Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Kommunikation Konferencer og arrangementer Nyheder og nyttige tips til planlægningen

Nyheder og nyttige tips til planlægningen

På denne side finder du nyheder og nyttige tips til planlægningen af din konference eller dit arrangement. Husk også at du kan fremsøge gode råd i vores konferencehåndbog A-Z.

Vær OBS på GDPR-reglerne

Hvis du planlægger konferencer på Aarhus Universitet, er der en række ting, du skal være opmærksom på ift. databeskyttelsesreglerne og -forordningen (GDPR). Det gælder blandt andet brug af fotos og videoer på dit konferencewebsite eller i trykt materiale, og det gælder fx også kravet om at informere deltagerne om, at du fotograferer eller optager video under arrangementet/konferencen. Det er derfor en god idé, at lægge denne passage ind i dit program eller på dit website: "Vær opmærksom på, at arrangementet fotograferes/videooptages og at materialet kan blive anvendt i sammenhæng med omtaler af dette arrangement". Også i forhold til fx offentliggørelse af deltagerlister, indhentning af samtykke til fremtidig kommunikation og invitationer samt behandling af data skal du være opmærksom. Læs mere om deltagerlister og databehandling her

Læs mere om GDPR-reglerne her

Håndtering af inbetalinger fra PCO

AU Økonomi har lavet retningslinjer for, hvordan man skal håndtere fakturaer og indbetalinger, hvis man – når man arrangerer en konference – får hjælp til at håndtere tilmeldinger, hotelbookinger mv. af en PCO (f.eks. Kongreskompagniet). Det er f.eks. de typer opgaver, man kan købe Kongreskompagniet til at hjælpe med. Det vigtigste er

  • At fakturaer ALTID skal udstedes til Aarhus Universitet, også selvom f.eks. Kongreskompagniet bestiller på vegne af AU. Hvis fakturaen ikke er udstedt til AU, har AU svært ved at få løftet momsen af, og det betyder, at varen bliver dyrere.
  • At fakturaer som udgangspunkt bør sendes direkte til AU-arrangørens EAN-nummer, så den kommer direkte ind i Indfak og dér håndteres på normal vis.

Retningslinjerne – som du kan læse her – er naturligvis også sendt til Kongreskompagniet og til økonomiafdelingerne på fakulteterne. Spørgsmål om retningslinjerne rettes til den lokale økonomicontroller eller Debitorgruppen, AU Økonomi.

Brug af frivillige

Ved brug af frivillige til afvikling af konferencer eller andre arrangementet gælder følgende i forbindelse med forsikring af disse:

Aarhus Universitet er selvforsikret, hvilket betyder, at AU ikke tegner forsikringer, men i stedet er forpligtet i henhold til arbejdsskadesikringslovens regler i tilfælde af medarbejdere kommer ud for en arbejdsulykke. Ifølge arbejdsskadesikringsloven er personkredsen følgende:

Personer der ansættes til at udføre arbejde her i landet, under følgende betingelser:

  • Der skal være indgået en arbejdsaftale (skriftlig eller mundtlig).
  • Arbejdsaftalen kan være varig, midlertidig eller forbigående.
  • AU har den direkte nytte af den pågældende persons arbejde.
  • Der skal være tale om en arbejdsindsats, som helt eller delvist erstatter anden ellers nødvendig arbejdskraft, eller som under alle omstændigheder bidrager til AU’s arbejdsopgaver/projekter.
  • AU har instruktionsbeføjelse overfor den pågældende person. AU kan altså bestemme arten og omfanget af arbejdet, samt tid og sted for arbejdet.
  • Arbejdet kan være både lønnet og ulønnet.

Frivillige, der rekrutteres og lånes fra andre er omfattet af AU’s forpligtigelser i henhold til arbejdsskadesikringsloven, når de udfører arbejde for AU. Bemærk, at AU ikke har en forsikring der dækker studerende, når de opholder sig på universitetet, men hvis en studerende ansættes til at udføre arbejde (lønnet eller ulønnet), er vedkommende, som alle andre ansatte, dækket i tilfælde af en arbejdsskade, i den periode vedkommende udfører arbejde for AU.

Har du brug for frivillige, kan du kontakte Ulla Svenningsen Lund ved Visit Aarhus på e-mail: ul@visitaarhus.com

Læs mere om Aarhus som Frivillighovedstad 2018
Læs mere på Aarhus Kommunes hjemmeside her: https://www.aarhus.dk/da/aarhus/Frivillig-i-Aarhus/Frivillighovedstad-2018.aspx

Navneskilte - sådan gør du

Når du bestiller navneskilte, modtager du et blankt ark med navneskilte. Ved hjælp af en fletteskabelon kan du sætte navne osv. på skiltene og printe dem selv.

Klik her for flettevejledning.

Book AUtocampus til dit event

Aarhus Universitets informationsvogn AUtocampus kan lånes til events og arrangementer. Læs nyheden her og på AUtocampus-siden

Hent generisk tekst til dit arrangement

Vidste du, at du har mulighed for at hente og copy-paste engelsk tekst om Aarhus by, om Aarhus Universitet samt tekster om praktiske turistinformationer og rejsevejledning m.v. her: www.conferences.au.dk 
Bemærk teksterne om Aarhus og om AU findes som de eneste også på dansk.

Gæsteparkering i parken ved større konferencer

I tillæg til de nye regler for parkering i parken, er det nu blevet muligt at få oprettet særlige link til konferencegæster, så de kan registrere sig og dermed undgå bøder. Det er ikke ensbetydende med, at de er garanteret plads (og vi ved, at det er svært at finde plads f.eks. i parken), men det er en mulighed. Hvis du ønsker et særligt link til dine gæster, skal du kontakte Lars Bo Nørgaard fra AU Bygninger på denne e-mail: lbn@au.dk

Læs mere om de forskellige muligheder her: https://medarbejdere.au.dk/administration/kommunikation/konferencer-og-arrangementer/nyheder-og-nyttige-tips-til-planlaegningen/gaesteparkering-paa-aarhus-universitet/
Se i øvrigt http://medarbejdere.au.dk/administration/bygninger/medarbejderparkering/

Vær OBS! på servicevinduer

Da flere af AU’s IT-systemer kan være kortvarigt ude af drift eller berørte under AU IT’s servicevindue-arbejde, er det altid en god idé at sikre, at din kommende konference eller arrangement placeres på tidspunkter, hvor der ikke ligger servicevinduer. Du kan se oversigten over de 4 årlige servicevinduer for de kommende år her: https://medarbejdere.au.dk/administration/it/planlagte-it-driftsforstyrrelser/

Læs mere specifikt om planlagte Servicevinduer her: https://driftstatus.au.dk/Servicewindow/Details/11
Læs mere om, hvad du kan forvente ved et servicevindue?: https://serviceinfo.au.dk/da/Home/Page/3
Har du spørgsmål vedr. servicevinduer, skal du kontakte IT-supporten.

Få hjælp hos Visit Aarhus

Det kan være nyttigt for dig i forbindelse med planlægningen af din konference at besøge Visit Aarhus' hjemmeside. Se også Visit Aarhus' billeddatabase. Kontakt Visit Aarhus, hvis du forsøger at få en konference til AU og Aarhus by og skal have hjælp til bl.a. udbudsmateriale og sitevisit. 

Præsentationsmateriale på engelsk

Skal du præsentere AU over for en international målgruppe, kan du benytte dig af en række engelsksprogede præsentationsmaterialer.

Se udvalget


1445178 / i40