for den pågældende enhed i præsentationshierarkiet. Alle enheder i linjeorganisationen skal være med her, men der kan også angives foreninger m.v. til en givet enhed, fx samarbejdsudvalg og forskellige studenterforeninger, der ikke hører hjemme i linjeorganisationen.
    Der arbejdes med et hierarki i mere end 5 niveauer:
    1. Universitet (eller institution for uafhængige enheder, tilknyttet AU, ex. Universitetsforlaget og museer) .
    2. Hovedområde svarende til fakultet, fællesadministration.
    3. Område svarende til institut
    4. Delområde svarende til afdeling, kontor .
    5. og følgende: Underområde
  3. Ansættelsesområde
    Den enhed, som ansatte i den pågældende enhed ansættelsesmæssigt tilknyttes, selv om vedkommende gør tjeneste i en enhed, der er på et lavere niveau i samme ledelsesstreng (Eksempelvis ansat på Klinisk Institut med tjeneste indtil videre på Neurologisk Afdeling)
  4. Personaleadministrativ enhed beskriver den enhed, der har det personaleadministrative ansvar for ansatte ved enheden. De personaleadministrative medarbejderes rettigheder i PØS defineres i forhold til den personaleadministrative enhed de tilknyttes.
  5. Økonomiadministrativ enhed har det økonomiske ansvar for enheden.
  6. Sted Defineres ved et stednummer i Navision. Der kan kun være et stednr til en enhed.
    Vedligeholdes (på sigt) af økonomiforvaltningen
  7. Valgenhed defineres ved den struktur, der vælges for valgområder (pt. ikke i brug)
  8. Sekretariat er en enhed, som fungerer som sekretariat for enheden. Det vil sige en enhed som udfører arbejdsopgaver, herunder ledelsesmæssige delegeret af enheden, men som ikke nødvendigvis er organisatorisk/ledelsesmæssigt underlagt enheden. (eks. Fakultetssekretariat eller et udvalgs sekretariat)
  9. Tjenestested (JFB er noget i tvivl om hvorledes den er tænkt anvendt, skal afklares med LMO)
  10. PAE-overenhed  Den personale administrative enhed beskrives i en selvstændig struktur, hvoraf enhedens kompetence bl.a. fremgår.
  11. Sygehus som enheden er tilknyttet, hvis den er en del af Århus Universitetshospital
  12. Arbejdsmiljø  tilknytning til arbejdsmiljøorganistionen
  13. IDV enhed - konverteringsliste for AD-begrundede tekniske enheder
    Den enhed, som den ansatte tilknyttes for at tilgodese AD-tilknytningen, hvis denne afviger fra enhedens AD-tilknytning. I præsentationer anvendes ENHED2. Disse enheder medtages ikke i PURE og IDV.

Roller

Roller er funktioner og embeder knyttet til et enhedsnummer, fx. rektor, prorektor, dekan, prodekan, institutleder, sekretær, udvalgsmedlem, m.m.

Tabellen hedder ENHED_LEDER (ENHED_ROLLE ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…).

Attributter

Der er mulighed for at tilknytte yderligere oplysninger, i særdeleshed enhedsbetegnelser på andre sprog, i det mindste engelsk. Her er i lighed med den danske betegnelse også både en kort og lang version, med samme krav til den korte:

Tabellen hedder ENHED_SPROG (ENHED_ATTRIBUT ville være et bedre navn, men vi holder fast i det, den nu hedder…).

En attribut kan være nedarvet gennem linjehierarkiet (overenhed i struktur) - her markeret med nedarves

