Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Kommunikation Kommunikationspraksis Kommunikationspraksis 2016-2020

Kommunikationspraksis 2016-2020

Kommunikationspraksis 2016-2020 giver en ramme for prioritering, tilrettelæggelse og eksekvering af ekstern og intern kommunikation – i og på tværs af fagmiljøerne og på det fælles universitetsniveau.

På Aarhus Universitet indgår kommunikation som en integreret del af universitetets samlede bestræbelser på at:

  • realisere universitetets 2020-strategi og lokale strategier på fakultets- og enhedsniveau.
  • indfri universitetslovens krav til universitetet som central viden- og kulturbærende institution, der skal udveksle viden og kompetencer med det omgivende samfund og sikre medarbejdere og studerende medinddragelse i væsentlige beslutninger.

Den fælles kommunikationspraksis for universitetet skal anspore til lokale handlingsplaner og årshjul, som konkretiserer den lokale varetagelse af intern og ekstern kommunikation.

Grundprincipper for kommunikation

For at sikre en sammenhæng mellem fagmiljøernes lokale kommunikationstiltag og kommunikationen for det samlede universitet bygger universitetets kommunikationspraksis på to grundprincipper, som gælder uanset organisatorisk niveau.

  1. Fagmiljøerne skal kommunikere på den måde, der styrker deres faglige positioner bedst muligt med øje for, at de som en del af universitetet bidrager til en fælles AU-profil.
  2. Kommunikation på centralt niveau skal samle og synliggøre AU og har til enhver tid som opgave at støtte op om og løfte fagmiljøernes aktiviteter.

Udgangspunktet for principperne er, at universitetet ønsker at gøre den faglige mangfoldighed tydelig. Samtidig skal organisationen i en række sammenhænge fremtræde som et samlet universitet, der kan tale og handle som én aktør.

Principperne gælder de to integrerede felter intern og ekstern kommunikation, som beskrives i det efterfølgende. Som et led heri er der udarbejdet retningslinjer for design og navngivning samt anbefalinger til evaluering af kommunikation. Et inspirationskatalog med forslag til det lokale arbejde med ekstern og intern kommunikation i organisationens enheder er desuden under udarbejdelse.

Ekstern kommunikationspraksis

Ekstern kommunikation er de formidlings- og profileringstiltag, der skal styrke Aarhus Universitets omdømme og understrege universitetets bidrag til det omgivende samfund.

Målsætninger for ekstern kommunikation

Ekstern kommunikation på universitetet har det fælles mål at:

  1. Understøtte udbredelsen af viden som bidrag til vækst, velfærd og dannelse i samfundet.
  2. Styrke samarbejdet med det omgivende samfund.
  3. Vedligeholde og forbedre et stærkt fagligt omdømme.

Centrale opgaver i ekstern kommunikation

Ekstern kommunikation er med til at indfri universitetets mål gennem nedenstående centrale opgaver, som prioriteres i henhold til lokale strategier:

  • Sikre høj konkurrenceevne og stærk markedsposition
    Kommunikation skal bidrage til at tiltrække eksterne midler og synliggøre nationale og internationale styrkepositioner.

  • Etablere og udvikle konstruktive eksterne samarbejder
    Kommunikation skal præsentere universitetet som en attraktiv samarbejdspartner over for private og offentlige interessenter.

  • Tiltrække og fastholde dygtige studerende og medarbejdere fra ind- og udland
    Kommunikation skal udbrede kendskabet til universitetet som et inspirerende uddannelses- og forskningsmiljø og til indsatsen for at fremme talenter.

  • Fremme fordelagtige politiske rammebetingelser
    Kommunikation skal sætte universitetets interesser på dagsordenen over for ministerier, interesseorganisationer, tænketanke og andre politiske aktører i forhold til rammebetingelser og væsentlige politiske agendaer.

  • Udbrede viden til borgere og samfund
    Kommunikation skal formidle viden bredt til samfundet, bidrage aktivt til den offentlige debat om vigtige samfundsemner og sikre, at den nyeste viden gøres tilgængelig for offentligheden.

Anbefalinger til realisering af ekstern kommunikationspraksis

De fælles anbefalinger for det kommunikationsfaglige arbejde lyder som følger:

  • Kommunikationstiltag skal være begrundet i målsætningerne for fagmiljøernes kerneaktiviteter.
  • Kommunikationsfagligheden skal integreres tidligt og kontinuerligt i de projekter, initiativer og arrangementer, som universitetet ønsker at bruge proaktivt over for universitetets eksterne relationer.
  • Prioriteringen af kommunikationsindsatser skal have vægt på interessenter med størst videnskabelig, økonomisk og politisk betydning for universitetet.
  • Kommunikationen skal anspore til dialog og samarbejde med universitetets eksterne interessenter.
  • Kommunikationen skal i indhold, form og valg af platform(e) planlægges og eksekveres i henhold til de enkelte indsatsers mål og målgrupper.
  • Evaluering og effektmåling skal være en integreret del af alle kommunikationsindsatser.

