FAQ

Hvordan kommer jeg i gang?

Kontakt Nanna Garner fra Porteføljeenheden ng@au.dk eller tlf: 20707646

Findes der en skabelon, jeg kan anvende til at indsende mit ønske?

Ja, der findes en skabelon, du kan anvende. Den finder du inde på denne side. Er du i tvivl om henvendelsen er et projekt så skriv i stedet en mail med en kort beskrivelse og send den til Portefølje@it.au.dk. Du vil derefter blive kontaktet af en medarbejder fra AU IT, der kan hjælpe med at finde ud af hvor stor en opgave det er.

Hvor deltaljeret skal min henvendelse være?

Det er ikke nødvendigt at beskrive henvendelsen ned til mindste detalje, men den skal være beskrevet således, at modtager kan danne sig et overblik over projektets omfang og indhold. Du vil efter at have sendt henvendelsen blive kontaktet af en fra AU IT, der kan hjælpe med at færdiggøre beskrivelsen. Send henvendelsen til portefølje.it@au.dk

Hvem kan jeg kontakte for at få svar på mine spørgsmål?

Du kan kontakte Nanna Garner fra Porteføljeenheden ng@au.dk eller tlf: 20707646.

Hvordan prioriteres et projekt?

Det er LEA, der træffer beslutning om hvilke projekter, der skal prioriteres og hvorledes prioriteringsrækkefølgen skal være. Det gør LEA bl.a. med udgangspunkt i scoringerne.

LEA behandler prioriterede projekter på månedligt møde, hvor også tages stilling til nye projekter, samt igangsætning  og prioritering af eksisterende projekter. Læs mere om prioritering af projekter her: http://medarbejdere.au.dk/administration/it/projekter/faelles-beslutningsmodel/

Hvornår prioriteres et projekt?

LEA behandler prioriterede projekter på månedligt møde, hvor også tages stilling til nye projekter, samt igangsætning  og prioritering af eksisterende projekter. Læs mere om projektprioritering her: http://medarbejdere.au.dk/administration/it/projekter/faelles-beslutningsmodel/

Rykker mit projektønske op ad listen desto længere tid det har stået der?

Nej. Hvis projektet skal fremmes skal det ske via nærmeste LEA-medlem, dvs. Administrationschef, Vicedirektør eller Universitetsdirektøren. De har mulighed for at bringe projektet op på det månedlige møde hvor de prioriterede projekter behandles.

Hvem skal anvende den fælles beslutningsmodel?

Den fælles beslutningsmodel, herunder den fælles projektmodel, skal anvendes til alle projekter i Enhedsadministrationen, der kan involvere AU IT.

Hvem skal anvende den fælles projektmodel?

Den fælles IT-projektmodel skal bruges i alle prioriterede projekter, der har en projektleder, uanset projektlederens organisatoriske tilhørsforhold. Læs mere om projektmodellen her: http://medarbejdere.au.dk/administration/it/projekter/faelles-projektmodel/

Hvornår skal projekterne scores?

Alle projekter, der ønskes prioriteret skal være scoret. Det kan gøres ved at bruge skabelonen til ”Kort projektbeskrivelse” som findes i værktøjskassen: http://medarbejdere.au.dk/administration/it/projekter/vaerktoejskassen/

Det betyder, at projekter skal scores, når man ved, det skal være et og man ønsker at LEA skal prioritere det.

Hvor finder jeg hjælp?

I filen ”kommunikationspakke beslutningsmodel” som du finder på denne side, gennemgås de enkelte illustrationer i beslutningsmodellen inkl. Projektmodellen. Ligeså er de enkelte områder yderligere beskrevet på samme side. 

Der er lavet en værktøjskasse med skabeloner og værktøjer som skal bruges. Værktøjskassen befinder sig her.

Kontakt Nanna Garner i porteføljeenheden ng@au.dk eller tlf: 20707646 for yderligere hjælp. 

Hvad skal jeg være særligt opmærksom på?

  • Projektmodellens leverancer er minimumsleverancer.
  • Statusrapport til PFU/LEA senest d. 5. hver måned.
  • Find skabelon i værktøjskassen her
  • Projektet slutter først når implementeringen er afsluttet

Hvis jeg har gode ideer til indholdet i beslutningsmodellen eller projektmodellen, hvor kan jeg så sende dem hen?

Alle kan komme med input og gode ideer til den fælles projektmodel og beslutningsmodellen. Det er PFU der, som sekretariatsbetjening til LEA, tager stilling til om/hvordan input kan indarbejdes i materialet. LEA orienteres om større ændringer og inddrages som beslutningstager på væsentlige ændringer.

Input kan sendes til Nanna Garner, ng@au.dk.

Hvem er PFU?

PFU består af AU ITs chefgruppe samt Universitetsdirektøren.

PFU:

  • Sekretariatsbetjener LEA i forhold til vedligeholdelsen af projektporteføljen og indsamling af ændringsanmodninger og statusrapporteringer fra projekterne.
  • Sekretariatsbetjener LEA i forhold til vedligehold af den fælles IT-projektmodel samt beslutningsmodellen for projektporteføljen.
  • Tildeler AU IT ressourcer til projekter samt forvaltning og mindre udviklingsopgaver.
  • Mødes 1 gang månedligt og behandler projekt og porteføljerelaterede emner.
  • Tager stilling til ændringsanmodninger og deres konsekvenser.
  • Agerer på statusrapporteringer.
  • Følger op på porteføljeplanen og projektprioriteringerne.
  • Metodereviewer PID.
  • Sikrer arkitekturgodkendelser.
  • Afslutningsgodkender projekter med henblik på sikring af minimumsleverancer og erfaringsopsamling.

Hvor sender jeg ansøgningen om udmøntning af midler til digitaliseringsstrategien hen?

Ansøgningen sendes på mail til Nanna Garner ng@au.dk, som sikrer at ansøgningen kommer videre til godkendelse på førstkommende PFU.

Hvornår skal man benytte statens IT-projektmodel?

Budgetvejledning 2016-Finansministeriet  samt cirkulære om ændringer til budgetvejledning 2016 på Finansministeriets hjemmeside: https://www.fm.dk/publikationer/2015/budgetvejledning-2016  beskriver kravene til brug af statens IT-projektmodel. I cirkulæret står der at: 

En statsfinansieret selvejende institution kan iværksætte it-projekter, jf. punkt 2.2.18.1 It-projekter, hvis den samlede budgetterede udgift til anskaffelse og udvikling, inkl. internt ressourceforbrug, udgør under 60 mio. kr.

Iværksættelse af it-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 60 mio. kr. eller derover, forudsætter anvendelse af statens it-projektmodel jf. punkt 2.2.18.1.

Der står også i cirkulæret at:

”2.2.18.1.2 - Hvis et igangværende it-projekt overskrider grænsen på 60 mio. kr., skal projektet behandles i Statens It-råd og forelægges Finansudvalget, inden det føres videre. Forelæggelse skal ske snarest og senest 3 måneder efter, at institutionen blev bekendt med, at der vil ske en overskridelse”.


1429943 / i40