Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Ekstern finansiering Instruks - eksterne midler Værd at vide om eksterne midler

Værd at vide

...om eksterne midler

Ansættelser på eksterne bevillinger - herunder timenorm

  • Ansættelser finansieret af/ ansat på eksterne bevillinger

    • Ansættelser finansieret af/ ansat på eksterne bevillinger

      Personale finansieret af/ ansat på eksterne midler skal følge de almindelige aflønnings- og vederlagsregler for statens personale. Der er ikke adgang til at anvende andre overenskomster eller ansættelsesformer, end der er mulighed for på de ordinære midler eller under stillingsstrukturreglerne. Dette gælder, hvad enten der er tale om danske eller udenlandske statsborger, og uanset hvad bevillingsgiveren måtte ønske, kræve, forudsætte eller gå med til. Hvis man er i tvivl om løn- og ansættelsesreglerne, herunder pension, feriepenge osv., bør man på forhånd kontakte AU HR eller AU Lønkontoret eller Lønkontorets medarbejdere placeret på hovedområderne. Dog gælder særlige vilkår for EU’s Marie Curie projekter.

      Lov om tidsbegrænset ansættelse regulerer dels situationerne, i hvilke man tidsbegrænset kan ansætte en medarbejder i (Husk HR, når udenlandske medarbejdere ansættes) og dels i hvilke situationer, en tidsbegrænset ansættelse evt. overgår til fastansættelse.

      Bekendtgørelse af lov om tidsbegrænset ansættelse: https://www.retsinformation.dk/Forms/R0710.aspx?id=121276  

      Generelt henvises til HR’s hjemmeside angående rekruttering og ansættelse af nye medarbejdere.

  • Timenormer

    • Timenormer

      1924 er den generelle timenorm på AU svarende til antal bevillingstimer pr. år pr. årsværk.

      Der er følgende hovedregler for afvigende timenormer på eksterne projekter:

    • 1460 er grundtimenormen ved fuld tidsregistrering i ProMark

    • 1485 anvendes som afregningstimenorm ved H2020 med tidsregistrering i ProMark og regneark

    • 1580 (alternativt 1485) anvendes som afregningstimenorm for øvrige projekter med krav om tidsregistrering med tidsregistrering i regneark.

      Der kan for en række eksterne projekter være fastsat andre specifikke timenormer i kontrakten.

      Forskellen på at anvende 1924 eller 1460/1485/1580 er, at 1924 udtrykker bevillingstimer pr. år, hvorimod 1460/1485/1580 udtrykker den produktive tid.
      Bevillingstimer omfatter både produktive timer og ikke produktive timer f.eks. ferie.


Opfindelser, offentliggørelse, fortrolighed, immaterielle rettigheder og offentlighed

Når universiteter og virksomheder samarbejder om forskning skal man være opmærksom på, at offentlige og private aktører er underlagt forskellige vilkår.

Universiteterne er eksempelvis underlagt særlige krav om offentlighed og krav til forvaltning af offentlige midler – krav, som ikke gælder for erhvervslivet.  

Indirekte har disse regler også indvirkning på de aftaler, som offentlige forskningsinstitutioner kan indgå med private.

For eksempel skal sådanne aftaler respektere de regler, der gælder for offentliggørelse af forskningsresultater, og immaterielle rettigheder må ikke overdrages på vilkår, der forvrider konkurrencen.

Nedenfor er overordnede svar på spørgsmålene:

  • Hvem har retten til opfindelserne, når offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder samarbejder om forskning?

    • Hvem har retten til opfindelserne, når offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder samarbejder om forskning?

      Efter lovgivningen kan både private virksomheder og offentlige forskningsinstitutioner overtage de rettigheder, der knytter sig til de opfindelser, som deres egne ansatte gør som led i tjenesten.

      De private virksomheders ret udspringer af Lov om arbejdstageres opfindelser, mens offentlige forskningsinstitutioners ret udspringer af Lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner.