Intern kommunikationspraksis

Intern kommunikation er en integreret del af det daglige arbejde for både ledere og medarbejdere på alle organisatoriske niveauer. Universitetets mange ansatte skal løse forskellige opgaver i og på tværs af organisatoriske enheder og har derfor varierende kommunikationsbehov. Det kræver forskellige former for intern kommunikation, som fremgår af følgende matrix:

Dimension

Niveau

Retning

Ansvarlige

Indhold

Intern corporate kommunikation

Organisationen       

Fortrinsvis tovejs

Bestyrelse, Universitetsledelse

Strategi

Fortrinsvis envejs

Universitetsledelse, Fællesadministration

Universitetspolitik, organisatorisk og administrativ information

Linjekommunikation

Ledelseslinjen

Tovejs

Rektor, dekan, institut/centerleder, sekretariatsleder, afdelingsleder, sektionsleder og medarbejder

 

Rektor, direktør, vicedirektør/ administrationschef, funktionschef og medarbejder

Medarbejdernes roller og opgaver, feedback, rammer, indsatser, ledelsesinformation m.v.

Kommunikation i organisatoriske enheder

Institutter, sektioner, forskningsgrupper, administrative centre, afdelinger, teams m.v.

Tovejs

Ledelse og medarbejdere i enheden

Faglig viden og diskussion, strategi, administrativ og social information

Kommunikation i arbejdsgrupper og organer

Arbejdsgrupper, råd, nævn og udvalg

Tovejs, ofte på tværs af organisatoriske enheder

Deltagere, Repræsentanter

Strategi, emner i kommissorium

Intern kommunikationspraksis på Aarhus Universitet er en fælles ramme for tiltag i alle fire dimensioner med særligt fokus på ledelsens ansvar for at sikre videndeling i organisationen og gode vilkår for dialog om udvikling af universitetets aktiviteter.

Målgruppen for intern kommunikation er alle medarbejdere på Aarhus Universitet. I studieadministrative og universitetspolitiske spørgsmål opfattes studerende desuden som målgruppe for intern kommunikation.

Målsætninger for intern kommunikation

Ledere, medarbejdere og studerende har et fælles ansvar for at bidrage aktivt og konstruktivt til den interne kommunikation, der har som overordnede mål at:

  1. fremme engagement, motivation og trivsel på universitetet som arbejds- og studiested
  2. skabe transparens i organisationens beslutningsveje og muligheder for indflydelse
  3. styrke legitimiteten i og tilliden til organisationens beslutningsprocesser
  4. styrke organisationens sammenhængskraft, så udviklingen af universitetet bliver et fælles projekt

Centrale opgaver i intern kommunikation

Målsætninger for intern kommunikation realiseres gennem nedenstående centrale opgaver, som prioriteres i henhold til lokale behov:

  • Understøtte åben og troværdig ledelseskommunikation
    Kommunikation om ledelsens strategiske arbejde giver medarbejderne indsigt i organisationens kurs og prioriteringer. Kommunikationstiltag på organisationens forskellige ledelsesniveauer skal fremme en konstruktiv debatkultur.

  • Styrke reel og relevant medinddragelse
    Kommunikation skal styrke medarbejderes og studerendes indsigt og inddragelse i væsentlige beslutninger. Det sker i organisationens råd, nævn og udvalg, gennem høringer og i daglig dialog mellem medarbejdere og nærmeste leder.

  • Fremme synlig og dialogbaseret linjekommunikation
    Kommunikation i ledelseslinjen skal sikre rammer og retning for det daglige arbejde på universitetet og lokal forankring af tiltag og beslutninger i tæt samarbejde med medarbejderne.

  • Optimere videndeling på tværs
    Kommunikation skal bidrage til, at viden bliver delt på tværs af organisationen, hvor det er relevant.

  • Sikre målrettet og lettilgængelig information
    Kommunikation skal bidrage til, at medarbejdere og studerende får og kan opsøge den information, der er en forudsætning for, at de kan løse deres opgaver. 

Anbefalinger til realisering af intern kommunikationspraksis

Målsætninger og centrale opgaver i den interne kommunikation ligger til grund for en række anbefalinger for ledelsens og medarbejdernes daglige arbejde med intern kommunikation.

  • Valg af kommunikationsmetode, -proces og kanal skal sikre medarbejdere og studerende lettilgængelig adgang til relevant og rettidig information som et nødvendigt grundlag for et velfungerende arbejds- og studiemiljø.
  • Kommunikation skal integreres tidligt og kontinuerligt i de projekter og processer, der skal formidles til og inddrage medarbejdere og studerende.
  • Kommunikation i beslutningsprocesser skal foregå rettidigt og kontinuerligt med vægt på nuanceret synliggørelse af argumenter i processernes forskellige faser.
  • Kommunikation skal foregå så tæt på de involverede som muligt. Som udgangspunkt lokalt før centralt, internt før eksternt.
1430824 / i40