FAQ - mail

Mailprogrammer og adgang

Hvilket mailprogram (mailklient) kan jeg bruge?

Pc med Windows: som klient skal du bruge Microsoft Office Outlook 2013, 2010 eller 2007. Hvis du har Outlook 2007 anbefaler vi dog, at du får opgraderet til nyeste Outlook. Ældre Outlook versioner supporteres ikke.

Mac: Generelt anbefaler vi at bruge Mail og Calendar, de indbyggede programmer i OSX. De virker til det meste, dog supporteres funktionspostkasser og mailkategorier ikke. Har du brug for yderligere funktionalitet kan du bruge webmail.
Outlook 2011 for Mac kan også bruges, men vil afhængigt af brugen kunne opleves som værende langsomt.

Webmail er tilgængelig fra alle platforme (mail.au.dk)

Andre platforme: brugerne kan tilgå mail via protokollen IMAP, fx ved brug af Thunderbird. IMAP kan, men må ikke, bruges til at synkronisere til hotmail, gmail osv. It-support supporterer ikke IMAP.


Jeg kan ikke få Outlook til at virke, hvad skal jeg gøre?

Kontakt din lokale IT-support, som vil hjælpe dig hurtigst muligt. I mellemtiden kan du bruge webmail, som du finder her mail.au.dk


Vi er nogle der bruger Unix arbejdsstationer med styresystemer som Fedora, Ubuntu, RedHat mm., hvor Exchange ikke findes. Hvad skal vi gøre?

Webmail er en mulighed. Men man kan også bruge Mozillas Thunderbird som mailklient med anvendelse af IMAP protokollen. Med Lightning får de adgang til din kalender.

Forward af mails

Må jeg videresende min AU mail automatisk til en mail udenfor AU?

Nej. Vi bruger i vid udstrækning mail- og kalendersystem som et værktøj i forbindelse med sagsbehandling. Det betyder, at der i de mails, der cirkulerer på AU, potentielt befinder sig følsomme og fortrolige personoplysninger, og vi er derfor forpligtede til at overholde Persondatalovgivningen, herunder sikkerhedsbekendtgørelsen.

Det betyder i praksis, at du ikke automatisk må videresende mails fra AU til mail uden for AU som fx gmail og hotmail. Du må dog gerne sende mails fra din gmail, hotmail eller lignende til din AU mail.

Dette gælder for ansatte. AU sender ikke personlig post via mail til de studerende, og derfor gælder denne regel om forward ikke de studerende.


Hvordan omdirigerer jeg automatisk mails fra Firstclass til Outlook?

  • Find en vejledning her

Jeg er ansat ved Health og regionen, kan jeg forwarde min AU mail til min Region mail?

Ja, du har mulighed for at sætte en regel op i Outlook, som videresender alle dine mails til din @rm.dk mailadresse.


Hvis jeg videresender en mail fra Outlook/webmail, kan modtager ikke se den originale afsenders mailadresse. Hvorfor ikke?

Microsoft har ikke gjort det muligt at se denne mailadresse i Outlook 2007/2010 and webmail.

Bruger man Mac (Outlook 2011) vil man derimod få vist mailadressen.

Kalender

Hvorfor kan jeg som Mac-bruger ikke åbne andres kalender uden de skal godkende?

AU IT kan desværre ikke ændre på de valgte default indstillinger for rettigheder til kalender. Hvis vi skal give tilstrækkelige rettigheder til, at en Mac-bruger kan ”åbne” en anden brugers kalender, giver vi også rettigheder til, at alle kan se indholdet af mødeindkaldelser. Det ønsker vi ikke.

Vær dog opmærksom på, at du som Mac-bruger stadig har adgang til alle de samme information som alle andre, hvis du bruger planlægningsassistenten.

Mailadresse

Kan jeg kun have én afsenderadresse?

Ja, Microsoft Exchange kan håndtere én afsenderadresse pr. mailkonto, og en person kan kun have én mailkonto.

Alle mails afsendes med den tildelte mailadresse, men der kan modtages mails på et antal mailalias med tilknytning til dine enheder. Kontakt AU IT-Support, hvis du ønsker dette. Vær opmærksom på, at man som bruger i Outlook kan oprette og vælge imellem forskellige autosignaturer, der indsættes nederst i mailen.


Enheden i min mailadresse er ukorrekt. Kan jeg få ændret min mailadresse?

Du kan godt selv ændre din mailadresse, dog kun dit mailnavn (det foran @). Du ændrer mailnavnet og dermed din mailadresse på mit.au.dk. Find en vejledning til hvordan du gør her.

Hvis du ønsker at ændre enheden (det efter @) i din mailadresse, skal du kontakte din nærmeste leder. Du kan ikke selv ændre dette. Det er din nærmeste leder, der afgør din primære enhedstilknytning, som mailadressen er bygget op efter. Se liste over godkendte enhedsforkortelser her.


Hvor kan jeg se min(e) sekundære mailadresser?

Følg disse 5 trin:

  1. Åbn Outlook.
  2. Klik på Adressekartotek på startsiden.
  3. Indtast dit navn i søgefeltet
  4. Dobbeltklik på dit navn
  5. Vælg fanebladet E-mail-adresser.

Din primære mailadresse står her skrevet med store bogstaver, og din(e) sekundære mailadresse(r) står skrevet med små bogstaver.

Mobil

Hvordan får jeg adgang til min AU mail og kalender på min mobil?

