Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Ekstern finansiering Institutledervejledning

Institutledervejledning

Denne vejledning er udarbejdet for at give institutlederne et hjælpeværktøj i forbindelse med tilrettelæggelse og udførelse af udvalgte økonomiske og administrative arbejdsgange inden for instituttets ansvarsområde. Vejledningen henvender sig i første omgang til institutledere på HUM, SUN, SAM, TEO og NAT.

Vejledningen er afgrænset til at fokusere på institutlederens rolle, beføjelser og ansvar på det økonomiske og administrative område, og den vil således være et sammendrag af AU’s eksisterende interne retningslinjer målrettet til institutlederen.

Indholdsfortegnelse      Som PDF fil    

1     Introduktion

2     Det økonomiske og administrative ledelsesansvar

2.1      Hvordan er ansvaret delegeret til institutleder?

2.2      Hvad menes med ”ansvar”?

2.3      Uddelegering

3     Personale

3.1      Stillingsoprettelse og ansættelse

3.2      Løn og ansættelsesvilkår

3.3      Løbende personaleadministration og ledelse

3.4      Ansøgt afsked

3.5      Disciplinærsager, herunder uansøgt afsked

4     Økonomi

4.1      Budget og regnskab

4.2      Indkøb og disponering

4.2.1       Indkøb

4.2.2       Godkendelse og anvisning

4.2.3       Anlæg

4.2.4       Repræsentationsudgifter og gaver

4.2.5       Rejser

4.2.6       Forsikringsforhold

4.2.7       Leasing

4.2.8       Støtte til studenteraktiviteter

4.3      Salg og udlejning

4.4      Eksterne tilskudsmidler

4.4.1       Ansøgning

4.4.2       Forberedende projektadministration

4.4.3       Løbende bevillingsopfølgning

4.4.4       Afslutning

4.5      Fuldmagtsforhold

4.6      Samarbejdsaftaler og IPR-rettigheder

5     Samarbejde og sikkerhed

5.1      Sikkerhedsansvar og -organisation

6     Bygninger

6.1.1       Bygningsarbejder

6.1.2       Udlån af lokaler

6.1.3       Udlejning af lokaler

6.1.4       Undervisningslokaler

6.1.5       Udendørs aktiviteter

7     It

7.1.1       Lokal it-drift

7.1.2       Relation til fælles it-systemer

7.1.3       It-sikkerhed

8     Informationsformidling og dataindsamling

1       Introduktion

Denne vejledning er udarbejdet for at give institutlederne et hjælpeværktøj i forbindelse med tilrettelæggelse og udførelse af udvalgte økonomiske og administrative arbejdsgange inden for instituttets ansvarsområde. Vejledningen henvender sig i første omgang til institutledere på HUM, SUN, SAM, TEO og NAT.

Vejledningen er afgrænset til at fokusere på institutlederens rolle, beføjelser og ansvar på det økonomiske og administrative område, og den vil således være et sammendrag af AU’s eksisterende interne retningslinjer målrettet til institutlederen.

Beskrivelsen vil løbende blive suppleret med links, der indeholder en blanding af mere detaljerede vejledninger, instrukser, arbejdsgangsbeskrivelser mv.

Udgangspunktet er Universitetsloven og vedtægten samt rektors delegationsskrivelse af 31. marts 1993.

Hvert fakultet kan udstikke lokale retningslinjer, der supplerer denne overordnede beskrivelse.

2       Det økonomiske og administrative ledelsesansvar

Ifølge § 39 i Aarhus Universitets vedtægt repræsenterer institutlederen instituttet udadtil og varetager efter bemyndigelse fra rektor og dekan instituttets økonomiske og personalemæssige ledelse, herunder planlægning og fordeling af arbejdsopgaver, jf. Universitetslovens § 17.

2.1    Hvordan er ansvaret delegeret til institutleder?

Institutlederens ansvar og beføjelser er fastlagt i rektors delegationsskrivelse, i universitetets fælles retningslinjer, evt. i en delegationsskrivelse fra dekanen og i fakultetets retningslinjer. Hver af disse retningslinjer er fastlagt inden for rammerne af de trinhøjere retningslinjer og regler og i sidste instans inden for statens regelsæt.