      Når forskningsinstitutioner samarbejder med private virksomheder, vil ejerskabet til opfindelser fra det fælles projekt som udgangspunkt tilfalde den part, hvis ansatte har gjort opfindelsen.

      Hvis virksomheden ønsker ejendoms- eller brugsret til de opfindelser, som institutionen gør under projektet, må virksomheden erhverve rettighederne ved aftale med Institutionen (rekvireret forskning eller indtægtsdækket virksomhed).

      Afhængig af omstændighederne kan det f.eks. være en aftale, hvor virksomheden får ejerskab til projektets opfindelser, eller udnyttelsesret til institutionens opfindelser på nærmere aftalte vilkår.

      Hvis hverken virksomheden eller institutionen vælger at overtage retten til opfindelsen, så har opfinderen, det vil sige den ansatte, selv rettighederne til den.

      Det er således Aarhus Universitet, og ikke de ansatte selv, der har kompetencen til at indgå aftale om de til opfindelsen knyttede rettigheder. Aarhus Universitet bør i alle tilfælde sikre sig, at fordelingen af rettigheder fastlægges klart i aftalen, så der ikke efterfølgende opstår usikkerhed herom.

      Et specielt spørgsmål er, hvem der har rettighederne, når studerende indgår i et fælles forskningsprojekt.

      Der gælder forskellige regelsæt for en ph.d.-studerende, for en ErhvervsPhD-studerende og for en almindelig studerende.

      Ph.d.-studerende er oftest ansat ved den offentlige forskningsinstitution. Når det er tilfældet, har forskningsinstitutionen krav på at få overført retten til den Ph.d. studerendes opfindelser - det følger af Lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner.

      Det betyder samtidig, at forskningsinstitutionen kan indgå aftaler med private virksomheder om overdragelse af retten til de opfindelser, der skabes af den ph.d.-studerende i ph.d.-projektet.

      For ErhvervsPhD-studerende gælder specielt, at de er indskrevet på et universitet, men ansat i en virksomhed. Det betyder, at virksomheden - og ikke universitetet - kan gøre krav på at overtage retten til ErhvervsPhD-studerendes opfindelser. Det følger af Lov om arbejdstageres opfindelser.

      For almindelige studerende gælder, at de ikke er underlagt noget ansættelsesforhold. Det betyder, at sådanne studerende personligt har alle rettigheder til egne resultater. Hvis studerende involveres i forskningsprojekter, er det derfor nødvendigt, at den private virksomhed og den studerende, der medvirker i projektet, indgår særskilt aftale med de pågældende om retten til eventuelle opfindelser.

      Når offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder indgår aftaler om fælles forskningsprojekter indgår spørgsmålet om betaling af patenteringsudgifter som en integreret del. Hvis en opfindelse søges patenteret er udgangspunktet, at den part, hvis medarbejdere har gjort opfindelsen, skal betale patenteringsudgifterne.

      Ved salg af ydelser – herunder forskningsydelser – til private virksomheder er offentlige forskningsinstitutioner forpligtet til at søge deres omkostninger dækket.

      Institutionerne vil derfor sædvanligvis kræve, at virksomheden afholder eller godtgør institutionens patenteringsudgifter, hvis den opnår ret til at udnytte institutionens opfindelser.

      Aarhus Universitet har udarbejdet et sæt vederlagsregler for opfindelser ved Aarhus Universitet. Rettighedsudvalget ved Aarhus Universitet har endvidere udarbejdet et brev vedr. lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner.

  • Hvilke krav gælder der til offentliggørelse af forskningsresultatet?

    • Hvilke krav gælder der til offentliggørelse af forskningsresultater?

      Offentlige forskningsinstitutioner har i henhold til Universitetsloven pligt til at offentliggøre (publicere) resultaterne af forskning, som helt eller delvist er finansieret med offentlige midler.

