Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Købsfakturaer og udbetalinger
  • Købsfakturaer og udbetalinger

Fakturaprocessen

På AU foregår fakturabehandlingsprocessen fuldt elektronisk - lige fra fakturamodtagelse, bogføring og betaling til leverandør. Denne praksis betyder også, at AU ikke kan modtage papirfakturaer. Dette gælder dog kun for danske leverandører. Fakturaer fra udenlandske leverandører skal sendes til kreditorhotline@au.dk.

AU anvender systemet IndFak2 til modtagelse af fakturaer.

Der afholdes løbende rekvirentworkshops i anvendelse af IndFak2. For information om kommende kurser klik kursuskalender under "Nyttige links og dokumenter" nedenfor.

Kontering

Udbetalinger

Omposteringer

Omposteringer sendes til omposteringer@au.dk  

Bankkvittering

Navision

Hvis du vil have kvittering for betalingen, skal du sende en e-mail til: bankkvittering@au.dk 

Med oplysninger:

  • Bogføringsdato
  • Beløb
  • Bilagsnummer

Aurus

Hvis du vil have kvittering for betalingen, skal du sende en e-mail til: aurushotline@au.dk med TEM bilagsnummeret.

Kreditkorttransaktioner

Ved kreditkorttransaktioner forefindes ingen kvittering. Til brug for revisionen henvises til Aarhus Universitets årsrapport med revisionens påtegninger.

Bestilling af bankkvittering inden 25 måneder

Bankkvitteringen skal helst bestilles inden 25 måneder fra betalingsdato og vil blive sendt til afsenders e-mail adresse.

Bestilling af bankkvittering der er ældre end 25 måneder

Hvis betalingsdatoen er ældre end 25 måneder er ekspeditionstiden længere og Danske Bank tager et gebyr på 800 kr. pr. påbegyndt time for servicen.

(AU Regnskab tager forbehold for prisændringer fra Danske Banks side.)

Lukket bankkonto

Hvis du skal bruge en bankkvittering, fra en nu lukket bankkonto, tager Danske Bank et gebyr på 800 kr. pr. påbegyndt time.

(AU Regnskab tager forbehold for prisændringer fra Danske Banks side.)

Kopi af bilag

Står du og mangler en kopi af et bilag til dit projekt eller din afstemning. Så skriv til kopibilag@au.dk. Så sender vi en kopi hurtigst muligt

Kontoudtog/påmindelser

  • Kontoudtog og betalingspåmindelser som modtages decentralt skal hurtigst muligt videresendes til kreditorhotline@au.dk
  • Leverandører må gerne orienteres om at sende kontoudtog og betalingspåmindelser direkte til kreditorhotline@au.dk  
  • EAN-nr. og CVR

    • Ved bestilling skal EAN-nr. og CVR som minimum altid oplyses til leverandøren

      Find jeres EAN-nummer på denne side

      Aarhus Universitet har CVR nummeret:
      31 11 91 03

  • "Fejl-faktura" fra leverandør

    • Hvis du modtager en "fejl-faktura", skal du kontakte leverandøren for en kreditnota og sende fakturaen tilbage til Fakturamanager med forklaring i kommentarfeltet.

  • Er det ikke din faktura?

    • Hvis du modtager en faktura i IndFak2 som ikke er til dig skal du returnere den til fakturamanager med en forklaring i kommentarfeltet.

  • Faktura på kr. 0,-

    • Hvis der modtages en elektronisk faktura på 0 kr. sendes den ikke i flow, men afvises i Kreditor. Undtaget herfra er 0-fakturaer til AU-ITDM.

  • Udenlandske fakturaer

    • Udenlandske fakturaer modtages i papirform og skal hurtigst muligt videre til kreditorhotline@au.dk. 

      Når du sender mailen skal du i emnefeltet skrive ”hovedområde + organisation” – eksempelvis BSS-ECON – så hjælper du dine kollegaer i Regnskab, Kreditor til hurtigere at kunne processe henvendelsen videre.

      Den udenlandske faktura oprettes som en manuel faktura i IndFak2 og sendes i flow på samme måde som de elektroniske fakturaer.

  • Kreditnotaer

    • Hvis du afventer en kreditnota kan du returnere fakturaen til fakturamanager med kommentar herom. Fakturamanager gemmer fakturaen og afventer kreditnotaen. Hvis faktura og kreditnota udligner hinanden afvises de begge i Kreditor. Hvis ikke sendes de i flow.

      Vælger du at beholde fakturaen hos dig selv i IndFak2 kan du med fordel sætte etiketten ”afventer kreditnota”

  • Hvad er en bufferrekvirent

    • På mange institutter opereres med en ”Bufferrekvirent” som får fremsendt fakturaer som Regnskab, Kreditor ikke kan placere. Inden en faktura sendes til Bufferrekvirenten har Kreditor kontaktet leverandøren for nærmere angivelse af en kontaktperson.

  • Hvornår betales en faktura?

    • En faktura betales altid på datoen for sidste frist for betaling. Dette uanset hvornår fakturaen varemodtages eller godkendes i IndFak2. Regnskab, Kreditor laver betalinger 2 - 3 gange om ugen. Fra Disponenten (projektøkonomen/ forretningscontrolleren) har godkendt fakturaen kan der gå op til 1 uge før fakturaen bliver betalt. Dvs. Rekvirenten skal sørge for at bekræfte varemodtagelse af faktura senest 1½ uge før betalingsfristen.

  • Hvorfor er betalingsfristen overskredet?

    • Hvis du modtager en faktura som er ”rød” allerede ved modtagelsen kan det være fordi fakturaen er modtaget langt senere end fakturadatoen. Dette vil også gøre sig gældende, hvis en faktura ikke kommer rigtigt frem. Når Regnskab, Kreditor beder om en genfremsendelse sker det med den oprindelige fakturadato.

      Hvis du ønsker at se hvornår fakturaen er kommet frem kan du åbne historikken i fakturaen, hvor det ses hvornår fakturaen er indlæst.

  • Send information til Kreditor via IndFak2

    • Hvis du har brug for at give besked til Regnskab, Kreditor i en faktura i indfak skal du ændre momskoden til 77.
      Du skriver beskeden i kommentarfeltet. Det samme gør sig gældende, hvis en faktura skal deles mellem flere projekter. Husk i kommentarfeltet at notere fordelingen mellem de angivne projekter.

  • Vedligeholdelse af EU-mapper

    • Regnskab, Kreditor vedligeholder dokumentation for EU-projekter og andre projekter, hvor bevillingsgiver kræver særlig dokumentation, eksempelvis Danida og Interreg-projekter.

      Har du spørgsmål til EU-projekternes dokumentation kan du kontakte eubilag@au.dk.

  • Har du spørgsmål til købsmoms?

  • Spørgsmål eller kommentarer til en betaling, købsfaktura, leverandør ect.?

  • Spørgsmål eller kommentarer til vedligeholdelse af EU-dokumentation?