Find vejledninger til konfiguration af mail og kalender på Nokia, iPhone, Samsung og HTC her


På listen over hvilke sikkerhedsrettigheder Exchange har på mobilen, er der listet muligheden for at 'remote wipe' min telefon. Hvad betyder det?

Exchange giver mulighed for, at både brugeren og AU IT kan 'remote wipe' (dvs. fjerne alt indhold på telefonen) en telefon, fx hvis du mister din telefon. Du kan selv 'remote wipe' din telefon via webmail, mens AU IT benytter Exchange Management Console.

Kontakt it-support på dit hovedområde, hvis du skal have hjælp til at 'remote wipe' din telefon.


Jeg vil købe en privat mobil, der skal synkronisere AU mail og kalender. Hvad skal jeg vælge?

It-support yder ikke support på private mobiltelefoner/smartphones.

Det væsentligste er:

Vedhæftninger i mails

Hvorfor kan jeg ikke vedhæfte alle filtyper, når jeg sender en mail?

Der er visse filertyper, der ikke kan modtages i Outlook som vedhæftede filer, fx .exe-filer, fordi de kan inficere computeren med virus. Dette er for at beskytte computeren.


Hvordan kan jeg sende store filer?


Bliver zip-filer scannet, og hvordan reagerer anti-virus på beskadigede eller krypterede sprogfiler

Zip-filer vil blive scannet. Beskadigede komprimerede filer vil blive fjernet, mens krypterede komprimerede filer får lov til at passere filteret.

Anti-virus vil blokere alle eksekverbare filer.


Jeg modtager mails med winmail.dat-filer istedet for de filer (fx Excel), som rent faktisk er vedhæftet. Hvorfor?

Det er et gammelt og velkendt problem i Microsoft-verdenen.

Det er ikke Exchange-opsætningen, der er problemet, men derimod indstillingen i afsenders Outlook.

Outlook er sat op til at sende i RTF-format, der af Exchange omformes til en winmail.dat fil. Modtagers Exchange kan pakke filen ud, men alle andre kan ikke.

Løsningen er simpel: afsender skal gå ind i Outlook, og vælg Indstillinger. Ved oprettelse af mail kan man vælge mellem tre muligheder: "HTML" (bør vælges) , RTF og ren tekst. Vælg HTML.

Backup af mails

Hvor lang tid tilbage er der backup af mails?

Der er backup af mails 30 dage tilbage inkl. slettede mails.

AU IT tager backup primært for 'disaster recovery'. I de situationer hvor 'item recovery' ikke er tilstrækkeligt (fx fordi man ved en fejl har slettet en hel mappestruktur), kan AU IT også lave restore fra backup – men kun hvis andre muligheder er undersøgt og ikke fungerer.


Hvor lang tid tilbage kan man gendanne slettede mails?

Slettede mail/items ligger i recovery i 180 dage.

I Outlook vælger du fanebladet 'Mappe' og funktionen 'Gendan slettede mails'. Her kan de finde de mails, der skal gendannes.


.pst filer

Outlook på PC understøtter brugen af .pst filer, hvor mails gemmes lokalt i en fil på PC’en. Disse filer kan bruges, hvis du har behov for at exportere mails, der skal arkiveres og slettes fra Exchange.

.pst filer kan også bruges som aktivt arkiv, hvor arkivet bruges som en ekstra synlig folder i Outlook, hvor mails blot er placeret i en fil på ens lokale PC. Dette anbefales ikke, da der vil være høj risiko for datatab, da vi ikke kan sikre backup af denne fil/mails i filen.

Filen kan teknisk placeres på et netværksdrev, hvor der er backup, men dette supporteres ikke af Microsoft. .pst filer skal ikke forveksles med den kopi af mailboksen, som Outlook typisk laver på PC’en (.ost filen), som er en ren kopi af mailboksen på serveren.

Vi har i Exchange ubegrænset plads for alle brugere, så brug dette i stedet. Har du behov for at flytte ting til arkiv (fx så de ikke synkroniseres til PC’en, så du holder størrelsen på .ost filen nede), så tilbyder vi på Exchange online arkiv.

Kontakt din lokale IT-support, hvis du har behov for dette.

 

Andet

Hvorfor accepterer mailserveren ikke +tags med varianter?

Microsoft Exchange og Outlook understøtter kun et subset af standarder for SMTP (RFC5322 og RFC6531), specielt er der indskrænkninger i brugen af karakterer i adressefelterne. Således vil Outlook ikke acceptere kommentarer i mailadressens lokale del omsluttet af (), mens Exchange mailserveren ikke accepterer +tags med varianter (subdomain addressing).

Har man derfor benyttet disse faciliteter tidligere på det tidligere NAT, vil mails sendt med disse tags IKKE blive modtaget i det nye mail- og kalendersystem – i stedet afvises de med besked om, at modtageren ikke findes (NDR).


Hvordan indrapporterer jeg en mail som SPAM?


Hvordan bruger jeg digital signatur/krypterede mails?

Outlook understøtter brugen af digital signatur til at signere og/eller kryptere mails. En del ansatte bruger dette sammen med deres digitale medarbejdesignaturer til at kryptere mails, der indeholder følsom eller fortrolig information. Hvis du har en medarbejdersignatur kan du finde vejledninger til konfiguration af Outlook 2010 her.

For at man kan sende en krypteret mail til en modtager skal man kende modtagerens digitale signatur. Dette gøres nemmest ved, at man får modtageren til at sende en digital signeret mail. 

 

 

1421235 / i40