      Ved samarbejdsprojekter med private virksomheder kan offentliggørelsen af forskningsresultater imidlertid ødelægge mulighederne for patentering. Offentliggørelse af forskningsresultater kan derfor udsættes kortvarigt for at sikre muligheden for at indgive en patentansøgning. Dette skal dog på forhånd være aftalt i samarbejdsaftalen. Hvis ikke andet er aftalt, kan offentliggørelsen ikke udskydes ud over 2 måneder fra det tidspunkt, hvor forskerne har underrettet forskningsinstitutionen om en opfindelse, de har gjort.

      Hvor virksomheden køber en forskningsydelse på markedsvilkår imod betaling af institutionens fulde omkostninger (rekvireret forskning eller indtægtsdækket virksomhed), kan det på forhånd aftales, hvorvidt resultaterne skal offentliggøres - og hvornår offentliggørelsen i givet fald skal finde sted.

      For ph.d.-afhandlinger gælder specielt, at afhandlingen skal publiceres og forsvares offentligt senest 3 måneder efter, at den er indgivet af den ph.d.-studerende. På dette område gælder det også, at universitetet kan udsætte ph.d.-forsvaret, hvis det er nødvendigt af hensyn til indgivelse af en patentansøgning. Det forudsætter dog en gensidig aftale mellem universitetet og den ph.d.-studerende.

      For så vidt angår universitetets mulighed for at pålægge en arbejdstager at udskyde offentliggørelsen af en opfindelse begrundet i hensynet til beskyttelse af immaterielle rettigheder henvises Lov om opfindelser ved offentlige forskningsinstitutioner.

      Det kan i den konkrete situation være nødvendigt i medfør af Forvaltningsloven og i medfør af Markedsføringsloven at undtage eventuelle fortrolige informationer, som samarbejdspartneren ikke ønsker offentliggjort.

      En sådan undtagelse giver ikke samarbejdspartneren ret til at hindre offentliggørelse af forskningsresultater eller påvirke de konklusioner, der kan drages af forskningen. For så vidt angår spørgsmålet om begæring om aktindsigt i forskningsresultaterne henvises endvidere til Offentlighedslovens regler herom.

      Der er ikke givet faste regler for, præcis på hvilket tidspunkt offentliggørelsen skal ske, og tidspunktet vil afhænge af den konkrete situation, navnlig hensynet til beskyttelse af immaterielle rettigheder. Det står dog klart, at offentliggørelsen altid skal ske inden for rimelig tid fra det tidspunkt, hvor endelige eller publicerbare forskningsresultater foreligger.

      Udføres forskningen som indtægtsdækket virksomhed, kan det ved aftaleindgåelsen fastlægges, at forskningsresultaterne ikke offentliggøres.

      Universitetet bør sikre sig, at spørgsmålet om retten til offentliggørelse reguleres i samarbejdsaftalen i overensstemmelse med ovennævnte retningslinjer.

  • Hvilke krav kan der stilles til fortrolighed ved samarbejder mellem offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder?

    • Hvilke krav kan der stilles til fortrolighed ved samarbejder mellem offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder?

      Når offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder samarbejder om forskning, kan der være behov for fortrolighed om dele af projektet.

      Uanset at offentlige forskningsinstitutioner som udgangspunkt er omfattet af kravet om offentlighed i forvaltningen (aktindsigt), kan private virksomheder i vidt omfang sikre sig fortrolighed i relation til den viden og de informationer, som den private virksomhed bringer med ind i samarbejdet med en offentlig forskningsinstitution. Det kan ske, når det vurderes, at denne viden og disse informationer har karakter af forretningshemmeligheder.

      For resultater af fælles forskningsprojekter er mulighederne for hemmeligholdelse mere begrænsede.

  • Hvem på offentlige forskningsinstitutioner kan indgå aftaler om immaterielle rettigheder med private virksomheder?

    • Hvem på offentlige forskningsinstitutioner kan indgå aftaler om immaterielle rettigheder med private virksomheder?

      Forskningsinstitutionens ledelse - og ikke den enkelte forsker - har kompetence til at indgå aftaler om immaterielle rettigheder med private virksomheder. Opgaven med at forhandle rettighedsaftaler med private er på Aarhus Universitet delegeret til Erhvervssamarbejde-og Teknologioverførsel.