  1. Kort sprogtekstpå max. 34 tegn. Skal være entydig (evt ved tilføjelse af hovedområde eller sygehus-identifikation.) og afsluttes med
    ", Dept. of , Study C. , Cent. f. , Sec. Of "

    som omtalt for de korte danske betegnelser

  2. Lang sprogtekst Fulde navn for enheden på et givet sprog
  3. Bemærkninger et fritekstfelt
  4. Tlf.område faktureringsgruppe for telefonapparater (pt. ikke i brug) nedarves
  5. OECD-fag til forskningsstatistik (bruges pt. ikke)
  6. OECD-enhed til forskningsstatistik (bruges pt. ikke)
  7. web-adresse for enhed (bruges vist ikke længere - JFB 7.2.13) nedarves
  8. web-info sti på gl. au.dk (bruges ikke længere) nedarves
  9. tværgående økonomigruppe (ukendt brug)
  10. EAN-nummer Vedligeholdes (på sigt) af økonomiforvaltningen nedarves
  11. CVR-nummer Vedligeholdes af HR nedarves
  12. P-nummer adressekode under det pågældende CVR-nummer Vedligeholdes af HR nedarves
  13. Fusionsenhed enhedsbetegnelse i forbindelse med fusionen
  14. SLS-konvertering enhedens SLS-nummer
  15. logostruktur struktur på logo-tekst nedarves
  16. logourl URL for særligt enhedslogo nedarves
  17. kontorepost @au.dk-adressen for enheden (upålidelig! JFB 7.2.13) nedarves
  18. uid er uid til bl.a. OCES-signatur
  19. directory legacy AD-directory for enheden - anvendes i IDM nedarves
  20. -
  21. web-visning Flag for web-visning: 1=Ja, 0=Nej nedarves
  22. fravær selvreg. (J/N) Adgang til selvregistrering af fravær (J/N) - vist afviklet 4.9.12 nedarves
  23. SLS-reg.nr. SLS-registreringsnummer (alle, der anvendes, er nu 28026) nedarves
  24. SLS-grp.nr.(alle, der anvendes, er nu 28026) nedarves
  25. SLSgulhus Intern lønangivelse af tilhørsforhold nedarves
  26. Ikke fravær i WebAROS J/N-flag om fravær vises i WebAROS (er det afviklet?)
  27. -
  28. -
  29. -
  30. Enhedsforkortelse Forkortelse, anvendt til betegnelse af enheden nedarves
  31. Benyttes i mailadr. JA/NEJ flag om enhedsforkortelse anvendes i mail (tror JFB 7.2.13)
  32. Logonavn (bruges pt. ikke - vist nok til at styre logoer i typo3) nedarves
  33. -
  34. -
  35. -
  36. -
  37. -
  38. -
  39. -
  40. Delregnskab - default nedarves
  41. Sted - default nedarves
  42. Projekt - default nedarves
  43. Aktivitet - default nedarves
  44. Bogføringskreds nedarves
  45. Nødkontoplan (bruges ikke JFB 7.2.13) nedarves
  46. -
  47. -
  48. -
  49. -
  50. -
  51. -
  52. Person PID typo3-side for medarbejderoversigt
  53. Forskning PID typo3-side for forskningsoversigt
  54. Aktivitet PID typo3-side for aktivitetsoversigt
  55. Projekt PID typo3-side for projektoversigt
  56. Presseomtale PID typo3-side for presseomtale
  57. Afhandling PID typo3-side for afhandlingsoversigt
  58. -
  59. Andet PID typo3-side for Andet
  60. -
  61. Bygningsnr Enhedens bygningsnummer nedarves
  62. GPS bredde breddegrad for indgangsdør til enheden nedarves
  63. GPS længde længdegrad for indgangsdør til enheden nedarves
  64. -
  65. -
  66. -
  67. -
  68. -
  69. -
  70. -
  71. Basissprog Basissprog for typo3-layout nedarves
  72. Farve: webside (gl) Farvekode for webside (vist under afvikling...) nedarves
  73. Farve: brevpapir Farvekode for brevpapir nedarves
  74. -
  75. -
  76. -
  77. -
  78. -
  79. -
  80. -
  81. Maildomæne (ikke i brug - er det ikke et tltag, der svarer til kode 30/31? JFB 7.2.13)
  82. -
  83. -
  84. -
  85. -
  86. -
  87. -
  88. -
  89. -
  90. -
  91. Enhed skal lukkes pt. ubrugt flag for at enhed skal lukkes. Virker som en hovsa - bør udtrykkes vha. type 41 (Lukket enhed)  JFB 7.2.13

246268 / i40