Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Kommunikation Konferencer og arrangementer Aarhus BSS konference- og eventstøtte

Aarhus BSS konference- og eventstøtte

Sådan får du hjælp:

Kontakt os i så god tid som muligt, da det giver den bedste mulighed for at bidrage med en velkoordineret service.

Læs beskrivelserne af "støtte til forskningskonferencer" og "støtte til events" rettet mod andre eksterne deltagere (fx alumner og erhvervslivet), da der oftest er forskel på, hvordan vi bedst kan hjælpe i den ene og den anden situation. Aarhus BSS Kommunikation og Eksterne Relationer samarbejder generelt om de forskellige arrangementer, hvor det giver mening.

Konference- og eventstøttens omfang kan desuden variere afhængig af konferencens eller eventets karakter og størrelse samt instituttets behov.

 

Forskningskonferencer

Ved faglige/akademiske konferencer for forskere og ph.d.'ere kan vi hjælpe med følgende:

Kommunikationsplan og forventningsafstemning

  • Evt. indledende møde, hvor vi laver en forventningsafstemning og ansvarsfordeling
  • Sparring igennem planlægningsforløbet - og evt. formidling af kontakt til vigtige kontaktpersoner inden for IT, AV, lokalebooking, lokalerengøring, betjente, PCO - KongresKompagniet, Visitaarhus Convention mv.
  • Der laves som regel en kommunikationsplan for konferencen, som I er med til at godkende, og så vi er enige om, hvad der skal laves af hvem og hvornår. Her aftaler vi også hvilke af de nedenstående ting der evt. skal inkluderes i en kommunikationsplan. Ikke alle konferencer har samme kommunikationsbehov.

Markedsføring og website

Markedsføring af konferencen og webarbejde kan evt. indeholde:

  • Udarbejdelse af evt. budmateriale (hvis der skal bydes ind på konferencer)
  • Udarbejdelse af invitationer og Call for Papers 
  • Intern annoncering af konferencen på AU
  • Ekstern annoncering via relevante platforme, sociale medier, nyhedsflow, fagblade, mv.
  • Pressehåndtering (før, under og efter)
  • Udarbejdelse af evt. markedsføringsmateriale 
    (flyers, plakater, annoncer mv.)
  • Oprettelse - og evt. vedligeholdelse - af konferencewebsite
  • Oprettelse af/support til Powermail til indsendelse af abstracts/papers

Konferencematerialer

  • Opsætning af konferencematerialer så som program, bannere, roll-ups, skilte, merchandise mv.
  • Hjælp med bestilling af bykort, Aarhus Miniguides mv. fra VisitAarhus

Man kan bestille konferencevarer i Aarhus BSS-design (konferencemapper, navneskilte, kuglepenne, notesblokke, ARoS vouchers mv.) på denne side og ligeledes bestille ting til udlån (skilte mv.)

 

 

Konferencearrangørernes ansvar

  • Lokaler
  • Forplejning
  • Tilmelding
  • Udsendelse af invitationer
  • Programplanlægning
  • Evt. booking af hotel og transport
  • Håndtering af abstracts/papers
  • Det praktiske set up på konferencen

 

Events for andre eksterne deltagere

Du har mulighed for støtte til events, som er målrettet alumner, erhvervslivet og eventuelt studerende.

Vi anbefaler at påbegynde udvikling og planlægning af event minimum 3 måneder før afholdelsesdato, for at sikre et højt professionelt niveau. Der vil være én projektleder fra Eksterne Relationer, som arbejder tæt med en tovholder fra instituttet. Projektlederen skal være underrettet om alle detaljer for at holde overblik og sikre den professionelle afvikling.

Kommunikationsplan

Der udarbejdes en kommunikationsplan for et event. Kommunikationsplanen opdeles i tre faser: før, under og efter og kan indeholde følgende elementer, men det bliver vurderet fra gang til gang, hvordan man bedst sammensætter aktiviteterne:

Før:

  • Invitationer via CRM (Invitationer til studerende og alumner sker via e-mail gennem CRM-systemet, som rummer 17.000 alumner fra Aarhus BSS samt alle nuværende studerende.)
  • Oprettelse af event på Facebook
  • Invitation på LinkedIn
  • Indhold der skal bruges til at tiltrække deltagere – fx en video med forsker/arrangør der forklarer, hvorfor temaet for arrangementet er interessant, hvad man kan forvente osv.
  • Dialog med medier med henblik på deltagelse eller omtale
  • Igangsættelse af hashtag (#)
  • Website
  • Tilmeldingsfunktion (Webshop eller via AU CRM)
  • Udarbejdelse af Power Point med eventgrafik
  • Design af plakater


Under:

  • Livestreaming via Facebook, Twitter eller website
  • Fotografering af arrangement (levering af 10-20 billeder)
  • Tweets fra arrangementet
  • Små her-og-nu videoer


Efter:

  • Opsamling af tweets, præsentationer og billeder i form af en Storify
  • Evaluerings- og tak for sidst mail

Afholdelse af events bør altid promoveres med en ensartet visuel branding for at skabe genkendelighed og i konsistens med Aarhus BSS’ brandingstrategi.

Afvikling

Som udgangspunkt kan Eksterne Relationer hjælpe med det praktiske if. afvikling af eventen, herunder:

  • Kommunikation med deltagerne op til arrangementet
  • Booking af lokale
  • Bestilling af forplejning
  • AV-udstyr
  • Bestilling af rengøring
  • Koordinering med pedeller

Hvis instituttet har særlige ønsker, der ligger udenfor standarden for afholdelse af events, vurderes det fra gang til gang, hvordan ansvaret bedst fordeles.

Opfølgning og evaluering

Det aftales ml. de ansvarlige, om deltagerne skal evaluere arrangementet. Desuden aftales dato for intern evaluering for de eventansvarlige.

Kontakt - Forskningskonferencer

Didde Trolle

Kommunikationsmedarbejder

Kontakt - Events for andre eksterne deltagere

Line Axelsen

Alumni Advancement Manager
M
H bygn. 2610, 440
P +4593508212
P +4593508212
1397025 / i40