Displaynames

I det fælles mail- og kalendersystem vil alle kunne se alle mailkontis displayname. Displayname er den tekst, som står under "Navn", når man slår op i adressekartoteket og den tekst, som står under "Fra", når man modtager en mail.

For personer er displayname altid personens navn. Som udgangspunkt det navn, man har i CPR-registret. Den enkelte medarbejder kan selv rette sit displayname via mit.au.dk (Selvbetjeningen). 

Navnet på en funktion, en liste og en ressource skal beskrives mere kortfattet.

Det er derfor vigtigt, at displaynames er så nemme at forstå og afkode som muligt – og måske endnu vigtigere, at et displayname ikke misforstås, sådan at mail risikerer at gå til en forkert postkasse.

Hovedtanken bag retningslinjerne er, at displaynames laves så brugervenlige som muligt, og at det ikke skal være nødvendigt på forhånd at kende den organisatoriske struktur for at kunne finde frem til den rette postkasse.

Som udgangspunkt anvendes dansk som sprog.

 

  

Retningslinjer for displaynames

Når det gælder funktionspostkasser, der primært er beregnet til at sende mails til eksterne modtagere (dvs. uden for AU) skal displaynamet først og fremmest udformes af hensyn til modtagerne og den måde, som displaynamet vil fremstå i modtagernes mailboks. Samtidig må det ikke optræde misvisende internt på AU.

Fakulteter

De fire fakulteters displaynames er:

Forskningsfaglige enheder

Omfatter institutter, skoler jf. §8 i vedtægter (pt. = OHCARE og ASE), institutlignende enheder (pt. TDM og AU HE) og forskningsfaglige centre.

Fulde navne plus officiel enhedsforkortelse, hvis en sådan findes, fx:

  • Institut for Kultur og Samfund (CAS)
  • Ingeniørhøjskolen Aarhus Universitet (ASE)

Hvis enheden har et meget langt navn, og enheden traditionelt anvender forkortelsen i stedet for det fulde navn, så anvendes alene forkortelsen, fx:

  • ICOA  (i stedet for “Interdisciplinary Center for Organizational Architecture (ICOA)”)
  • Madalgo

Det aftales med ejeren af mailboksen, om det er det fulde navn eller forkortelse, der benyttes.

En række enheder (centre) anvender alene et engelsk navn. Det skal ikke oversættes.

Studienævn

Omfatter alle studienævn, masterstudienævn, fagstudienævn m.v.

Fulde navn, fx:

  • Studienævnet for Kultur og Samfund
  • Studienævnet for Teologi

Administrative enheder

Der kun anvendes foranstillet AU for administrative enheder, hvis det er:

  • et vicedirektørområde
  • en særlig, udadvendt funktion, fx AU Elitesport, AU Career

Administrative underenheder skal ikke hedde noget med ”…kontor” eller ”…enhed” – dog med enkelte undtagelser af særlige, udadvendte enheder.

Fx ”Journal”, ikke ”Journalkontoret”. Eksempel på undtagelse: ”Internationalt Center, Aarhus Universitet”.

Enheder med omfattende udadvendt kontakt kan tilføjes et ”Aarhus Universitet”. 

Vicedirektørområder

Fulde navn, fx:

  • AU Økonomi og Bygninger
  • AU HR

De administrative centre

Såfremt der findes funktionspostkasser for administrative centre og administrationschefer, er displayname som følger;

  • Administrationschef, ADM AR
  • Administrativt center for Arts

Underenheder og funktioner

Displaynames opbygges som følger:

  • Funktion + enhed

Funktion er den funktion, som mailboksen beskæftiger sig med. Funktionen skal være så kort og præcis og umisforståelig beskrevet som mulig.

Hvis en funktion findes i samme vicedirektørområde i både back office og mindst et front office, tilføjes ”back office” efter enhedsnavnet for at adskille.

Når der er tale om en underenhed, benyttes så vidt muligt underenhedens funktion frem for underenhedens navn. Som oftest vil de være sammenfaldende (”Budget”, ”Løn” osv.).

De officielle enhedsforkortelser kan anvendes i stedet for enhedens fulde navn, hvis displaynamet ellers ville blive for langt (over 50 anslag). Fx:

  • Bygningsdrift, Nobelparken, AU Planlægning
  • Campus Service, AU Planlægning
  • Regnskab, AU Økonomi
  • Controller, AU Økonomi
  • Institutleder, CAS
  • Centerleder, TDM
  • Internationalt Center, Aarhus Universitet
  • Dekan, Arts, Aarhus Universitet
  • Ph.d.-skoleleder, Ph.d.-skole, Arts
  • Journalisering, Ph.d.-skole, Arts

Der skal kun være angivet de enheder, som er nødvendige for at adskille funktionen for tilsvarende funktioner i andre enheder. I udgangspunktet anføres altså alene funktion + ”øverste enhed”. Denne ”øverste enhed” er:

  • Vicedirektørområdet for funktioner/enheder under AU ADM
  • Instituttet for funktioner/enheder under institutter
  • Centeret for funktioner/enheder under centre
  • Hovedområdet for dekanatet og faciliteter på hovedområdet

AU for funktioner/enheder, som betjener hele AU og som er eksternt rettet

Det vil normalt kræve kontakt til hver enkelt funktionspostkasseejer at få formuleret funktionen præcis og udtømmende.  

Eksempel på ikke-brugbare displaynames

  • Abdomen – (betyder mave). Siger intet om funktionen eller tilhørsforholdet
  • Eksamen Økonomi – misforståelig. Er der tale om eksamen i økonomi eller økonomien for afholdelse af eksamener
  • Alle ansatte – mangler organisatorisk identifikation

410832 / i40