Projektet startede medio februar 2009 og fra midt i marts arbejdede to grupper – med bred deltagelse fra hele AU – med hhv. tekniske og indholdsmæssige krav / ønsker.
Med udgangspunkt i de to andre gruppers arbejde udarbejdede beslutningsgruppen de overordnede krav til et nyt system.

Den 14. april annoncerede vi en beskrivelse af en halv snes kvalitativt beskrevne krav. Vi bad om overslag på driftsimplementering, uddannelse, udfærdigelse af skabeloner mm; men vi leverede ikke data til egentlige tilbud. Vi modtog 15 svar den 4. maj.

Blandt svarene udvalgte vi 3, der blev bedt om at præsentere deres løsning mere dybtgående på to dage i begyndelsen af juni.

• Sitecore v. Creuna hhv. NetMester
• Typo3 v. Linkfactory

Beslutningsgruppen fik over 6 dage præsenteret to systemer og tre implementeringspartnere. Der var enighed om at alle tre partnere kunne løfte opgaven og at begge systemer var tilstrækkeligt gode til at levere det AU har brug for i de kommende år. Vi fravalgte derefter Creuna, fordi Netmester leverede en bedre præsentation, bl.a. begrundet i, at de demonstrerede en god forretningsforståelse med DTU og KU-Life som referencer.

De 6 dages præsentationer medførte, at vi kom langt m.h.t. at vælge system og implementeringspartner samt medførte en bedre viden om de udfordringer, AU har og omfanget af AU’s indsats frem til idriftsættelse. Vi ønskede derefter at gå i dybden, hvor usikkerheden var størst: Konvertering samt arbejdsprocessen frem til idriftsættelse. Begge sæt usikkerheder forstærkes af omfanget af opgaven: 70.000 sider, fordelt på 120-150 sites og med omkring 400 redaktører.

Derfor holdt vi yderligere to en-dages møder den 23 hhv. 24 juni, hvor en udvikler fra hhv. Linkfactory og NetMester mødtes med Nils-Jørgen Rasmussen og Jørgen Fris Bak for at gennemgå mulighederne for at konvertere data fra SIAB til det pågældende system. Samtidigt afholdt Jens Hørlück et kortere møde med de to virksomheders direktører for at afklare eventuelle usikkerheder m.h.t. AU’s ønsker til forløbet frem til idriftsættelse.

Begge virksomheder fremsendte den 26. juni et nyt tilbud på foranalysen og nye overslag på sætning, udvikling af konverteringsprogrammer, konvertering af pilotsites samt udrulning af konvertering af vores mange sites.

Netmester vs. Linkfactory.

Virksomhederne er nogenlunde lige store - fra 12-15 medarbejdere. Det anså vi for acceptabelt, da både Sitecore og Typo3 har mange mulige implementeringspartnere i Danmark.

Begge fokuserer på implementering af systemer og tilbyder undervisning af udviklere, administratorer og brugere.

Begge anså 1. december som urealistisk for fuld konvertering og begge frarådede at konvertere alt på én gang. Begge gik ind for gradvis implementering, med et antal sites pr. uge. Hovedbegrundelsen var AU’s evne til at teste de konverterede sites og at få undervist brugerne tæt på det tidspunkt, hvor de skal anvende det ny CMS.

Vi har indsamlet oplysninger fra referencer uden at det gav anledning til løftede øjenbryn.

Konklusion vedr. de to implementeringspartnere

Begge kan løfte opgaven.