2.2    Hvad menes med ”ansvar”?

Institutlederen er ansvarlig for hele instituttets aktivitet. Hertil hører bl.a., at institutlederen skal sørge for, at institutadministrationen er organiseret, så den kan yde den bedst mulige støtte til instituttets undervisnings-, forsknings- og formidlingsaktiviteter. Institutlederen skal sikre, at instituttets aktiviteter tilrettelægges og gennemføres på en sådan måde, at aktiviteten er i overensstemmelse med universitetets formål, gældende regler samt fakultetets og instituttets planer eller strategi.

Institutlederens ansvar varierer fra opgave til opgave; i visse tilfælde indebærer ansvaret en overvågning (f. eks. lukning af eksterne bevillinger); i andre tilfælde er der tale om mere detaljeret kontrol (attestation af bilag). Endelig kan der være behov for, at institutlederen udstikker retningslinjer og kontrollerer, at de efterleves.

2.3    Uddelegering

Institutlederen kan uddelegere udførelsen af flere af sine opgaver; undtagelsen er de opgaver, som konkret kræver institutlederens godkendelse. Institutlederen kan dog ikke uddelegere sit ansvar, og der er en række betingelser, der skal være opfyldt, når institutlederen lægger udførelsen af en opgave ud til medarbejdere:

  • Institutlederen skal sikre sig, at den medarbejder, som en opgave er delegeret til, har kompetence til at løse opgaven, herunder at medarbejderen har den fornødne uddannelse og forståelse for opgaven.
  • Retningslinjer for udførelse af en opgave skal være klart kommunikeret til den medarbejder, som opgaven er delegeret til.
  • Institutlederen skal sikre, at der sker tilstrækkelig [1] overvågning af forløbet af en opgave, der er uddelegeret, samt at opgaven er tilrettelagt således, at der opnås en hensigtsmæssig funktionsadskillelse, jf. afsnit 4.2.2

3       Personale

3.1    Stillingsoprettelse og ansættelse

Der henvises til regelsamlingen for ansættelse af personale: Opslag, ansættelse. Heri fremgår der blandt andet også specifikke forhold for ansættelse af timelønnede undervisere, bl.a. studenterundervisere, studenterstudievejledere, undervisningsassistenter og -medhjælpere.

Institutlederen har ansvaret for følgende i forbindelse med stillingsoprettelse og ansættelse (medmindre dekanen har besluttet andet) :

  • Det initierende arbejde i forbindelse med ansættelse af personale.
  • Forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalg forud for en eventuel ansættelse.
  • Indsendelse af bedømmelsesudvalgets bedømmelse til fakultetssekretariatet.
  • Institutlederen har det økonomiske ansvar for alle ansættelser inden for instituttets område, såfremt den samlede lønsum er uddelegeret til instituttet.
  • Det er institutlederens ansvar, at alle instituttets medarbejdere har en gyldig opholds- og arbejdstilladelse.
  • Det er institutlederens ansvar, at der bliver informeret om mulighederne for skattefritagelse, jf. vejledning om ansættelse af udenlandske videnskabelige medarbejdere.

Institutlederen skal sørge for rettidig papirgang ved en medarbejders ansættelse. Se Ansættelsesbreve for overenskomstansatte i staten og ansættelsesbekendtgørelsen

3.2    Løn og ansættelsesvilkår

Institutlederen er ansvarlig for at implementere universitetets personalepolitik  på instituttet.  

Institutlederen er ansvarlig for, at instituttets medarbejdere bliver tilbudt aflønning i henhold til gældende overenskomster og inden for rammerne af universitetets lønpolitik.

Institutlederens rolle i de årlige lønforhandlinger afhænger af delegationen på det enkelte fakultet. Eksempelvis kan det være institutlederen, der udarbejder indstillinger til dekanen om individuelle funktions- eller kvalifikationstillæg.

Institutlederen skal foranledige, at medarbejdernes stillingsbeskrivelser ajourføres, samt løbende påse, at funktionstillæg til medarbejderne for særlige arbejdsopgaver fortsat er aktuelle.

Det er institutlederens ansvar, at udenlandske medarbejdere bliver orienteret om muligheden for at vælge en gruppelivsordning i stedet for pension ved ansættelser i op til seks måneder.

