Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Ekstern finansiering Forsknings- og Innovationsstyrelsen (FI) Vilkår for bevillinger, Forsknings- og Innovationsstyrelsen

Vilkår for bevillinger, Forsknings- og Innovationsstyrelsen

Administration af bevillinger

Forsknings- og Innovationsstyrelsen har i januar 2015 udgivet ”Vilkår for bevillinger Januar 2015”.

Publikationen kan hentes på FI’s hjemmeside. Vilkår for bevillinger Januar 2015

Samt Tillæg til Vilkår for Bevillinger, som indeholder reglerne omkring automatiske udbetalinger samt afskaffelse af årsregnskaber for bevillinger givet af Det Frie Forskningsråd.

Oprettelse af projekt i Navision
Der skal straks oprettes et projekt, når bevillingsskrivelsen er modtaget fra FI, også selv om forbruget først sker senere på året.

Bevillinger fra Det Frie Forskningsråd
For bevillinger fra Det Frie Forskningsråd er der indført automatisk udbetaling. Det betyder at der ikke skal udfærdiges kontraktlinier og salgsfakturaer på disse projekter, da Debitor overfører midlerne direkte til projektet. Det forudsætter at sagen på E-grant er opdateret med AU’s sagsnummer.

Første udbetaling sker efter projektstartdatoen. 

Øvrige bevillinger
For øvrige bevillinger fra FI – EuOpstart, Innovationsfonden etc. – gælder nedenstående udbetalingsregler. 

Udbetaling af bevilling
Der skal laves en faktura pr. finansår, jf. den enkelte bevillings udbetalingsprofil.
Umiddelbart efter at projektet er oprettet indsendes en e-faktura for første finansår.

E-fakturaen skal altid indeholde sagsnummer og det bevilgende organs navn i forkortelse. F.eks. 0604-12345/Inno. Sagsnummeret skal på fakturaen skrives i feltet ”debitorordre nr”.

I beskrivelsesfeltet på fakturaen anføres både sagsnummer og hvilket år det vedrører.

Det bevilgende organ og sagsnummer fremgår af bevillingsbrevet. Hvis sagsnummeret ikke fremgår af fakturaen vil den blive returneret.

Hvis der er givet tillægsbevilling, skal hoved og tillægsbevilling have hver sin linje i ”beskrivelsesfeltet”. Det skal ligeledes fremgå af fakturaen, hvilket år den vedrører.

I de efterfølgende finansår skal e-fakturaen først sendes til FI, når årsregnskab for det foregående finansår er afleveret (1. april). Hvis bevillingen er givet i slutningen af året, og der ikke kræves et årsregnskab efter første finansår, kan der i andet finansår indsendes e-faktura ved årets begyndelse.

Bevillinger under 3.000.000 udbetales på en gang, hvor der tilbageholdes 15% af det beløb, der skal udbetales for bevillingens sidste finansår, indtil slutrapport og slutregnskab er godkendt.

Ved bevillinger over 3.000.000 udbetales en gang årligt i overensstemmelse med udbetalingsprofilen, hvor der tilbageholdes 15% af det samlede bevillingsbeløb.

Når bevillinger omfatter flere deltagere, er det bevillingshavers ansvar at overføre midler til de øvrige deltagers institutioner/virksomheder. Bevillingshaveren er forpligtet til at indhente delregnskaber fra disse, og indsende ét samlet regnskab til FI for hvert år, samt slutregnskab.

Når FI har modtaget samtlige regnskaber og rapporter, kan der fremsendes faktura på de sidste 15 % af bevilling udbetalt, og der bliver sendt en kvittering for bevillingens afslutning til bevillingshaver. Bevillingen skal herefter afsluttes i Navision.

Aflæggelse af regnskab til FI
Når der aflægges regnskab, skal nyeste version af regnskabsskema benyttes (ellers returnerer FI skemaet med krav om nyeste version).

Regnskabsskemaet kan hentes på www.fi.dk/bevilling. Her er også en vejledning til regnskabsskemaet, der beskriver, hvilke krav regnskabet skal opfylde.

OBS: regnskaber, rapporter og andet materiale vedrørende bevillingen uploades til- e-grant-portalen.

Spørgsmål vedr. dette kan rettes til Projektenheden: projektenheden@au.dk


287357 / i40