Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Mail og kalender - Office365 Outlook-vejledninger

Office 365 - Outlook-vejledninger

For at bruge Office 365 skal du have installeret Outlook 2016 eller en nyere version på din PC eller Mac.

Outlook 2016 til Mac

AU IT anbefaler at man anvender Microsoft Outlook (version 16.16 eller højere). De integrerede mail og kalender programmer i macOS 10.14 Mojave kan muligvis fungere med totrinsbekræftelse, hvis der benyttes appadgangskoder, men der ydes ikke support på den opsætning! AU IT supportere udelukkende Outlook.  

Outlook kalender

Vejledninger

Outlook 2016:

Outlook 2016 for mac:

Deling af kalender med personer udenfor AU

Kontakt IT-support for at få links til deling af din kalender med eksterne.

Åben/lukket kalender

Det er blevet besluttet, at alle medarbejderes kalendere i det fælles mail- og kalendersystem, som udgangspunkt, skal være åbne. Alle medarbejderes kalendere sættes op med (begrænset) åbenhed.

Det vil sige, at alle medarbejdere kan se følgende: 

  • I Outlook 2016:
    • Mødets/aftalens tid, sted og emne.
    • Man kan ikke se aftalens indhold, deltagerliste og/eller bilag.
    • Hvis et møde/en aftale ikke ønskes synlig, skal du markere den som ’privat’.
  • I Outlook 2016 for Mac:
    • Mødets/aftalens tid (kan kun ses under punktet 'Planlægningsassistent' i mødeindkaldelsen).
    • Man kan ikke se aftalens indhold, deltagerliste og/eller bilag.
    • Hvis et møde/en aftale ikke ønsker synlig, skal du markere den som 'privat'. 

Den enkelte medarbejder kan justere disse rettigheder og tilføje stedfortræder m.v.  

Ressourcer (lokaler, udstyr mm.) i kalenderen

Ressourcer på AU skal forstås som lokaler, udstyr, biler mm. Ressourcer kan bookes i Outlook kalenderen. 

  • Ressourcer bruges udelukkende til kalendermæssig styring / booking.
  • Booking af ressourcer er tilgængelige for alle ansatte på AU. Det betyder bl.a. at afdelinger ikke har "egne" lokaler.
  • Der kan være begrænsninger i anvendelsen af ressourcer - disse styres organisatorisk. Med andre ord: "man kan reservere bilen, men det betyder ikke nødvendigvis, at man kan få bilnøglen."
  • Der kan være tilknyttet omkostninger til brug af ressourcer. De håndteres udenfor det fælles mail- og kalendersystem.
  • Alle ressourcer er navngivet efter samme standard.

Disse regler kan undtagelsesvis fraviges. Kontakt din lokale it-support herom.

Hvad indebærer rollen som ressourceejer?

Alle ressourcer i Exchange kalenderen skal have en ejer. Ressourceejeren får tildelt rollen som "Ejer/Owner" (dvs. at vedkommende kan oprette, læse, ændre og slette alle emner og filer mm.) i det fælles mail- og kalendersystem, Exchange.

  • Ressourceejeren er ansvarlig for, at oplysninger om ressourcen er korrekte.
  • Ressourceejeren kan ændre i andres reservationer af ressourcer
  • Ressourceejeren har formelt retten til at reservere den specifikke ressource for andre - også selvom det strider imod det fælles praksis om, at den enkelte medarbejder selv er ansvarlig for reservation af ressourcer.
  • Ressourceejeren kan uddelegere, hvilket betyder, at vedkommende kan give andre ansatte rettigheder til at reservere ressourcer og indkalde til møder på andre medarbejderes vegne.
  • Delegeringen er en personlig tildelt rettighed og er ikke tilknyttet bestemte ressourcer. 
  • Delegering er ganske normalt i en chef / sekretær-relation. 
  • Man kan også have den praksis, at en bestemt person / gruppe booker møder for en hel afdeling. Det skal så ske ved, at alle personer i afdelingen delegerer rettigheden til denne person / gruppe.

1444895 / i40