Institutlederen skal være opmærksom på, at der gælder specielle skatteregler for udenlandske forskningsmedarbejdere. Se Vejledning om ansættelse af udenlandske videnskabelige medarbejdere.

3.3    Løbende personaleadministration og ledelse

Institutlederen har det personalemæssige ledelsesansvar på instituttet, jf. vedtægt, og det er institutlederens ansvar, at ledelsesfunktionerne på instituttet udføres med udgangspunkt i personalepolitikkens afsnit 1.5.2 om God ledelse.

Institutlederen skal være opmærksom på medarbejdernes motivation og trivsel og løbende tage hånd om eventuelle problemstillinger, der kan opstå eksempelvis i forbindelse med meget sygdomsfravær, samarbejdsproblemer, manglende kvalifikationer eller resultater.

I forbindelse med medarbejdernes efter- og videreuddannelse er det institutlederens ansvar at

  • der foretages systematisk kompetenceudvikling, herunder uddannelsesplanlægning til alle medarbejdere.
  • der tilbydes medarbejderudviklingssamtaler med medarbejdere i fast stilling. Samtalen afholdes med nærmeste leder. Se Medarbejderudviklingssamtaler.

I forbindelse med fraværsregistreringen er det institutlederens ansvar at

  • der hvert år udarbejdes ferieplan for alle instituttets medarbejdere samt at reglerne for varsling af ferie overholdes. Se Personalestyrelsens ferievejledning.
  • barsel anmeldes til Personale- og Udviklingskontoret.
  • sygdom anmeldes over for kommunen, og at der søges om refusion inden for de tidsfrister der gælder de forskellige personalegrupper.
  • ansøgninger om orlov behandles inden for de områder, hvor institutlederen har ansættelseskompetencen. Se Regler for orlov.
  • der følges op på, at medarbejdere afholder ferie og særlige feriedage inden for ferieåret.
  • fraværsregistreringssystemet holdes opdateret.
  • at grundbilag for registreringen i PØS er godkendte og kontrollerede for instituttets medarbejdere, samt at der løbende føres kontrol hermed.

3.4    Ansøgt afsked

Institutlederen skal sørge for rettidig papirgang, når en medarbejder fratræder.

Institutlederen har ansvaret for, at fraværsregistreringssystemet bliver opdateret, og at der fremsendes en bekræftelse heraf til Lønkontoret.

Ved en medarbejders opsigelse skal institutlederen tilbyde medarbejderen en fratrædelsessamtale.

3.5    Disciplinærsager, herunder uansøgt afsked

Institutlederen har initiativpligten i forbindelse med disciplinærsager og i forbindelse med sager om uansøgte afskedigelser. Institutlederen skal herunder sikre sig, at relevant dokumentation udarbejdes – rettidigt.

Personale- og Udviklingskontoret skal inddrages i alle disciplinærsager. Se Vejledning - under udarbejdelse.

Det er kun rektor eller den i Personale- og Udviklingskontoret af rektor bemyndigede person, der kan bortvise, afskedige og give advarsler, og dekanen og Personale- og Udviklingskontoret skal altid inddrages i disse tilfælde.

I tilfælde af sygdom skal institutlederen i god tid tage kontakt til Personale- og Udviklingskontoret, når en medarbejders sygdom vurderes at blive så langvarig, at der kan blive tale om en afskedigelse.

4       Økonomi

4.1    Budget og regnskab

Institutlederen er ansvarlig for, at instituttets budgetlægning foregår i henhold til de rammebetingelser, der er udstukket fra fakultetet, samt at budgettet er komplet og retvisende. Dette gælder også eksterne midler.

Ansvarsfordeling mellem fakultet og institut er defineret lokalt.

Det er institutlederens ansvar, at budgettet udviser et retvisende billede af instituttets forventninger til økonomien igennem hele budgetperioden, hvilket bl.a. betyder, at alle finansieringsbeslutninger, (brutto)poster mv. skal indarbejdes i budgettet og at det løbende skal holdes opdateret og justeret i forhold til eventuelle ændringer i de initiale forudsætninger. Institutlederen vurderer selv behovet for at inddrage sine medarbejdere i forbindelse med instituttets budgettering med udgangspunkt i bl. a. Cirkulære af 29.4.2005 om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten, § 5, stk. 3 og bemærkningerne hertil. Personalestyrelsens cirkulære om samarbejdsudvalg

Institutlederen er ansvarlig for løbende at følge op på, om de faktisk afholdte udgifter og indtægter svarer til de planlagte udgifter og indtægter, jf. instituttets budget. Hvis der er væsentlige afvigelser, skal institutlederen tage stilling til, om der skal reageres. Budgetopfølgningen til universitetsniveau vil blive foretaget med udgangspunkt i budgettet, som det er vedtaget af bestyrelsen.