      Hvad betyder projektfinansieringen for ejerskabet til immaterielle rettigheder?

      Når offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder indgår aftaler om forskning, beror ejerskabet til rettighederne af de opfindelser, som projektet måtte generere, af en konkret forhandling.

      Som tommelfingerregel gælder, at:

    • Jo større andel af omkostningerne, en privat virksomhed betaler, desto større kontrol kan virksomheden forvente at få over projektets resultater.

    • Jo tættere projektet befinder sig på det kommercielle marked, desto større andel af omkostningerne må den private virksomhed forvente at betale.

      Når forskningsinstitutioner sælger en given forskningsydelse på markedsvilkår, og virksomheden betaler de fulde projektomkostninger (rekvireret forskning eller indtægtsdækket virksomhed), kan virksomheden forvente, at ejerskabet til de immaterielle rettigheder, der er resultater af forskningsydelsen, overføres til den private virksomhed uden særskilt betaling.

      Når forskningsinstitutionen og den private virksomhed dækker projektudgifterne i fællesskab, vil hver part i projektet som udgangspunkt eje retten til egne opfindelser. Hvis virksomheden ønsker at erhverve eller udnytte institutionens rettigheder, må betingelserne for dette fastsættes nærmere i samarbejdsaftalen.

      Hvad skal der betales for immaterielle rettigheder fra den offentlige forskning?

      Når offentlige forskningsinstitutioner overdrager immaterielle rettigheder til private virksomheder, skal det ske til markedspris, og institutionerne skal søge deres omkostninger dækket.

      Den konkrete prissætning er et forhandlingsspørgsmål. Generelt vil prisen afhænge af det pågældende produktmarked og omfanget af rettighedsoverdragelsen. Som tommelfingerregel skal virksomheden f.eks. betale en højere pris for eksklusive udnyttelsesrettigheder eller ejerskab end for ikke-eksklusive udnyttelsesrettigheder.

      Hvis virksomheden køber en forskningsydelse på markedsvilkår med fuld omkostningsdækning til institutionen, vil prisen for de immaterielle rettigheder, der er resultater af forskningsydelsen, typisk være inkluderet i den samlede pris.

  • Hvilke projekter er omfattet af kravet om offentlighed om universiteternes private finansiering af forskning?

    • Hvilke projekter er omfattet af kravet om offentlighed om universiteternes private finansiering af forskning?

      Når private virksomheder medfinansierer offentlig forskning, gælder der særlige krav til offentlighed om privat finansiering. Dette er præciseret i ”Retningslinjer for offentlighed om privat finansiering af forskning ved statslige forskningsinstitutioner” udstedt af det daværende Forskningsministerium den 13. juni 2000.

      Ifølge § 7 i regelsættet skal forskere ved statslige forskningsinstitutioner give oplysninger om eventuelle private finansieringskilder ved publicering af forskningsresultater, der sker som led i deres ansættelsesforhold.

      Ved privat finansiering forstås jf. § 4 i regelsættet tilskud, der ikke har karakter af offentlige bevillinger eller er ydet af offentlige institutioner, offentlige virksomheder, statslige forskningsråd, offentlige fonde m.v.

      Af samme regelsæt, § 3, fremgår det, at de statslige forskningsinstitutioner årligt skal udarbejde en oversigt over privat finansiering af offentlig forskning, der er udført ved institutionen.

      Formålet med retningslinjerne er at sikre offentlighedens adgang til oplysninger om privat finansiering af offentlig forskning. Oversigterne skal således gøres offentligt tilgængelige, jf. § 6 i regelsættet.

      Oversigten skal jf. § 5 indeholde:

    • titlen på det privat finansierede projekt

    • den private tilskudsgivers navn

    • beløbets størrelse

      Af § 5 i regelsættet fremgår, at projekter, der er finansieret alene med private midler og som ikke kan henregnes til offentlig forskning, kun omfattes af offentlighedskravet, når det er aftalt, at forskningsresultaterne skal offentliggøres. Offentliggørelse af navnet på private finansieringskilder sker i så fald senest i forbindelse med publiceringen af forskningsresultaterne.

