Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Mail, kalender og mailadresser Væsentlige retningslinjer

Væsentlige retningslinjer

Alle brugere er forpligtet til at overholde AU's retningslinjer for brugen af det fælles mail- og kalendersystem, herunder AU's it-sikkerhedspolitik og Persondatalovgivningen

Nøgleordene er sund fornuft. Først og fremmest må du ikke bruge mail privat i et omfang, der generer andres arbejde, og du må aldrig bruge din AU mail kommercielt.

AU IT kan, om nødvendigt, skaffe sig adgang til din mailkonto, hvis der er behov for at finde en arbejdsrelateret mail i dit fravær. De skal naturligvis fortælle dig, at de har gjort det. Hvis du bruger postkassen privat, så placer dine private mails i en mappe/mappestruktur navngivet ”Privat” – så leder It-support ikke der.

Kontrakter, juridisk bindende mails and andre dokumenter som omfatter journaliseringspligt, må ikke opbevares i mailkonti.

Husk at når du bruger din AU mail repræsenterer du universitetet. Du har naturligvis ytringsfrihed, men du må ikke udtale dig på vegne af universitetet (eller se ud som om, du gør det) medmindre, at du er bemyndiget til det, og du må ikke med din adfærd kunne bringe universitetet i miskredit.

Find de vigtigste beslutninger vedrørende det fælles mail- og kalendersysten samt de øvrige retningslinjer for brug af systemet herunder.

Hvem får en personlig mailkonto?

For at få en mailkonto skal man oprettes med en entydig identifikation, dvs. et AU ID.

Følgende får en personlig mailkonto:

  • Fastansatte (VIP, TAP, PHD, STIP) får automatisk en personlig mailkonto og mailadresse.
    Mailkontoen følger personen igennem hele tilknytningen til Aarhus Universitet.
  • Gæster, deltidsansatte (eksterne lektorer, undervisningsassistenter, studentermedhjælpere osv.) tildeles ikke automatisk en mailkonto, men de kan få en mailkonto efter anmodning fra nærmeste leder.
  • Studerende får en mailkonto på post.au.dk.

Særligt for personer, der både er studerende på AU og ansatte på AU:

Hvis en person både er studerende og ansat (fx en studentermedhjælper eller en medarbejder på efteruddannelse) oprettes der to mailkonti. Der gælder forskellige rettigheder for henholdsvis studerende og medarbejdere, og de to roller skal kunne adskilles.

  • Al studentermail sendes til post.au.dk. Mail til post.au.dk er grundlæggende privat, og AU må derfor ikke læse med. Desuden sender AU ikke fortrolige mail til post.au.dk. 
  • Al medarbejdermail er grundlæggende arbejdsgiverens og arbejdsgiveren må derfor læse mail efter nærmere bestemte retningslinjer. 
  • Et eksempel: Når en studentermedhjælper sender en mail i arbejdsrelation, er det vigtigt, at modtageren kan se, at mailen er sendt i rollen som medarbejder og ikke som studerende.

 

 

Én afsenderadresse, flere modtageradresser

Det fælles mail- og kalendersystem, Microsoft Exchange, kan håndtere én afsenderadresse pr. mailkonto, og en person kan kun have én mailkonto. 

Alle mails afsendes med den tildelte mailadresse, men der kan modtages mails på et (ubegrænset) antal mailalias efter nærmere aftale.

Vi gør opmærksom på, at man som bruger i Outlook kan oprette og vælge imellem forskellige autosignaturer, der indsættes nederst i mailen.

 

 

Ingen forward

AU bruger i vid udstrækning mail- og kalendersystem som et værktøj i forbindelse med sagsbehandling. Det betyder, at der i de mails, der cirkulerer på AU, potentielt befinder sig følsomme og fortrolige personoplysninger, og vi er derfor forpligtede til at overholde Persondatalovgivningen, herunder sikkerhedsbekendtgørelsen.

Det betyder i praksis, at du ikke automatisk må videresende mails fra AU til mailadresser udenfor AU som fx gmail. Du må dog gerne sende mails fra din gmail eller lignende til din AU mail.  

Dette gælder kun for medarbejdere. AU sender ikke personlig post via mail til de studerende, og derfor gælder denne regel om forward ikke de studerende.

Størrelse på din AU mail

Der er ingen øvre grænse på AU's mailkontis størrelse.

Der er dog grænser for hvor store vedhæftede filer, du kan sende:

  • Med Outlook til PC og fra webmail kan du sende filer på op til 50 MB. Du skal dog være opmærksom på, at mange modtagere har en meget lavere grænse.
  • Du kan vedhæfte op til 500 filer på en gang.
  • Hvis du bruger Mac, kan der være en lavere begrænsning på ca 30 MB - uanset om du bruger Apple Mail eller Outlook 2011. Dette skyldes en at der bruges en anden encoding på Mac.
  • Hvis du har behov for at sende store filer udbyder DEIC (tidligere Forskningsnettet) en fildelingsservice. Læs mere på www.deic.dk/filesender

 

 

Adgang til AU mail via smartphone, tablet mm.