Vedrørende budgetopfølgning i forbindelse med eksterne midler henvises til afsnit 4.4.

4.2    Indkøb og disponering

4.2.1     Indkøb

Institutlederen er ansvarlig for at formidle universitetets indkøbspolitik til instituttets medarbejdere og løbende følge op på, at disponering og indkøb af varer og tjenesteydelser er i overensstemmelse hermed.

AU er underlagt EU-udbudsregler som en samlet enhed, hvorfor (næsten) alle indkøb skal foretages hos de af AU – evt. SKI, (Statens og Kommunernes indkøbsservice A/S) – valgte leverandører, medmindre der gennemføres et særskilt EU-udbud i den givne indkøbssituation.

Medmindre der er tale om helt særlige undtagelser, vil det derfor være i strid med udbudsreglerne at købe hos andre leverandører, bestille hos (andre) leverandører via internettet, osv.

Opmærksomheden henledes endvidere på universitetets indkøbsportal samt de særlige regler

vedrørende anlægsregistrering jf. vejledning for registrering af anlæg og donationer.

Regnskabskontoret kan kontaktes vedrørende spørgsmål og rådgivning om indkøbsforhold.

4.2.2     Godkendelse og anvisning

Institutlederen har ansvaret for, at der er tilrettelagt en funktionsadskillelse, så mindst to personer er involveret ved hvert køb: én person, som foretager indkøbet og sikrer, at varen er modtaget, og at faktura svarer til det aftalte, og en anden person, som anviser fakturaen og sikrer registrering mv.

Der skal endvidere være forretningsgange, så der gennemføres en række kontroller af bilagenes materielle og økonomiske indhold, jf. Kontrol, anvisning og eventuelt kontering.

4.2.3     Anlæg

Det er institutlederens ansvar, at indkøbte og donerede aktiver bliver registreret i universitetets anlægskartotek i henhold til retningslinjerne herfor, jf. vejledning for registrering af anlæg og donationer.

Institutlederen eller den bemyndigede medarbejder skal især være opmærksom på, hvilke omkostninger der skal indgå i den samlede anskaffelsespris; de relevante beløbsgrænser for anlægsregistrering; skelnen mellem vedligeholdelse og forbedring (af eksisterende anlæg); retningslinjer for modtagelse af donationer; anlæggets betydning for det fremtidige budget; samt at der forud for anskaffelse af særligt komplicerede anlæg og forsøgsopstillinger er truffet aftale med Regnskabskontoret om kontering, afskrivningsperiode mv.

Regnskabskontoret kan kontaktes vedrørende spørgsmål og rådgivning om forhold vedr. anlæg.

4.2.4     Repræsentationsudgifter og gaver

Institutlederen er ansvarlig for at formidle AU’s interne regler om repræsentationsudgifter til instituttets medarbejdere. jf. interne regler af 5. november 2001. 

Institutlederne kan uden forelæggelse for dekanen godkende repræsentationsudgifter, der afholdes af instituttets egne midler inden for rammerne af AU’s interne regelsæt.

Kompetencen til at træffe beslutning om fravigelse af de interne regler for afholdelse af repræsentationsudgifter mv. er delegeret til dekanerne. Se brev af 5. november 2001.

Der kan afholdes udgifter til lejlighedsgaver til personer, som ikke er ansat ved AU, men ikke som erstatning for løn mv. Hvis en ekstern foredragsholder, paneldeltager osv. optræder vederlagsfrit, kan der ydes en symbolsk gave som f.eks. en af universitetets logogaver eller en mindre vingave, normalt for ca. 200 kr. En lejlighedsgave kan af skattemæssige årsager aldrig overstige 500 kr.

