Eksterne projekter

Hjælp til ansøgning og budget

Hvis du har behov for hjælp til udarbejdelse af budget til din ansøgning, kan du kontakte din projektøkonom ved Arts & Aarhus BSS Økonomi, som kan hjælpe med lønoplysninger og andre praktiske forhold.

Du kan også kontakte Forskningsstøtteenheden. Her kan du blandt andet få hjælp til at finde relevante finansieringskilder, selve ansøgningen, budget osv. Bemærk, at hvis der er tale om en ansøgning til EU skal Forskningsstøtteenheden involveres i alle faser af ansøgningen, og Forskningsstøtteenheden skal godkende ansøgningen, herunder budgettet før afsendelse til evt. koordinator.

Oprettelse af eksternt projekt

Når du har fået en bevilling, skal projektet oprettes i AU's økonomisystem. Før dette er sket, kan midlerne ikke benyttes. Du skal derfor via mail sende en kopi af bevillingsbrevet og ansøgningsbudgettet til din projektøkonom ved Arts & Aarhus BSS Økonomi, som vil sørge for den videre administrative proces.

Drift af det eksterne projekt

Når du skal bruge midler fra det eksterne projekt, skal du altid oplyse projektnummer og aktivitetnummer.

Din projektøkonom vil løbende sørge for opfølgning i fht. budgettet og kontakte dig, hvis der er uregelmæssigheder eller spørgsmål. Du er naturligvis også altid meget velkommen til at kontakte din projektøkonom, hvis du har spørgsmål.

Du bedes som minimum altid kontakte din projektøkonom, hvis du får kendskab til forhold, der kan betyde en budgetændring. Dette kunne være ændringer i ansættelser på projektet, ændringer i bevillingsbeløb, ændret bevillingsperiode m.m.

Din projektøkonom sørger for den løbende hjemskrivning af midler og evt. årlige regnskab. Ligeledes sørger projektøkonomen også for den regnskabsmæssige afslutning og projektets lukning, herunder indsendelse af slutregnskab, hvis påkrævet. Bemærk, at du selv har ansvaret for evt. faglig rapportering (se bevillingsskrivelse ved tvivl).


319455 / i40