Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Ekstern finansiering Instruks - eksterne midler Administration af eksterne midler

Administration

...af eksterne midler for økonomi- og regnskabsmedarbejdere

Projektoprettelse, dokumentation og journalisering

  • Projektoprettelse (vejledning mv.)

  • Dokumentation for bevillinger på institut eller hovedområde

    • Dokumentation for bevillinger på institut eller hovedområde

      Dekanen udstikker regler for, om dokumentationen skal findes på hovedområde eller institutniveau. Følgende dokumenter skal opbevares for hver bevilling i journaliseringssystemet Captia/Workzone eller indtil dette er fuld ibrugtaget på hovedområde eller institut:

    • Ansøgning, hvis bevillingsprocessen er startet med en ansøgning

    • Projektbeskrivelse, hvis en sådan eksisterer

    • Juridisk bindende tilsagn (dvs. bevillingsskrivelse, kontrakt, samarbejdsaftale eller anden skriftlige aftale – i alle tilfælde inkl. alle bilag)

    • Budget inkl. universitetets medfinansiering

    • Supplerende aftaler vedr. forlængelse af bevillingsperioden og/eller tillægsbevillinger

    • Projektoprettelsesfilen, som er tilbagesendt fra Projektenheden i Økonomisekretariatet ifm. oprettelse af projekt forsynet med projektnummer

    • EU-rammeprogramprojekter: FSE journaliserer kontrakter og revisionserklæringer i Workzone. Der henvises endvidere til beskrivelsen af, hvad der skal være i revisionsmappen.

      For EU-rammeprogramprojekter opbevares dokumentationen bortset fra ansøgningen og budgettet centralt i FSE. For Danmarks Grundforskningsfond og Innovationsfonden opbevares kontrakterne hos Erhvervssamarbejde & Teknologioverførsel (ET) i Inteum.

      Der henvises til workzone’s hjemmeside: Workzone for yderligere information om journaliseringskrav.

  • Journalisering

    • Journalisering

      For eksterne projekter journaliseres iht. følgende procesbeskrivelse:

      Følgende materiale journaliseres centralt:

    • Consortium Agreements til EU kontrakter journaliseres og indskannes af (ET) i Inteum under et særskilt journalnummer.

    • Kontrakter med Danmarks Grundforskningsfond journaliseres under særskilt journalnummer og indskannes i Inteum af ET.

    • Kontrakter med Innovationsfonden journaliseres under særskilt journalnummer og indskannes i Inteum af ET.

    • Kopi af samarbejdsaftaler med og uden IP-rettigheder skal sendes til ET, hvor de registreres i en elektronisk database. Men dekanerne skal påse, at der sker lokal journalisering af de originale aftaler og evt. fortolkningsbidrag vedrørende de indgåede forpligtelser.


      Følgende materiale journaliseres decentralt:

      Grunddokumentation i form af ansøgninger til tilskudsgiver, projektbeskrivelse, juridisk bindende tilsagn, projektbudget, evt. statusrapporter og øvrige faglige afrapporteringsrapporter samt andet relevant materiale

      Materiale journaliseres i Workzone og afleveres elektronisk til Landsarkivet efter arkivlovens regler af Journalkontoret.

  • Dokumentation til Økonomisekretariatet

    • Dokumentation til Økonomisekretariatet

      Alle bevillinger skal oprettes i Navision efter procesbeskrivelse herfor med et særskilt projektnummer. Bevillingsoprettelsen i Navision foretages af Projektenheden under Økonomisekretariatet. For at få oprettet et projekt skal ovenstående dokumentation enten tilsendes pr. mail eller forefindes i Workzone sammen med oprettelsesfilen.

      Ved efterfølgende ændringer til bevillingen såsom forlængelse, tillægsbevillinger el.lign. skal dokumentation også foreligge.

      Dokumentationen i Projektenheden under Økonomisekretariatet opbevares i henhold til lovgivningen minimum 5 år efter udløb af pågældende regnskabsår, vær især opmærksom på at der på EU bevillinger kan forelægge særregler. Dokumentation for eksterne bevillinger opbevares dog normalt minimum 5 år efter projektets afslutning. Dokumentationen er opbevaret centralt, idet ikke alle enheder endnu har taget Workzone i brug i fuldt omfang.

