Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Mail, kalender og mailadresser Vejledning i den gode mail

Vejledning i den gode mail

Er en mail nu også det rigtige? 

  • Spørg først dig selv, om det er bedre at ringe eller tale face-to-face med personen 

Den gode mail 

  • Skriv et sigende emnefelt
  • Mailen skal have et formål – gør modtageren klart, hvad det er 
  • Bestræb dig på kun at have ét budskab. Har du flere, så opdel mailen i afsnit, og giv hvert afsnit en overskrift
  • Skriv det vigtigste først 
  • Skriv kort, klart og letforståeligt 
  • Brug punktopstillinger 
  • Vær venlig 
  • Sæt en realistisk deadline, hvis du beder en kollega om at løse en opgave 
  • Tænk over, hvor meget af en korrespondance, det er nødvendig at videresende 
  • Sæt ikke flere end højst nødvendigt på cc. Er mailen relevant for dem alle? 
  • Hvis du sender en mail til flere, er der mindre sandsynlighed for, at nogen udfører opgaven 
  • Hvis du bruger bcc., kan modtageren ikke se, hvem der ellers har fået mailen. Det øger risikoen for, at denne sender mailen videre til nogen, der allerede har fået den 
  • Afslut med dine kontaktdata, så det bliver let for din modtager at få fat på dig

Når du svarer på en mail: 

  • Brug kun sjældent ”Svar til alle” ved gruppemails. Svar kun afsenderen

Autosvar

  • En ekstra service for dem, der sender mails til dig 
  • Brug autosvar ved fravær (Filer – Oplysninger – Autosvar i Outlook)

Massemails 

Før du udsender en mail til store grupper af ansatte udenfor din egen enhed (massemail), er det en god idé at kontakte AU Kommunikation med henblik på at få hjælp til at vurdere:

  • hvad du kan gøre for at øge chancerne for, at mailen opleves som relevant og ikke som spam 
  • om massemailen er den bedste kanal til dit budskab? Overvej fx om det i stedet kan lægges på medarbejderportalen som en meddelelse eller en nyhed. 

Sådan laver du en mailsignatur.

Kursus i 'Den gode mail'

Kommunikation og Presse tilbyder kurser i 'Den gode mail' til Fællesadministrationen. 

Skriv til web.us@au.dk, hvis I er interesserede. 


1394481 / i40