4.2.5     Rejser

Det er institutlederens ansvar at vurdere, om en påtænkt rejse er ”tjenesterejse” eller ”anden rejse”, uanset om rejsen finansieres af ordinære eller eksterne midler.

Ved ”tjenesterejse” er der tale om en (beordret) rejse, hvor universitetet er pligtig til at dække medarbejderens udgifter i henhold til de sædvanlige retningslinjer, jf. Regelsæt for tjenesterejser. .”Tjenesterejse” kan kun udføres af ansatte.

Ved ”anden rejse”, som f.eks. kongresrejse, studierejse eller forskningsrejse, kan institutlederen træffe beslutning om, at kun en del af rejsens omkostninger dækkes. I så fald kan den pågældende vælge ikke at foretage rejsen. ”Anden rejse” kan foretages af ansatte, studerende eller andre, hvor universitetet har en faglig interesse i at dække rejseudgifter helt eller delvist.

4.2.6     Forsikringsforhold

Staten er selvforsikret, hvilket indebærer, at instituttet ikke må tegne forsikring. AU kan dog tegne forsikring for produktansvar og professionelt ansvar i forbindelse med indtægtsdækket virksomhed. Der henvises til regelsamlingen for økonomi, herunder forsikringsforhold: Forsikring og Vejledning om rejseforsikring. Specielt i forbindelse med rejseforsikring er det institutlederens ansvar at sikre, at der kun udleveres forsikringskort til personer (ansatte og andre, som universitetet afholder rejseudgifter for), som universitetet ønsker at påtage sig forsikringsrisikoen for.

4.2.7     Leasing

Universitetet har kun hjemmel til at indgå aftale om operationel leasing, dvs. reel leje over en kortere periode end aktivets levetid samt tilbagelevering efter periodens udløb. Finansiel leasing er ikke tilladt. Afgrænsning mellem operationel og finansiel leasing fremgår af Finansministeriets Økonomisk Administrative Vejledning.

Normalt er det økonomisk uhensigtsmæssigt at indgå aftaler om operationel leasing. Alle ønsker og forslag om leasing skal gå gennem Regnskabskontoret, der afgiver en begrundet indstilling til universitetsdirektøren. Rektors brev af 23. april 2007 ang. udbudsregler og leasing.

4.2.8     Støtte til studenteraktiviteter

Institutlederen kan – hvis dekanen har delegeret området – fastlægge lokale retningslinjer inden for det overordnede regelsæt.

4.3    Salg og udlejning

Det er institutleders ansvar at sikre, at instituttet kun modtager indtægter, som der er hjemmel til at oppebære, jf. Budgetvejledningens punkt 2.3.2. Se Budgetvejledning 2006

Priser ved salg af varer og ydelser, herunder at priser ved salg af varer og tjenesteydelser som udgangspunkt skal fastsættes, så der også opnås dækning for de langsigtede gennemsnitsomkostninger (faste udgifter, der måske ikke umiddelbart fremgår af regnskabet).

For salg efter reglerne for Indtægtsdækket Virksomhed gælder, at priskalkulationen forlods skal godkendes af Budget- og Planlægningskontoret.

Leje- og forpagtningsindtægter skal fastsættes således, at det for staten bedst muligt økonomiske resultat opnås. Udleje af instituttets lokaler kan kun ske via Teknisk Forvaltning (link Afsnit 5.3.3)

For salg af brugt inventar og materiel gælder, at man skal søge at opnå det størst mulige provenu via salg ved offentlig auktion eller på anden måde, hvor det kan godtgøres, at prisen svarer til markedsprisen, f.eks. ved at der foreligger kontrolbud, jf. Budgetvejledningens punkt 2.3.4. Nærmere vejledning kan indhentes hos Regnskabskontoret.

4.4    Eksterne tilskudsmidler

Institutlederen er ansvarlig for alle eksterne forskningsmidler, hvor bevillingsansøgeren er ansat ved eller tilknyttet instituttet. Institutlederens ansvar omfatter disponeringen af indtægter og udgifter fra ansøgningstidspunktet frem til projektafslutningen (lukning af bevillingen).  

Institutlederen kan uddelegere den daglige administration og disponeringsret til en medarbejder på instituttet, men institutlederen er fortsat ansvarlig for, at medarbejderen forvalter opgaverne inden for universitetets retningslinjer herfor. Institutlederen bør være opmærksom på, at EU bevillinger som en tommelfingerregel kræver 1½ gang så meget i administrative ressourcer som de fleste andre eksterne midler.

