Conference Manager

BRUG CONFERENCE MANAGER TIL DINE

ARRANGEMENTER OG KONFERENCER PÅ UNIVERSITETET

Conference Manager er Aarhus Universitets nye tilmeldingssystem til arrangementer og konferencer. Der er et online betalingsmodul indbygget i systemet, og du kan bygge dit eget website op i systemet, så det passer til arrangementet. På siden her kan du anmode om brugeroprettelse, finde vejledninger til brugen af systemet og finde kontaktinformationer til AU's lokale support.

Brugeroprettelse

For at blive oprettet i Conference Manager, bedes du udfylde nedenstående blanket til oprettelse af bruger. Hvis du skal arbejde med/oprette betalingsarrangementer, skal du ligeledes udfylde fuldmagten nedenfor. Husk at returnere skemaerne til de anviste e-mail adresser.

Du skal på kursus i systemet, før du kan blive oprettet som bruger. Efter du har indsendt de to skemaer, vil du blive kontaktet angående ledige kursusdatoer.

Anmod gerne om oprettelse i god tid, da der til tider kan være længere imellem kurserne.  

Kurser i Conference Manager

For at komme på kursus i Conference Manager skal du udfylde blanketten til brugeroprettelse i boksen ovenfor. Skal du arbejde med betalingsarrangementer, skal du ligeledes udfylde fuldmagtsblanketten, som ligeledes findes i boksen 'Brugeroprettelse' ovenfor.

Du vil herefter modtage en mail med information om grundkurset i Conference Manager.

Materiale fra grundkursus kan downloades HER

Materiale fra økonomikursus kan downloades HER

Indbetalingsoplysninger, Conference Manager

Indbetalinger til Conference Manager foretages til:

Nordea Bank, Slotsgade 44, 3400 Hillerød

  • Kontonummer: 2230 0716596346
  • IBAN: DK5320000716596346
  • SWIFT: NDEADKKK

OBS: Gælder kun udstedte fakturaer fra Conference Manager i formatet xxxxxx-CM-xxxxx-xxx

Husk at angive referencenummer fra fakturaen på overførslen!

Vejledninger

Nyheder

12.06.2019

Supporten lukket i uge 29

Idet sommerferien indtræffer, har Conference Manager supporten på AU lukket i uge 29. I alle andre uger er vi tilgængelige. Men da vi er mindre bemandet end normalt i ugerne 28, 29, 30 og 31, kan der dog forekomme lidt længere svartider i disse uger. Så planlæg jeres arbejde i systemet herefter.

Lektiecaféer

Vi arbejder pt. sammen med Økonomi på at stable nogle ”lektiecaféer” på benene efter sommerferien. Her vil der blive udmeldt et tidsrum, hvor én fra Conference Manager supporten på AU og én fra Økonomi vil sidde i et lokale, så man kan henvende sig med stort og småt. Forhåbningen er, at I ligeledes vil møde andre brugere på tværs af universitetet og kan erfaringsudveksle med hinanden. Planen for nu, er at disse caféer skal være tilbagevendende. Hvor ofte vi laver dem kommer an på fremmødet til de første par arrangementer.

Ny guide på hjemmesiden

Der er oprettet en ny guide, der hedder 'Visning af abstracts i Conference Manager'. Den ligger i menuen Kommunikation med deltagere. Her kan I se mere om hvordan I bedst viser abstracts til en konference eller lignende. 

Fanen Resultat og Balance

I den næste opdatering fra Conference Manager, arbejdes der på at lave en ny fane på alle betalingsarrangementer, der hedder Resultat og Balance. Her vil I som arrangører kunne få et bedre indblik i økonomien, og holde øje med hvad der er kommet ind og hvad der mangler. Vi vender tilbage om denne feature, når vi ved, hvornår den bliver endeligt implementeret.

Support

Har du spørgsmål eller brug for hjælp i forhold til funktionaliteten i Conference Manager kan du skrive til AU's Conference Manager support på conferencemanagersupport@au.dk. Du kan normalt forvente et svar den efterfølgende hverdag.

Beskriv i mailen hvilket problem du oplever, gerne med screendumps og nævn navnet på det arrangement, der er tale om.

Ved akutte henvendelser kan du ringe til supporten på: 22 74 49 36. Telefonen er åben mandag-torsdag mellem 9-14 og fredag mellem 9-13.   

Henvendelser om Økonomi

Drejer din henvendelse sig om økonomi, ydelse, moms eller lignende, bedes du kontakte Økonomi på wsokonomi@au.dk 

Når du kontakter Økonomi, send da gerne arrangementsnavn, konference-ID, faktura eller screen shot med i mailen.

Tidligere nyheder

16.04.2019

Økonomi-vejledningerne er tilrettet - nu med dato

Efter afholdte økonomikurser i marts og start april er vejledningerne omkring økonomi tilrettet. På de tilrettede guides kan man nu se, hvornår de senest er redigeret. På den måde er du sikker på, at du har den nyeste opdaterede version.

Fakturagebyr

Der har været lidt misforståelser omkring gebyret for fakturaer i Conference Manager, og vi vil derfor gerne slå følgende fast: I Conference Manager er der et gebyr på 6 kr. for hver faktura, der sendes ud. Denne udgift er placeret centralt og belaster altså derfor ikke de enkelte enheder og institutter økonomisk. I bedes venligst informere jeres nærmeste leder om dette, så de også er orienterede.

Godkendelse af kontering

Før du opretter betalingsarrangementer i Conference Manager, bør du få din kontering godkendt af din projektøkonom/controller, med mindre andet konkret er aftalt.

31.01.2019

Nye guides og ny opbygning af supportsiden

Supportsiden har fået nye kategorier til vejledningerne. Der er ligeledes lagt nye guides på siden, herunder oprettelse af hhv. simple betalings- og gratisarrangementer. Derudover guiden "Hvad er den ordreansvarlige" samt 3 vejledninger, som Conference Manager har udarbejdet.

13.12.2018

Økonomikurser i Conference Manager

I løbet af januar 2019 afholdes der 2 økonomikurser i Conference Manager. Du skal have en fuldmagt og arbejde med betalingsarrangementer for at kunne deltage.

Rykkerprocedure

Økonomi har udarbejdet en rykkerprocedure til arrangørerne i Conference Manager. Rykkerproceduren er lavet som en hjælp til, hvordan man som arrangør skal tilgå arbejdet med at rykke deltagerne for betaling. Du finder rykkerproceduren under FAQ her på siden.

01.11.2018: Vigtig information angående varesalg og deposita i Conference Manager

Salg af varer samt håndtering af deposita bibeholdes i AU Webshop. Hvis du har oprettet salg af varer og/eller deposita i Conference Manager, skal de flyttes tilbage i AU Webshop. Har du aktive webshops med varesalg og/eller deposita i AU Webshop bibeholdes de blot i systemet.

Der arbejdes videre på anskaffelsen af et system til håndtering af salg og deposita. Indtil da håndteres disse i AU Webshop.

Ved yderligere spørgsmål, kontakt da supporten på conferencemanagersupport@au.dk


1442929 / i40