Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Mail og kalender Funktionsmail

Funktionsmail

Alle funktioner (fx institutsekretariat, studievejledning m.v.), embeder (institutleder, dekan osv.) og enheder (institutter, centre) på universitet skal have en permanent funktionsmailadresse og mailboks i det fælles mailsystem. Det er funktionen/embedet/enhedens ansvar at bestille en funktionsmailboks hos IT-support, hvis den mangler.

Andre grupper kan få en funktionsmail ved henvendelse til it-support. Funktionsmailen skal være arbejdsrelateret.

Studerende og studenterorganisationer tilbydes ikke en funktionsmail i det fælles mail og kalendersystem. Heller ikke selv om den studerende er ansat som studentermedhjælper. Studerende og studenterorganisationer tilbydes i stedet en løsning i systemet Mailman. Læs mere om Mailman.

Alle funktionsmailbokse oprettes som delte mailbokse, der kan tilgås af flere personer.

En funktionsmailboks skal have en ejer, som er identificeret ved et AU ID. Ejeren har ansvaret for mailboksen og kan tildele rettigheder til andre medarbejdere, herunder studentermedhjælpere. F.eks. retten til at skrive mail eller retten til kun at læse mail.

Kontakt din lokale IT-support for at bestille en funktionsmailadresse.

Godkendelse

AU IT, Web godkender nye funktionsmailadresser, i tvivlsspørgsmål rådspørges Universitetsledelsens Stab - Kommunikation og Presse.

Vejledninger til opsætning

Nedenstående guides er baseret på Outlook 2016 på henholdsvis Windows og Mac.

Windows

Højreklik på din email adresse ude til venstre og vælg "Data File Properties"
Højreklik på din email adresse ude til venstre og vælg "Data File Properties"
Klik på knappen "Advanced..."
Klik på knappen "Advanced..."
Vælg undermenuen "Advanced" i toppen og tryk på "Add" i dette felt skriver du mail-adressen på den du ønsker at åbne. Herefter trykker du på OK og Apply.
Vælg undermenuen "Advanced" i toppen og tryk på "Add" i dette felt skriver du mail-adressen på den du ønsker at åbne. Herefter trykker du på OK og Apply.

Mac

I toppen af din Outlook klikker du på "File" herefter vælger du open og "Other User's Folder..."
I toppen har du et søgefelt, her kan du enten søge efter din mail-adresse eller navnet på den. Hvis du har adgang til mailboksen, vil den nu være tilgængelig ude i venstre side i din Outlook klient.

362509 / i40