Indlægning af budget for bevillingen i økonomisystemet

Projektøkonomen for institut eller Fakultet skal indlægge budgettet og forventede indbetalingsrater for hvert enkelt projekt i økonomisystemet Navision.

Budgettet kan indlægges, så snart Projektenheden har givet projektet et sagsnummer.

Budgettet indlægges jf. det budget der blev indsendt ved oprettelse og jf. aftale med bevillingshaver. Budgettet skal fordeles i hele projektperioden i forhold bedste bud på, hvornår omkostningerne falder.

Budgettet opdeles i:

  • Løn – her budgetteres enten på ressourcenummer eller finanskonti for løn
  • Drift – budget indlægges jf. forventet forbrug
  • Overhead – Hvis der er OH på sagen beregnes OH og budgetteres
  • Anlæg – Der indlægges budget på afskrivninger og evt. Scrapværdi
  • Vedr. periodisering og kontraktlinjer henvises til lokale retningslinjer
  • Videreforsendelser budgetteres på finanskonti 8740 og 8741


Budgettet tilpasses løbende og som minimum i forbindelse med den obligatoriske opfølgning med projekthaver to gange årligt.


For yderligere lovgivningsmæssig information se nedenstående:

Løbende bevillingsadministration og bevillingsopfølgning

  • Bevillingshaver har det overordnede disponeringsansvar for bevillingen, se mere under bevillingshavers ansvar, og er i den forbindelse i samarbejde med sin projektøkonom (PØ) ansvarlig for en løbende projektopfølgning.

  • Administration og opfølgning for bevillingshaver og projektøkonom (PØ)

    • Administration og opfølgning for bevillingshaver og projektøkonom (PØ)

    • Halvårlig gennemgang af eksterne bevillinger med PØ, herunder informere om projektets budget og evt. ændringer heri. PØ arkiverer projektleders godkendelse af budgetter.

    • Sikre at afholdte omkostninger vedrører det pågældende projekt og er i overensstemmelse med evt. særlige bevillingsbetingelser samt det godkendte budget. Desuden gives besked om planlagte anskaffelser over 100.000 kr. på projektet med henblik på, at de kan indgå i universitetets investeringsbudget samt blive anlægsregistreret. Se Anlægsregistrering.

    • Sikre dokumentation af timeforbrug for medarbejdere på projektet, hvis det er krævet iht. bevillingsbetingelserne. Inspiration kan hentes i reglerne vedr. EU-rammeprogramprojekter. Hvor elektronisk tidsregistrering (Promark) anvendes, er det disse lister, der medsendes som dokumentation.

    • Sørge for at faglige og økonomiske rapporteringer, herunder evt. reviderede budgetter, bliver sendt til bevillingsgiver således at bevillingsbetingelserne overholdes. EU-rammeprogramprojekters økonomiske rapporter skal underskrives af Forskningsstøtteenheden (FSE).

    • Indberette projektets publikationsmæssige resultater via PURE.

      Særligt for projektøkonomen gælder følgende:

    • Sikre hjemskrivning af midler rettidigt. For yderligere oplysninger se "Procedure for hjemskrivning af eksterne midler". Hjemskrivning vedr. bevillinger fra Aarhus Universitets Forskningsfond (AUFF) skal kun ske via intern faktura, da dette sker centralt mellem Projektenheden i Økonomisekretariatet og AUFF.

    • Sikre at der ikke sker overforbrug i forhold til det totale budget eller at et underskud bliver udlignet.

    • Løbende vurdere om der er projekter hvor der bør ske hensættelser til tab. Anmodning om hensættelse til tab fremsendes til Økonomisekretariatet.

  • Administration og opfølgning for Økonomisekretariatet

    • Administration og opfølgning for Økonomisekretariatet

      Økonomisekretatiatet foretager følgende projektopfølgning af projekter, hvilket dog ikke fritager projekthaver, institutleder eller dekan for det primære ansvar:

    • Udsender 2 gange årligt en controllingliste til Økonomicentrene indeholdende DR 4 og DR5 projekter, der:

      1. har underskud: projekter med negativ saldo større end D.kr. 100.000
      2. er inaktive: projekter uden økonomisk bevægelse i minimum 12 måneder
      3. har overskredet forventet slutdato med mere end 3 måneder
      4. har forbrugt flere midler, end der er til rådighed på projektet.

