...af eksterne midler for økonomi- og regnskabsmedarbejdere
Alle bevillinger skal oprettes i Navision efter procesbeskrivelse herfor med et særskilt projektnummer. Bevillingsoprettelsen i Navision foretages af Projektenheden under AU Regnskab. For at få oprettet et projekt skal ovenstående dokumentation journaliseres i Workzone sammen med oprettelsesfilen.
Ved efterfølgende ændringer til bevillingen såsom forlængelse, tillægsbevillinger el.lign. skal dokumentation også foreligge i WorkZone og link hertil fremsendes til Projektenheden.
Dokumentationen for det enkelte projekt opbevares i henhold til lovgivningen minimum 5 år efter udløb af pågældende regnskabsår, men vær især opmærksom på at der på EU bevillinger kan forelægge særregler. Dokumentation for eksterne bevillinger opbevares dog normalt minimum 5 år efter projektets afslutning. Dokumentationen opbevares udelukkende centralt i WorkZone, som er fælles journaliseringsplatform.
Projektøkonomen for institut eller Fakultet skal indlægge budgettet og forventede indbetalingsrater for hvert enkelt projekt i økonomisystemet Navision.
Budgettet kan indlægges, så snart Projektenheden har givet projektet et sagsnummer.
Budgettet indlægges jf. det budget der blev indsendt ved oprettelse og jf. aftale med bevillingshaver. Budgettet skal fordeles i hele projektperioden i forhold bedste bud på, hvornår omkostningerne falder.
Budgettet opdeles i:
Budgettet tilpasses løbende og som minimum i forbindelse med den obligatoriske opfølgning med projekthaver to gange årligt.
For yderligere lovgivningsmæssig information se nedenstående:
AU Regnskab foretager følgende projektopfølgning af projekter, hvilket dog ikke fritager projekthaver, institutleder eller dekan for det primære ansvar:
Udsender 2 gange årligt en controllingliste til Økonomicentrene indeholdende DR 4 og DR5 projekter, der:
1. har underskud: projekter med negativ saldo større end D.kr. 100.000
2. er inaktive: projekter uden økonomisk bevægelse i minimum 12 måneder
3. har overskredet forventet slutdato med mere end 3 måneder
4. har forbrugt flere midler, end der er til rådighed på projektet.
Udsender efter hver lukkeperiode en opgørelse over lukkede DR2-projekter med underskud, hvor der kræves forklaring af økonomicentrene.
Endvidere udsendes årligt en oversigt over alle oprettede DR2-projekter. Formålet er at sikre, at der sker en løbende registrering af indtægter og omkostninger i form af løn, øvrige omkostninger og overhead. Endvidere kontrolleres stamdata. For at sikre, at kontrollen omfatter alle DR2 projekter, indgår også de afsluttede projekter, da et DR2 projekt kan være oprettet og afsluttet mellem to controllinglister.
Udtrækkene opbevares på i WorkZone.
AU Regnskab foretager en vurdering af hensættelser – kontakter projektøkonomer og økonomichefer for hovedområderne mht., om der er projekter, hvor der bør ske hensættelser til tab, og vurderer det fremsendte materiale herom.
Foretager kvartalsmæssige afstemning totalt for alle eksterne projekter til sagsmodulet.
En sag skal altid afsluttes og lukkes i Navision, når projektet er fagligt og økonomisk afsluttet.
Uforbrugte midler må ikke henstå på projektkonti efter projektets slutdato jfr. kontrakten. Dette skal håndteres umiddelbart efter projektets afslutning.
Afslutning af projekt skal ske i henhold til Kvikguide for sagsoprettelse:
Send projektet til lukning ved Projektenheden, ved at sende en mail med: