Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice IT Skal I flytte kontor?

Skal I flytte kontor?

Find information om, hvordan I bedst planlægger og gennemfører en flytning af en hel afdeling eller større dele af en.

Er der tale om flytning af enkelt personer, beder vi dig kontakte din lokale it-support.

Start i så god tid som muligt. Alle flytninger er afhængige af god varsling. I de fleste tillfælde er en varsling på 6 uger netop nok.

Tjekliste i forbindelse med flytning

1. Udpeg en koordinator for flytningen

  • Start med at udpege en koordinator for jeres flytning. Kontakt mellem jeres koordinator og AU IT's flyttekoordinator er altafgørende. Det er den direkte kanal til at afklare forventninger, pludseligt opståede problemer og ændringer.

2. Lav en flytteplan

  • Sørg for at have en flytteplan klar og kommunikeret ud 2-3 uger før flytningen. Ændringer til flytteplanen i 11. time vil ofte resultere i forsinkelser. Flyttegruppen i AU IT vil låse for ændringer i flytteplanen de sidste 2 uger før flytningen, og kun forhold, der er væsentlige for afdelingens evne til at genoptage normal drift vil blive taget med.
  • Husk at tage højde for ferieperioder. Bemandingen i AU IT drosles ned i ferieperioderne. For at kunne planlægge efter behov, skal krav til bemanding derfor have en ekstra god margin, når AU IT skal stille med ressourcer i en ferieperiode.

3. Har I gammeldags telefoner?

  • Det meste af universitetet bruger IP-telefoner, som ikke bruger gammeldags telefonlinjer, men som i stedet for kobles i et almindeligt netværksstik. IP-telefoner kan derfor flyttes rundt uden at brugeren skal skifte telefonnummer.
  • Når gammeldags telefoner skal flyttes, kan der opstå et behov for at etablere gammeldags telefonlinjer ind i bygningerne og videre ud til de berørte kontorer. Dette kræver en del koordinering med eksterne leverandører, og til tider ekstra anskaffelser, så her er det igen vigtigt, at din lokale flyttekoordinator får besked i god tid.  

4. Sikr at kontorerne, som I flytter til, er skaleret til formålet

  • Flyttegruppen ser en gang imellem, at kontorer, som er beregnet til to eller tre personer, bliver besat med flere personer. Der kan opstå et behov for flere netværksstik i kontoret, end der er til rådighed. Flyttegruppen gør opmærksom på, at opsætning af flere netværkstik varetages af AU Planlægning, og ikke AU IT.

5. Sikr at bygningerne, som I flytter til, er skaleret til formålet

  • Hvis din afdeling flytter til en bygning, som tidligere er anvendt til tilsvarende formål og antal personer, skal der formentligt ikke ske ændringer i infrastruktur eller stik. I sådanne tilfælde skal der kun ske en rekonfiguration af netværksstik o. lign.
  • Hvis I derimod flytter til bygninger, der ikke før har været brugt af AU, eller som skifter væsentligt karakter i formål, kan der være behov for ændringer i infrastruktur og stik.
    OBS! I sådanne tilfælde, har flyttegruppen behov for længere tid end 6 uger til klargøring af bygningerne. Det skyldes, at visse komponenter, som skal bruges i sådanne tilfælde, ikke er hyldevarer og/eller kan være i restordre.

6. Udfyld flytteskemaet

  • Flytteskemaet er det omdrejningspunkt, der sikrer en ensartet og konsistent koordinering mellem dig og de parter, der er inddraget i flytningen. En fejl i flytteskemaet vil derfor give fejl i det endelig resultat.
  • Hent flytteskemaet, udfyld det elektronisk og send det til din lokale flyttekoordinator.
  • Når din lokale flyttekoordinator modtager flytteskemaet, vil vedkommende tjekke det for basale oplysninger om dig (jeres koordinator) samt tjekke, at felterne virker til at være udfyldt korrekt.
  • Har du ændringer til flytteskemaet, efter du har sendt det, skal du hurtigst muligt udfylde et nyt skema med ændringerne og kontakte din flyttekoordinator. Det er vigtigt, at skemaet kun indeholder ændringerne, og ikke blot er en kopi af det oprindelige flytteark med enkelte rettelser.
  • Hvis flytningen deles op i flere omgange, skal der udfyldes et flytteskema pr. omgang, der flyttes.

7. Klargøring af flytning

  • Ved indflytning vil du opleve, at kontorerne har mærker på de netværksstik, der er åbnet for brugerne i kontoret.
    • Grøn mærkat: Netværksstik til computer og ip-telefoni, hvis computeren er koblet til telefonen.
    • Gul mærkat: Gammeldags, analog telefon, fx Kirk eller BeoCom.
    • Blå mærkat: Gammeldags, digital telefon, fx Meridan. I printerrum bruger vi desuden det blå mærkat til at indikere printere.

 

  

Hvem er AU IT flyttegruppe?

AU IT flyttegruppen håndterer flytningen af hele afdelinger, eller større dele deraf. Er der derimod tale om flytning af enkelte personer, henvises der til den lokale it-support.

Flyttegruppen koordinerer de mange aktiviteter internt i AU IT, som en større flytning medfører, og varetager kontakten til den flyttende afdeling.

Flyttegruppen i AU IT har ikke aftaler med alle dele af AU Planlægning om udveksling af flytte-oplysninger. Det er derfor den flyttende afdelings eget ansvar, at få AU IT med i flytningen, så AU IT kan sikre it-services under og efter jeres forstående flytning.

Vejledning til flytteskemaet

  1. Hent flytteskemaet på linket i Tjeklisten herover, og udfyld det elektronisk.
  2. Start med at gemme Flytteskemaet med et filnavn, som følger dette format:
    år-måned-dag hovedområde afdeling( evt. bemærkning).
    Fx 2013-07-31 AR HR eller 2013-07-31 BSS BCOM etape 1.
  3. Udfyld kontaktoplysningerne i den øverste del af flytteskemaet. Det er nøglen til succes, og flytteskemaet godkendes ikke uden. Flyttegruppen bruger oplysningerne til at sørge for koordinering med dig omkring tidsplan og ved pludseligt opståede forhold, der kan have betydning for resultatet af jeres flytning.
  4. Udfyld de øvrige felter med personoplysninger. Vi gør opmærksom på, at linje 9 blot er et eksempel, som du skal overskrive.
  5. En del af felterne i flytteskemaet har en uddybende, kort hjælpe-kommentar. Du kan se, at der er en kommentar tilknyttet det enkelte felt, hvis der er en lille rød trekant i øverste højre hjørne af feltet. Ved at holde musen over den røde trekant, kan du se kommentaren.
  6. Under personoplysninger er det vigtigt, at vi får oplysninger om den enkelte persons AU ID, AU IT bruger oplysningerne til at matche medarbejderne, så der ikke sker fejl. Find dit og dine kollegers AU ID på www.au.dk/findperson.  
430323 / i40