Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Økonomi Økonomi på fakulteterne Økonomi på Aarhus BSS Rejseafregninger og øvrige udlæg

Rejseafregninger og øvrige udlæg

Når du har haft et udlæg, som efterfølgende skal refunderes af Aarhus Universitet, skal din afregning som udgangspunkt ske via systemet AURUS (Aarhus Universitets Rejse- og Udgiftsafregningssystem).

AURUS skal benyttes af alle - ansatte og gæster - med dansk cpr. nummer. Hvis en person ikke har et dansk cpr. nummer, skal der rejseafregnes via et rejseafregningsskema og øvrige udlæg skal afregnes via fremsendelse af kvittering og anvisningsblanket. Se nærmere beskrivelse her.

Bemærk: Studerende (som ikke er ansat) skal ikke afregne via AURUS. Se nærmere beskrivelse her.

Nyttige links

  • AURUS logonside (ny AURUS pr. 10. september 2012): aurus.au.dk
  • Tro og love erklæring til brug ved ingen eller mistet original bilag (engelsk version findes her)
  • Satser for time- og dagpenge, transportgodtgørelse, hoteldispositionsbeløb osv.
  • Aarhus Universitets regler og beløbsgrænser vedr. repræsentationsudgifter (disse regler kan afviges ved en medarbejders alvorlige sygdom eller lignende - se mere her)
  • Oplysninger om rejseforsikring som ansat på AU

Bemærk: Hvis en vare kan bestilles hos en leverandør, som efterfølgende sender en faktura til Aarhus Universitet, skal denne metode altid benyttes. Udlæg er kun til de tilfælde, hvor fakturering ikke er muligt, for eksempel i forbindelse med en rejse. Se mere om indkøb og fakturering her.

Husk: Rejser skal altid afregnes senest 2 uger efter hjemkomst.

Husk også: AU's indkøbsregler skal ALTID overholdes, også når det drejer sig om refusion af rejseudgifter og øvrige udlæg. Se indkøbsreglerne her.

Godkendelse til at få refunderet rejseudgifter eller øvrige udgifter

Når du skal på en rejse eller har haft et udlæg, der skal betales af AU, skal du altid have en godkendelse fra dit institut/enhed. Denne godkendelse skal fremgå af din afregning, så AU Økonomi kan se, at dine udgifter må refunderes. Godkendelsen kan i praksis foregå på en af følgende måder:

1. Via et vedhæftet, underskrevet rejseansøgningsskema med underskrift fra institutleder, TAP-medarbejder med anvisningsfuldmagt eller underskrift fra projekthaver (kan kun underskrive for egne projekter).

Link til rejseansøgningsskema på dansk.
Link til rejseansøgningsskema på engelsk.

Det samme skema kan anvendes i forbindelse med refusion af øvrige udgifter.

2. En underskrift på dine bilag fra institutleder, TAP-medarbejder med anvisningsfuldmagt eller fra projekthaver (kan kun underskrive for egne projekter).

3. Hvis du selv er projekthaver på et eksternt projekt, kan du rejse- og udgiftsafregne på dette projekt uden yderligere godkendelse.

4. Den sidste mulighed for at få en godkendelse af dine udgifter, er hvis din afregning oprettes af en AURUS-sekretær, der samtidig har en anvisningsfuldmagt.

319454 / i40