I tilfælde af, at en bevillingshaver fratræder sin stilling, er det institutlederens ansvar at give Regnskabskontoret besked herom og at tage skridt til at søge vedkommendes bevillinger i universitetets regnskabssystem afsluttet hurtigst muligt.

I nedenstående afsnit beskrives ansvarsopgaver i forskellige faser i forbindelse med ansøgning, oprettelse, opfølgning og afslutning af eksterne tilskudsmidler.

4.4.1     Ansøgning

Institutlederen skal godkende alle ansøgninger og med godkendelsen sikre at:

  • alle projekter falder ind for universitetets forskningsformål som defineret i universitetsloven § 2 samt inden for instituttets forskningsområde.
  • projektet er relevant i relation til den bevillingsgiver, der ansøges hos.
  • der ikke indgås samarbejdsaftaler uden foregående godkendelse hos dekanen.
  • hvis der ansøges om apparatur, skal det undersøges, om det er noget apparatur, AU allerede besidder.
  • budgettet er fornuftigt og udarbejdet i henhold til AU’s retningslinjer herfor.
  • alle ansøgninger arkiveres fysisk i en mappe indeholdende samtlige godkendte ansøgningsskemaer.

EU-ansøgninger skal videresendes til Budget- og Planlægningskontoret efter institutlederens godkendelse.

4.4.2     Forberedende projektadministration

  • Efter accept af ansøgning af eksterne tilskudsmidler fra EU udarbejdes et kontraktsforberedelsesskema (CPF) med dertilhørende budget. Institutlederen skal gennemse og godkende det pågældende budget.
  • Institutlederen skal gennemse og underskrive bevillingsoprettelsen, inden den fremsendes til Budget- og Planlægningskontoret.
  • Institutlederen skal godkende indstillingen af ressourcer for den pågældende bevilling, inden denne videresendes til fakultetet.

4.4.3     Løbende bevillingsopfølgning

Det er institutlederens ansvar at sikre en tilfredsstillende opfølgning på instituttets bevillinger, hvilket blandt andet indebærer:

  • at forvaltning og disponering af eksterne midler følger de sædvanlige interne og eksterne regler for bevillingsanvendelse, f.eks. repræsentationsudgifter, kørselsgodtgørelse, indkøbsregler mv.
  • at der løbende bliver fulgt op på bevillingens økonomi, eksempelvis ved månedlige afrapporteringer og afstemninger. Eventuelle behov for budgetrevisioner godkendes af institutlederen.
  • at der bliver etableret interne procedurer, der sikrer, at der bliver rapporteret rettidigt til bevillingsgivere.
  • at eksterne bevillinger for bevillingshavere, der er fratrådt eller på orlov, bliver håndteret og afsluttet efter universitetets regler.
  • at der er etableret procedurer for fraværsregistrering af personalet på instituttet, så der er ajourførte ferieregistreringer, når der skal aflægges regnskab for bevillinger, eller de skal lukkes.
  • at instituttets procedurer for registrering og afmelding af anlægsaktiver er tilrettelagt, så anlæg anskaffet for eksterne midler også kommer med.
  • at eksterne bevillinger inddrages i instituttets budget- og budgetopfølgningsprocedurer.
  • at timesedler underskrives, samt at det i øvrigt tilses, at der er etableret tilstrækkelige interne procedurer for opsamling på og registrering af tidsforbrug i forbindelse med gennemførelse af eksterne projekter.
  • at vurdere, om bevillingsgiver skal have besked om bevillinger, der ikke følger tidsplanen, eller om bevillinger, der ikke har været nævneværdige regnskabsmæssige bevægelser på i de sidste 3 år.

