Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Kommunikation Kommunikationsplaner

Kommunikationsplaner

En kommunikationsplan er en plan for, hvordan du kommer ud med dit budskab – internt og eksternt. En kommunikationsplan giver din kommunikation retning, gør den målrettet og præcis. Samtidig er den et uundværligt værktøj til dig, så du bedre kan styre aktiviteter, ressourcer og budget.

En vellykket kommunikation er ofte resultatet af god timing, som igen er afhængig af, at du har gjort det nødvendige forarbejde i tide. Formålet med denne skabelon er at give dig et værktøj til at systematisere kommunikationsindsatsen og til at føre den ud i livet.

Formål med kommunikationen

Der er altid et formål med kommunikationen! Tænk over følgende spørgsmål:

  1. Hvorfor vil du gerne kommunikere?
  2. Hvad vil du opnå med din kommunikation?
  • Vil du skabe, øge eller fastholde målgruppens kendskab til noget nyt eller noget eksisterende?
  • Vil du påvirke målgruppens holdninger?
  • Vil du have målgruppen til at gøre et eller andet?

Når du har gjort dig klart, hvad målet er for din kommunikation, bliver det meget nemmere at styre tid og ressourcer.

Målgrupper

Det er meget vigtigt, at du giver dig tid til at tænke over, hvem dine budskaber skal nå ud til. Din kommunikation skal tilpasses din målgruppe. Er den ikke det, bliver kommunikationen vag og ineffektiv. Ingen opdager dine budskaber, og du har forfejlet din kommunikation og spildt tid og ressourcer.

Det er vigtigt, at du er så præcis som mulig. Det er ikke nok at skrive ”den brede offentlighed”. Jo mere du ved om målgruppen, og hvor de finder deres informationer, jo lettere er det at skabe kommunikation, som når de fastsatte mål. Det bliver også lettere at sortere i, hvilke informationer, der er vigtige for din målgruppe?

Overvej hvilke målgrupper du vil nå – og hvilke, der er de vigtigste (de primære)

  • Er det professionelle, der har kendskab til det emne, du gerne vil fortælle om?
  • Er det studerende – enten på AU eller på andre uddannelsesinstitutioner, der skal have informationerne?
  • Er det mennesker i visse dele af landet? Mennesker, der har en bestemt alder, et bestemt køn, en bestemt familiebaggrund, uddannelse eller job?
  • Hvor involveret er målgruppen i emnet og hvor meget kender de til det i forvejen?
  • Hvor interessant er emnet for målgruppen?
  • Hvordan har målgruppen tidligere reageret på lignende og helt andre kommunikationstiltag?

 

 

Budskaberne

Du har nu overvejet formålet med din kommunikation, og hvem, du skal kommunikere med. Nu skal du overveje, hvad du vil sige, og på hvilken måde, du vil sige det.

Det vigtigste i din kommunikationsindsats er, at de rigtige budskaber når ud til de rigtige målgrupper. Det er derfor vigtigt at overveje, hvilke budskaber, de forskellige målgrupper skal modtage. Det er desuden vigtigt tidligt i forløbet at overveje, hvilke budskaber du skal lægge særlig vægt på, og hvilke budskaber der er knap så vigtige.

Det gælder om at finde netop det, som har størst effekt i målgruppen. Det er langt fra nogen let opgave at finde det rette budskab. Ofte vil der være mange gode at vælge i mellem. Og du bliver så nødt til at sortere nogle fra, ud fra devisen om, at du altså ikke kan få alt med. Forsøger du at inkludere for mange budskaber, risikerer du, at ingen af dem fremstår klart og tydeligt. Denne frasortering foregår på baggrund af den viden, du har opbygget omkring målgruppen.

 

 

Milepæle

Tænk over, hvornår i processen, du skal kommunikere. Overvej, hvad og til hvem, der skal kommunikeres i starten af et projekt, undervejs og til slut, når der er nogle konkrete forskningsresultater, budskaber eller anbefalinger.

 

 

Medievalg

Når du har besluttet mål, målgrupper, budskaber og milepæle, er det tid til at tænke på, hvor du bedst kommunikerer med målgruppen. Du skal med andre ord vælge medie. Forskellige medier egner sig til forskellige mål, budskaber og målgrupper. Hvilke interne og eksterne medier er vigtige, hvis du skal nå dine målgrupper? Hvad betyder det for måden du siger det på, og hvilket medie du vælger?

Det er let at blive imponeret af et bestemt medie i en sådan grad, at mediet får lov at bestemme resten af kommunikationsarbejdet, fordi man simpelthen bare VIL udarbejde et lækkert nyhedsbrev eller en teknisk smart hjemmeside. Husk derfor altid på, at det er mål og budskab, som styrer medievalget og ikke omvendt.

Overvej om de eksisterende medier, der er umiddelbart tilgængelige, dækker dine behov for kommunikation med målgruppen. Hvis det er tilfældet, så hold dig til dem.

 

 

Ressourcer og budget

  • Hvilke aktiviteter kan du selv udføre?
  • Hvem kan hjælpe dig med opgaverne?
  • Hvad skal du betale for f.eks. design, trykkeri, fotos, oversættelse og optagelser?

Læg et budget for din kommunikationsindsats. Udarbejd også en oversigt over det estimerede timeforbrug, der forventes anvendt til de enkelte opgaver.

 

 

Tids- og aktivitetsplan

En tidsplan, et budget og en ansvarsdeling kan hjælpe dig til at holde styr på kommunikationsindsatsen, både når det drejer sig om at overholde budgetter, og når det gælder deadlines. Det er her ord bliver til handling!

Skriv aktiviteterne ind i skemaet. Ud for hver aktivitet skriver du evt. udgifter, ansvar og deadline for, hvornår aktiviteten skal være afsluttet. 

Hent skabeloner i højre kolonne her på siden.

 

 

Måling og opfølgning

Hvordan finder du ud af, om forskningen er kommet i spil, dér hvor det nytter?
Hvad sker der, når målet er nået? Hvad sker der, hvis målet ikke nås?
En vigtig del af kommunikationsprocessen er effektmåling og opfølgning, når den planlagte kommunikationsindsats er slut. Et simpelt spørgsmål sætter denne del af processen i rette perspektiv: "Hvorfor bruge penge og ressourcer på at kommunikere, hvis du er ligeglad med, om det virker?"

 

 

Beredskab

Det er en fordel, hvis du har forberedt dig på den debat, dine budskaber kan afstedkomme i dagspressen. Det er nyttigt at vide, hvem der støtter dine budskaber og hvorfor. De kan nemlig hjælpe dig med at sprede det positive budskab. Du kan derfor udarbejde et beredskab, hvor du kortlægger de forskellige aktører og deres holdning til kommunikationsindsatsen. Hermed vil en veltilrettelagt kommunikationsplan kunne fungere som et kriseberedskab i forhold til offentlig kritik eller debat.

  • Hvem forventer du vil støtte kommunikationsindsatsen?
  • Hvem forventer du vil være kritiske over for kommunikationsindsatsen?
  • Skrive de kritiske spørgsmål, som du forventer, dine "modspillere" vil stille. Du kan også udarbejde svarpunkter, så du er forberedt på en evt. debat i medierne

430842 / i40