Medarbejdere, der skal have it-hjælp, får fremover én, nem indgang, hvor de kan henvende sig. Men også i afdelingens maskinrum sker der ændringer.

Vicedirektør for AU IT Flemming Bøge fremhæver tre væsentlige ændringer i den nye, fremadrettede organisering af Aarhus Universitets it-organisation.
For det første bliver front office- og back office-funktioner adskilt, for det andet får brugerne én samlet indgang til service og support, og for det tredje bliver back office-afdelingerne System og Udvikling samt Drift og Teknologi adskilt, så det bliver tydeligt, hvornår et it-projekt er under udvikling, og hvornår det er i drift.

Enighed om serviceniveau

– Medarbejdere på Aarhus Universitet kommer tydeligst til at mærke den nye it-organisation ved, at de kun skal henvende sig et sted for at få it-hjælp. På hvert administrativt center bliver der en indgang for service til medarbejderne på det område. Og kan opgaven ikke løses der, bliver den sendt videre internt i it-organisationen, så vedkommende, der henvender sig, ikke skal bekymre sig om at ringe videre og følge op, forklarer Flemming Bøge.

Vicedirektøren forklarer, at et væsentligt omdrejningspunkt for den direkte brugerkontakt bliver de såkaldte ”service level agreements”, som er aftaler om, hvad brugerne kan forvente af AU IT.

Klar opdeling i funktioner

Samtidig bliver service og support i den nye organisering klart adskilt fra driften og udviklingen. Denne adskillelse i såkaldt ”front office” og ”back office” har ifølge Flemming Bøge ikke været helt klar før.
­– Vi gør det for at kunne fokusere organisationen og blive skarpere og dygtigere til de opgaver, vi har. Ikke alle kan være med i alting, og den samme it-mand kan have svært ved både at yde support, holde systemerne i drift og udvikle nye.

Af samme grund bliver de to back office-funktioner drift og udvikling også fremover tydeligere adskilt – det ses ved oprettelsen af to selvstændige afdelinger.

– Vi vil gerne blive bedre til at prioritere og fokusere vores indsats – både i forhold til, hvilke systemer vi har kørende, og hvilke vi gerne vil udvikle. Risikoen, når drift og udvikling ikke er adskilt, er, at man kommer til at sætte for mange spændende udviklingsopgaver i gang og dermed underprioriterer den daglige drift.