    • Udsender 2 gange årligt en controllingliste for løbende kontrol af DR2 projekter. Formålet er at sikre, at der sker en løbende registrering af indtægter og omkostninger i form af løn, øvrige omkostninger og overhead. Endvidere kontrolleres stamdata. For at sikre, at kontrollen omfatter alle DR2 projekter, indgår også de afsluttede projekter, da et DR2 projekt kan være oprettet og afsluttet mellem to controllinglister.

      Udtrækkene opbevares på et fællesdrev.

      Foretager en vurdering af hensættelser i samarbejde med Debitorenheden – kontakter projektøkonomer og økonomichefer for hovedområderne mht., om der er projekter, hvor der bør ske hensættelser til tab, og vurderer det fremsendte materiale herom.

      Foretager kvartalsmæssige afstemning totalt for alle eksterne projekter til sags modulet.

  • Administration og opfølgning for Forskningsstøtteenheden

    • Administration og opfølgning for Forskningsstøtteenheden

      Forskningsstøtteenheden har følgende rolle med EU-rammeprojekter:

    • Godkender og underskriver elektronisk kontraktforberedelsesdokumenter

    • Godkender og underskriver økonomiske afrapporteringer (Financial Statement og diverse andre skemaer)

    • Modtager og kontrollerer EU-revisionsmapper fra projektøkonomerne for hovedområderne og sørger for kontakt med institutionsrevisor.

  • Administration og opfølgning for instituttet

    • Administration og opfølgning for instituttet

      For institutleder skal der specielt peges på følgende ansvar:

    • Sikre at bevillinger hvor bevillingshaver er fratrådt eller på orlov, bliver håndteret og afsluttet efter universitetets regler, jf. Forvaltning- og disponeringsregler af eksterne midler.

    • Årlig gennemgang af instituttets eksterne projektportefølje i samarbejde med forretningscontrolleren for at sikre overblik over projekternes fremgang samt deres påvirkning på instituttets økonomi.

    • Ansvar for at der er lavet en procedure for fraværsregistrering af personalet på instituttet, så der er ajourførte ferieregistreringer, når der skal aflægges regnskab for bevillinger eller de skal lukkes.

    • Ansvar for at instituttets økonomi- og personaleforvaltning er organiseret, så den kan håndtere de eksterne bevillinger på instituttet med de særlige krav, som bevillingsgiverne stiller.

    • Ansvar for at instituttets procedurer for registrering og afmelding af anlægsaktiver er tilrettelagt, så anlæg anskaffet for eksterne midler indgår korrekt i opgørelsen iht. bevillingsskrivelsen.

    • Ansvar for at eksterne bevillinger indgår i instituttets budget- og budgetopfølgningsprocedurer.

Lukning af projekt

En sag skal altid afsluttes og lukkes i Navision, når projektet er fagligt og økonomisk afsluttet.

Afslutning af projekt skal ske i henhold til Kvikguide for sagsoprettelse:

  • Tjek om saldoen går i nul.
  • Ret budgettet til inden lukning, så det matcher 100 % med det faktiske forbrug, såfremt dette fremgår af lokale krav. Herunder tjek, at der ikke ligger ressourceallokeringer og budgetlinjer i fremme i tiden (når man laver løbende opgørelser på instituts-og fakultetsniveau, indgår budgettal for afsluttede projekter også ligesom regnskabstallene gør)
  • Ret bruttohjemskrivningsbeløb og nettorådighedsbeløb, så de passer med det endelige, såfremt dette fremgår af lokale krav.
  • Projekter med et mindre over/underskud, dvs. saldo på +/- 200 kr. kan lukkes med det samme uden afventning af næste måneds periodiseringskørsel. Følg denne vejledning


Send projektet til lukning
ved Projektenheden, ved at sende en mail med:

  • Projektoversigt fra AURAP (R-00012) vedhæftes mail, når det er DR1
  • Link til projektoversigt fra AURAP (R-00012) er indeholdt i lukkeanmodningen, når det er DR2-4-5
  • I emnefeltet på mailen angives følgende: LUK Sagnr. + evt. projekttitel

1440618 / i40