      Opgaven med udarbejdelse af oversigten for Aarhus Universitet og offentliggørelsen heraf ligger hos Økonomisekretariatet på Aarhus Universitet.

For mere uddybende svar henvises til Regelgrundlaget for spillereglerne for samarbejdet mellem universiteter og virksomheder findes på Uddannelses- og Forskningsministeriets hjemmeside.

Her henvises specielt til notat af 1. januar 2005: Ministeriets retningslinjer for universiteternes forskningssamarbejde og Johan Schlüter-udvalgets notat fra 21. oktober 2008  ”Regler for samarbejds- og rettighedsaftaler mellem offentlige forskningsinstitutioner og private virksomheder”.

Bevillinghavers ansvar

Bevillingshaver har det løbende disponeringsansvar for bevillingen, hvilket bl.a. indebærer følgende:

  • Sikre at bevillingen håndteres i overensstemmelse med bevillingsgivers instrukser og retningslinjer.
  • Foretage en gennemgang af alle sine projekter med passende mellemrum og mindst en gang i kvartalet. Arkivere udskrift af rapporter, som er påført signatur eller initialer på den der har foretaget gennemgangen.
  • Tage initiativ til at få bevillingerne indbetalt direkte til universitetets indbetalingskonto hurtigst muligt efter af bevillingen er givet; herunder at tage initiativ til evt. etapevise indbetalinger. For yderligere oplysninger se "Procedure for hjemskrivning af eksterne midler". Der skal ikke sørges for indbetaling af bevillinger fra AUFF, idet dette sker centralt mellem Projektenheden i Økonomisekretariatet og administrationen for Aarhus Universitets Forskningsfond (AUFF).
  • Holde øje med at et projekt ikke har overtræk og sørge for at et overtræk straks bliver udlignet enten ved en indbetaling eller ved at flytte en omkostning væk fra projektet, med mindre det er en EU eller statslig bevilling, hvoraf det fremgår, at AU lægger pengene ud. Web AURAP-økonomirapporter kan anvendes hertil.
  • Anvise bilag, sikre at afholdte omkostninger på projektet vedrører det pågældende projekt og er i overensstemmelse med evt. særlige bevillingsbetingelser. Web AURAP-økonomirapporter kan anvendes at få overblik herover.
  • Give oplysninger til de projektøkonomer og økonomichef, som er tilknyttet det pågældende fakultet om projekts budget og evt. ændringer heri, således at budgettet kan indgå i økonomisystemet og dermed i universitetets samlede budgetlægning. 
  • Give oplysninger til de projektøkonomer og økonomichef, som er tilknyttet det pågældende om evt. planlagte anskaffelser over 100.000 kr. på projektet med henblik på, at de kan indgå i universitetets investeringsbudget. 
  • Give besked til de projektøkonomer og økonomichef, som er tilknyttet det pågældende fakultet om indkøbt apparatur med henblik anlægsregistrering og aktivering i Navisions anlægsmodul. Se link til anlægsprocesbeskrivelsen.
  • Sikre dokumentation af timeforbrug for medarbejdere på projektet, hvis det er krævet iht. bevillingsbetingelserne.
  • Sikre at ansatte ophører efter gældende varsler, hvis der ikke er midler til aflønning på projektet.
  • Øjeblikkeligt at give Lønkontoret skriftlig besked, hvis en ansat på et projekt ophører på et tidspunkt før end det, der fremgår af ansættelsesbrevet.
  • Sørge for at ansattes ferie, mens de er ansat på bevillingen, løbende bliver registreret i universitetets fraværssystem AUHRA.
  • Sørge for at faglige og økonomiske rapporteringer, herunder evt. reviderede budgetter, bliver sendt til bevillingsgiver således at bevillingsbetingelserne overholdes. EU-rammeprogramprojekters økonomiske rapporter skal underskrives af Forskningsstøtteenheden (FSE).
  • Indberette projektets publikationsmæssige resultater via PURE.

1440615 / i40