4.4.4     Afslutning

  • Institutsekretariatet har ansvaret for at afslutte bevillinger, hvilket indbefatter nulstilling og nedlukning af bevillingsnummer samt at foretage diverse slutrapporteringer. Se Proces for nedluk af bevilling og slutrapportering.  
  • Institutlederen har ansvaret for mindst en gang om året at sørge for, at instituttets eksterne bevillinger bliver gennemgået med henblik på at sikre, at bevillinger for afsluttede projekter bliver udlignet og lukket, og at der træffes aftaler med bevillingshavere om at få afsluttet projekter, der bør være afsluttet efter bevillingsforudsætningerne. Navisionrapporten Bevillingsoverblik og Saldo pr. bevilling kan anvendes hertil.
  • Institutlederen har ansvaret for at vurdere, om evt. restsaldi på bevillingen skal tilbagesendes til tilskudsgiver. I tilfælde hvor et bevillingsprojekt slutter med regnskabsmæssigt underskud, skal institutlederen i samarbejde med dekanen vurdere, hvorledes tabet skal finansieres.

4.5    Fuldmagtsforhold

Institutlederen har i kraft af sin stilling anvisningsfuldmagt for alle indtægter og udgifter for instituttet, og institutlederen kan bemyndige en eller flere af instituttets medarbejdere til også at anvise indtægter og udgifter, jf. universitetets generelle bestemmelser om fuldmagtsforhold.

4.6    Samarbejdsaftaler og IPR-rettigheder

Dekanen skal normalt godkende samarbejdsaftaler, men kan vælge at delegere sin kompetence til en institutleder. Dekanen er i delegationstilfælde fortsat ansvarlig for, at alle regler og retningslinjer for indgåelse af aftaler om eksternt finansieret forskning overholdes, jf. samarbejdsaftaler - retningslinjer og samarbejdsaftaler - tjekliste.

Det er institutlederens ansvar at sende kopier af alle indgåede samarbejdsaftaler til Patent- og Kontraktenheden med henblik på registrering i universitetets kontraktkartotek.

5       Samarbejde og sikkerhed

Institutlederen er personaleleder for instituttets medarbejdere. I kraft heraf er institutlederen forpligtet til at nedsætte samarbejdsudvalg efter de gældende regler: Se Personalestyrelsens cirkulære om samarbejdsudvalg.

Samarbejdsudvalgets ledelsesrepræsentanter udpeges af institutlederen, der også er formand for samarbejdsudvalget.

Der henvises i øvrigt til rektors skrivelse til institutledere vedrørende samarbejdsudvalg, standardforretningsorden for udvalgsmøder samt følgende beskrivelse af samarbejdsudvalgenes arbejde og opgaver.

5.1    Sikkerhedsansvar og -organisation

Det er institutlederen, der inden for instituttets område bærer arbejdsgiverens ansvar for, at gældende regler om sikkerheds- og sundhedsarbejde overholdes, samt herunder, at der etableres en lokal sikkerhedsorganisation på instituttet.

Det er således institutlederens ansvar, at arbejdsforholdene for instituttets medarbejdere er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarlige, hvilket, jf. Arbejdsmiljøloven, bl.a. indebærer:

  • at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres således, at det sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarligt.
  • at arbejdsstederne er indrettet således, at det sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarligt.
  • at maskiner, maskindele, beholdere, præfabrikerede konstruktioner, apparater, redskaber og andre tekniske hjælpemidler er indrettet og bliver anvendt således, at de sikkerheds- og sundhedsmæssigt er fuldt forsvarlige.
  • at stoffer og materialer med egenskaber, der kan være farlige for eller i øvrigt forringe sikkerhed eller sundhed, kun fremstilles og anvendes ved arbejdsprocesser og -metoder, der effektivt sikrer de beskæftigede mod ulykker og sygdomme.

For yderligere information henvises til Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 867 af 13. oktober 1994 om arbejdets udførelse samt følgende bekendtgørelser vedrørende sikkerheds- og sundhedsarbejde.

6       Bygninger

Institutlederen har ansvaret for brug af lokalerne såvel inden for som uden for normal åbningstid.

Den lokale driftsinspektør er ansvarlig for rengøring af lokaler.[link ikke klar]

Det er institutlederens ansvar at udforme lokale regler inden for rammerne af universitetets sikringspolitik og eventuelt supplerende regler [link - ikke klar].

6.1.1     Bygningsarbejder

Teknisk Forvaltning skal inddrages før igangsætning af bygningsarbejder, jf. retningslinjer og procedurebeskrivelser for byggearbejder. Det samme gælder alle arbejder i øvrigt, hvorved der gribes ind i bygningskonstruktioner eller tekniske installationer – herunder lokale netværksinstallationer, opsætning af videokameraer etc.