Der ydes kun support på et begrænset udvalg af mobiltelefoner, smartphones mm., herunder iPhone/iPad, et udvalg af Android telefoner og Windows 7 eller 8 telefoner.

Kun mobile enheder, der understøtter Microsofts "ActiveSync" funktionalitet må tilsluttes det fælles mail- og kalendersystem. 

Hvis du er i tvivl om hvorvidt din smartphone, tablet mm. er understøtter, kan du spørge din lokale it-support.  

ActiveSync medfører, at AU IT kan leve op til AU's sikkerhedspolitik.

 

 

Rettigheder til at se andres kalender

Det er blevet besluttet, at alle medarbejderes kalendere, som udgangspunkt, skal være åbne.  Det vil sige, at alle medarbejderes kalendere sættes op med (begrænset) åbenhed.

Det vil sige, at alle medarbejdere kan se følgende: 

  • I Outlook 2010 og 2013: Mødets/aftalens tid, sted og emne.
  • I Outlook 2011 (Mac): Mødets/aftalens tid (kan kun ses under punktet 'Planlægningsassistent' i mødeindkaldelsen).

Private aftaler

Hvis en aftale ikke ønskes synlig, skal du markere den som ’privat’.

Det betyder, at aftalens emne, sted, indhold, deltagerliste og bilag ikke kan ses af andre. Det er dog synligt for dem, at du er optaget.

Vær dog opmærksom hvis du sender en mødeindkaldelse til andre, som du markerer som privat. En deltager i et møde kan fjerne markeringen som privat. Dette sker bl.a. hvis du booker et lokale til mødet. Her vil lokalet automatisk fjerne markeringen som privat, så emne vil være synlig i lokalets kalender. Hvis du booker et privat møde i et lokale bør du derfor bruge et ”neutralt” emne.

 

 

Adgang til at booke ressourcer

Ressourcer (mødelokaler, udstyr og biler) bruges udelukkende til kalendermæssig styring / booking.

Booking af ressourcer er tilgængelig for alle medarbejdere på AU. Det betyder bl.a., at enheder i udgangspunktet ikke har "egne" lokaler.

Der kan være begrænsninger i anvendelsen af ressourcer. Disse styres organisatorisk (fx "Du kan reservere bilen, men det medfører ikke nødvendigvis, at du kan få nøglen").

Der kan desuden være tilknyttet omkostninger til brug af ressourcer, dette håndteres udenfor det fælles mail- og kalendersystem.

 

 

Arkiveringsfunktionalitet

Det fælles mail- og kalendersystem kan tilbyde arkiveringsfunktionalitet til medarbejdere med store indbakker/mange mails. Dette sættes op efter nærmere aftale med it-support.

 

 

Procedure i forbindelse med en medarbejders flytning inden for AU

  • Den personlige mailkonto bibeholdes.
  • Hvis medarbejderen flytter til en enhed, der benytter et andet mail-domæne (det efter @) tildeles der automatisk en ny mailadresse, og den gamle mailadresse bliver til en modtageradresse.
  • Medarbejderen modtager en mail om skiftet af mailadresse.

 

 

Procedure ved medarbejders fratrædelse

Giv din lokale IT-support besked om fratrædelse. Herefter deaktiverer de din mailkonto.

Når en mailkonto deaktiveres er det ikke længere muligt for brugeren at logge ind på mailkontoen og sende fra mailkontoen. Der sættes automatisk et standard autosvar:

 

"Denne mailadresse eksisterer ikke længere. Mail sendt til denne adresse bliver ikke behandlet eller videresendt! / This email address no longer exists. Email sent to this address will not be read or forwarded."

Efter en "lukke-periode" slettes mailkontoen og gendannelse ikke længere muligt. Det er heller ikke muligt at have autosvar fra en slettet mailkonto. "Lukke-perioden" kan forlænges. Initiativ hertil ligger hos den afdeling, medarbejderen er ansat i.

Der arbejdes med forskellige "lukke-perioder" for hhv. TAP og VIP:

  • For TAP: lukkeperioden er på 1 år, hvorefter mailkontoen slettes.
  • For VIP: lukkeperioden er på 5 år, hvorefter mailkontoen slettes.

Eksempler:

  • PhD studerende, der afleverer deres afhandling, er principielt afskediget fra de afleverer - men har brug for deres mailkonti mindst indtil de har forsvaret deres afhandling.
  • Emeriti, der er aktive efter pensionering

1425991 / i40