Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Indkøb Vejledning i Indkøb
  • Vejledning i Indkøb

Aarhus Universitet er underlagt en række regler og en indkøbspolitik. Det betyder, at indkøb skal foretages via eksisterende indkøbsaftaler eller sendes i udbud - alt efter indkøbets art og størrelse.
Det er en proces i flere faser. Trinene herunder vil guide dig igennem denne proces.

Trin 1 - Se AU's indkøbsaftaler

Er der en indkøbsaftale SKAL den benyttes.

AU har indkøbsaftaler inden for følgende kategorier:


Anvendelse af indkøbsaftalerne sker enten via:

  • Direkte tildeling, hvor du henvender dig direkte til leverandøren, og køber varer fra produksortimentet til den aftalte pris (via e-handel)

eller

  • Miniudbud, hvor Indkøb sender indkøbet i konkurrence mellem den gruppe af leverandører, der har en kontrakt inden for den konkrete produktgruppe. Indkøb skal altid involveres ved miniudbud - LINK


Det fremgår af den enkelte indkøbsaftale, om købet sker ved direkte tildeling eller via miniudbud.
Indkøbsaftalerne indeholder vilkår for indkøbet, herunder leveringstid, garanti, bodsbestemmelser m.m.

Hvis der ikke findes en indkøbsaftale gå videre til trin 2. 

Trin 2 - Hvis AU ikke har en indkøbsaftale

  • Har AU ikke en indkøbsaftale, der passer til dit indkøb, skal du foretage en vurdering af, om indkøbet har værdi på:

  • under kr. 100.000,- ekskl. moms, og kun henvender sig til danske leverandører

    • Har du vurderet, at værdien af dit indkøb er under kr. 100.000 ekskl. moms og indkøbet kun henvender sig til danske leverandører, skal du indhente tilbud fra 2-3 leverandører.

    • Processen omkring tilbudsindhentningen styres af dig, men du er selvfølgelig velkommen til at hente sparring ved din indkøbskoordinator eller en medarbejder i Indkøb.

    • Læs mere om, hvad du skal være opmærksom på i en tilbudsindhentningsproces.

  • under kr. 100.000,- ekskl. moms, og henvender sig til danske såvel som udenlandske leverandører

    • Har du vurderet, at værdien af dit indkøb er under kr. 100.000 ekskl. moms, og det er sandsynligt, at en udenlandsk leverandør kan og vil levere det ønskede indkøb, kan Aarhus Universitet være forpligtet til at lave en annoncering (udbud) af dit indkøb. Kontakt en medarbejder i Indkøb, for en vurdering af dit indkøb.

    • Læs om Indkøbs vurdering af dit indkøb

    • Læs mere om, hvad du skal være opmærksom på i en annonceringsproces.

  • over kr. 100.000,- ekskl. moms

    • Har du vurderet, at værdien af dit indkøb er over kr. 100.000 ekskl. moms, skal du kontakte en medarbejder Indkøb for en vurdering af dit indkøb, og hvorledes du skal købe ind.

    • Læs om Indkøbs vurdering af dit indkøb

    • Læs mere om, hvad du skal være opmærksom på i en annonceringsproces.

  • over kr. 1.500.000,- ekskl. moms

    • Overstiger dit indkøb kr. 1.500.000 ekskl. moms, skal der gennemføres et EU-udbud jf. EU's udbudsregler.

    • EU-udbuddet gør det muligt for potentielle danske og udenlandske leverandører at byde på indkøbet.

    • Læs mere om, hvad du skal være opmærksom på i et EU-udbud

  • Er du i tvivl om værdien og ønsker sparring, kan du kontakte din indkøbskoordinator eller en medarbejder i Indkøb.

  • Hvis du efter at have læst ovenstående skal kontakte Indkøb gå videre til trin 3.

Trin 3 - Vurdering af dit indkøb

Inden du kontakter Indkøb, skal du afklare nedenstående punkter:

  • Den forventede samlede pris på indkøbet
  • Beskriv indkøbet: Hvad ønsker du tilbud på. Er der krav som skal være opfyldt?
  • Hvornår skal varen/tjenesteydelsen anvendes?
  • Afklar leverandørfeltet: Hvor mange leverandører er der på markedet? Er der tale om danske eller udenlandske leverandører?

Når ovenstående punkter er afklaret kontakt da Indkøb.

Indkøbs vurdering af indkøbet i samarbejde med dig

Indkøb vil, i samarbejde med dig, vurdere, hvorvidt indkøbet kan have interesse for udenlandske leverandører. Vurderingen tager udgangspunkt i følgende 5 punkter:

  • Kontraktens genstand
    • Er der f.eks. specielle krav til dansktalende personale eller kendskab til danske regler?
  • Kontraktens anslåede værdi
  • Kontraktens varighed
    • Er der tale om et enkeltstående indkøb eller et tilbagevendende indkøb?
  • Forholdene i den pågældende branche, herunder markedets størrelse, struktur og handelspraksis.
    • Hvordan er leverandørfeltet, hvor bredt er leverandørfeltet, er der udenlandske leverandører på området?
  • Det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres
    • Hvor i Danmark skal indkøbet leveres?

Resultat af Indkøbs vurdering af indkøbet

  • Indkøb op til 1.500.000 kr. som ikke henvender sig til udenlandske leverandører – Der skal foretages tilbudsindhentning ved 2-3 danske virksomheder. 
  • Indkøb op til 1.500.000 kr. som henvender sig til udenlandske leverandører – Der skal foretages en annoncering. 
  • Indkøb over 1.500.000 kr. skal sendes i EU-udbud.

1428649 / i40