Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Blanketter Fuldmagtsforhold på AU

Fuldmagtsforhold på AU

Definitioner
"Anvisningsfuldmagt" (Fuldmagt I): Giver (efter udstedt tilladelse) hjemmel til at godkende (anvise) alle former for indtægter og udgifter vedr. både drift og løn inden for det/de stedkodeområde(r), der er meddelt fuldmagt til.

"Kassefuldmagt" (Fuldmagt II): Giver (efter udstedt tilladelse) hjemmel til at foretage kasseekspeditioner samt i øvrigt modtage og kvittere for beløb i.h.t. fuldmagtens bestemmelser inden for det/de stedkodeområde(r), der er meddelt fuldmagt til.

NB: Der kan (normalt) ikke meddeles både "Anvisningsfuldmagt" og "Kassefuldmagt" til den samme person.

"Stillingsfuldmagt": Giver (i medfør af pågældende stilling) hjemmel til at foretage godkendelse (anvisning) af alle former for indtægter og udgifter vedr. både løn og drift inden for det/de stedkodeområde(r), som stillingen omfatter. Skal vi evt. sætte skema ind over, hvad en fuldmagt er gældende til?

Principper:
De samlede principper for ansvars- og kompetencefordeling vedr. indtægter og udgifter samt fuldmagtsforhold fremgår af regnskabsinstruksen for Aarhus Universitet (se: Regnskabsinstruksen).

(Sammendrag): Med sin underskrift ved godkendelse af bilag bekræfter man bl.a. at have kontrolleret bilagets materielle og økonomiske indhold, herunder at disponering er foretaget i overensstemmelse med AU's bestemmelser og udbudsregler, samt at levering er foretaget til aftalte vilkår for så vidt angår kvantitet, kvalitet, pris og øvrige betingelser.

Fuldmagtens omfang:
Enhver af de definerede fuldmagter gælder samtlige bilag og vedrører alle typer at indtægter og udgifter (drift, løn, anlæg, osv.) inden for alle delregnskaber, som det/de pågældende stedkodeområde(r) omfatter, dvs. at en fuldmagt IKKE kan begrænses til kun at omfatte f.eks. lønanvisning, et bestemt delregnskab, ordinær drift, anlæg eller lign.

Det eksisterende princip (og fuldmagtskartotek) for eksterne (projekt-)midler med en bevillings-ansvarlig og evt. en administrator pr. enkeltstående bevilling vil fortsat være gældende, og det understreges i den forbindelse, at såvel en stillingsfuldmagt som en anvisningsfuldmagt for pågældende stedkode også er gældende for samtlige projektmidler registreret under stedkoden.

Hvem har stillingsfuldmagt:
Rektor, prorektor, direktør og vicedirektør har i medfør af stillingen anvisningsfuldmagt for samtlige stedkoder under AU.

Dekaner, prodekaner og administrationschef har i medfør af stillingen anvisningsret for samtlige stedkoder under pågældende fakultet.

Institutledere og centerledere har i medfør af stillingen anvisningsret for pågældende stedkodeområde.

Indehaver af en stillingsfuldmagt kan meddele anvisningsfuldmagt eller kassefuldmagt til en medarbejder ansat inden for det/de samme stedkodeområde(r), som stillingsfuldmagten omfatter.

En anvisningsfuldmagt kan ikke ”begrænses” til mindre end et helt stedkodeområde.

Fuldmagtsblanket:
Indehaver af en stillingsfuldmagt skal udfylde blanketten Fuldmagt I både som fuldmagtsgiver og som fuldmagtsmodtager (da der skal forefindes og opbevares et eksemplar af underskriften som for andre fuldmagtshavere).

Såfremt, indehaver af en stillingsfuldmagt ønsker at videregive sin fuldmagt til en anden (ansat) person inden for stedkodeområdet/-områderne, udfyldes og underskrives blanketten Fuldmagt I af både fuldmagtsgiver og fuldmagtsmodtager.

Fuldmagtsblanketten findes her: Fuldmagt I

Ændring af fuldmagtsforhold:
Såfremt, der kommer en ny person i en stilling med stillingsfuldmagt, skal hidtidige fuldmagter skriftligt tilbagekaldes og erstattes af nye.

Såfremt en person med tildelt anvisningsfuldmagt fratræder, skal fuldmagten skriftligt tilbagekaldes.

Gyldighed:
Enhver fuldmagt er gyldig indtil den tilbagekaldes af fuldmagtsgiver.

Regnskab kan skriftligt suspendere en fuldmagt, såfremt forholdende tilsiger det.


1424036 / i40