Eventuelle anskaffelser, der forventes finansieret af Teknisk Forvaltning, skal godkendes hos Teknisk Forvaltning.

6.1.2     Udlån af lokaler

Aftale om udlån kan indgås med institutlederen, jf. universitetets retningslinjer herfor. I forbindelse med udlån skal institutlederen vurdere, om aktiviteterne ligger inden for universitetets virke.

Institutlederen er ansvarlig for, at afholdelse af fredagsbaren sker i overensstemmelse med Aarhus Universitets retningslinjer for afholdelse af fredagsbarer i universitetets lokaler, herunder at der foreligger alkoholbevilling for den udskænkning, der finder sted i en fredagsbar.

Såfremt der indgås aftale om udlån af lokaler, sker det på instituttets eget ansvar.

6.1.3     Udlejning af lokaler

Eventuelle aftaler om udlejning af lokaler skal godkendes hos Teknisk Forvaltning.

6.1.4     Undervisningslokaler

Det er institutlederens ansvar, at holdstørrelser ikke overskrider antal af godkendte pladser i undervisningslokalet.

6.1.5     Udendørs aktiviteter

Udvendige aktiviteter ud over sædvanlig daglig brug skal aftales med Teknisk Forvaltning (eksempelvis fyrværkeri, opstilling af telte, sejlads på universitetssøer mv.).

7       It

Det er institutlederens ansvar, at instituttets samlede it-anvendelse og -organisering ligger inden for de rammer og målsætninger, der er angivet i universitetets it-strategi og it-sikkerhedshåndbog. (link til it-strategi)

7.1.1     Lokal it-drift

Ved etablering af lokale it-funktioner skal institutledelsen medvirke til, at der bliver etableret et tæt samarbejde med AU’s øvrige it-funktioner, således at de samlede it-ressourcer og kompetencer udnyttes optimalt, og universitetets retningslinjer for it-sikkerhed overholdes. Institutlederen kan efter aftale med dekanen indgå aftale med den fælles it-funktion om drift og support af dele eller hele instituttets it-anvendelse.

Ansvarsfordeling mellem fakultet og institut er defineret lokalt.

7.1.2     Relation til fælles it-system er

Der henvises til AU’s it-strategi for retningslinjer for anvendelse af it-systemer (link til It-strategi - afventer).

7.1.3     It-sikkerhed

Der henvises til AU’s sikkerhedshåndbog i forbindelse med retningslinjer inden for it-sikkerhed.

8       Informationsformidling og dataindsamling

Institutlederen har ansvaret for, at den enkelte forskers forskningspublicering og forskningsformidling registreres til brug for bl.a. hjemmeside, medarbejderhjemmeside og årsberetning.

Dette indebærer, at instituttet skal indberette oplysninger til årsberetningen hvert år i henhold til gældende frister, samt at de enkelte forskere indberetter forskningspublikationer og formidlingsaktiviteter i PURE, jf. følgende vejledning.

Instituttet har ligeledes ansvaret for:

  • at instituttet har et netsted, hvor enheden tilbyder relevante informationer og tjenester for enhedens brugere. Institutlederen har desuden ansvaret for, at netstedet overholder AU's netstedspolitik, og at enhedens forskere løbende vedligeholder deres medarbejderhjemmeside.
  • at enhedens forskere registrerer forskningsemneord i PURE til brug for portalen "Find en forsker".
  • at telefondatabasen og Informationsnøglen holdes opdateret (foregår via omstillingen)
  • at enhedsoplysninger opdateres i enhedsregistret (foregår via Journalkontoret).

Support til ovenstående punkter ligger hos Informationskontoret.

[1] Hvad der er ’tilstrækkelig’, vil variere fra område til område. Eksempelvis kan institutlederen beslutte, at det er tilstrækkeligt, at han/hun udfører sin overvågende kontrol ved en gang pr. måned at kontrollere og godkende en totaloversigt for eksempelvis udbetalt løn. Institutlederen kan også vælge at lade den overvågende kontrol blive udført af andre. I dette tilfælde skal institutlederen blot kontrollere, at kontrollen er blevet udført. Det er vigtigt, at udførte kontroller bliver dokumenteret.

264943 / i40