INDLEDNING

FØRSTE DEL - ANSVARSFORDELING

1    Ansvarsfordeling vedr. ansøgninger og kontraktindgåelse

1.1    Universitetsloven

1.2    Intern ansvarsfordeling vedr. ansøgninger og kontraktindgåelse

2    Registrering af ansøgninger, kontrakter, bevillinger og budgetter

2.1    Registrering af ansøgninger og ansøgningsbudgetter

2.2    Grunddokumentation for bevillinger på institut eller fakultet

2.3    Dokumentation til Regnskabskontoret

2.4    Journalisering

2.5    Indlægning af budget for bevillingen i økonomisystemet

3    Løbende bevillingsadministration og bevillingsopfølgning

4    Afslutning af bevilling

ANDEN DEL - REGLER

5    Hvilke eksterne midler skal forvaltes af Aarhus Universitet?

5.1    Ansatte på Aarhus Universitet, bortset fra den kliniske sektor

5.2    Ansatte i den kliniske sektor

5.3    Medarbejdere på orlov eller fratrådte medarbejder

6    Inhabilitet

7    Vurdering af forskningsmæssig interesse ved afgørelse af om samarbejdsprojekter er indtægtsdækket virksomhed og i den forbindelse med fordeling af IP-rettigheder

8    Totalbudget, overheadregler, renteindtægter, bidrag til fællesudgifter

8.1    Totalbudget og projektbudget

8.2    Overhead og bidrag til fællesudgifter

8.3    Renteindtægter vedr. bevillinger fra private tilskudsgivere

9    Indbetalinger og dækning af underskud på bevilling

10    Personaleregler

10.1    Ansættelsesvilkår

10.2    Feriepenge og ferieafholdelse

11    Generelle disponeringsregler

12    Offentlighed om privat finansiering af forskning

13    Moms på samarbejdsaftaler m.v.

14    Samarbejdsaftaler og andre aftaler med afgivelse af IP-rettigheder; patenter; Consortium Agreements

15    Modtagelse af gaver (uden konkrete krav til modydelse)

15.1. Hvis Aarhus Universitet modtager tilskud og gaver (uden konkrete krav til modydelse)

15.2. Hvis en forsker modtager tilskud, gaver eller legater er der følgende muligheder

16    EU forskningsprogrammer

Indledning

Ifølge Universitetsloven (Lovbekendtgørelse nr. 754 af 17/06/2010) kan universitetet drive tilskudsfinansierede aktiviteter – det, der i daglig tale på Aarhus Universitet også kaldes eksterne (forsknings)midler, eksternt finansierede projekter eller eksterne bevillinger. I denne instruks anvendes disse udtryk som synonymer.

• Modtagelsen og anvendelsen af eksterne forskningsmidler er reguleret af en række generelle bestemmelser:
• Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udviklings retningslinjer af 21. januar 2005 for universiteternes forskningssamarbejde med private virksomheder, der tager udgangspunkt i ”Beretning nr. 1/00 til statsrevisorerne om forvaltning af private forskningsmidler ved Aarhus Universitet og Københavns Universitet” og rapporten om ”Samarbejdsaftaler mellem universiteter og erhvervsvirksomheder” fra 2000.
• De til enhver tid værende generelle regler i staten for budget, disponering, regnskab og revision, f. eks. Finansministeriets Budgetvejledning, Regnskabsbekendtgørelsen, lov om revision af statens regnskaber og Finansministeriets indkøbscirkulære.
• De til enhver tid gældende overenskomster og generelle personaleregler.
• Forskningsministeriet retningslinjer af 11. januar 2000 for offentlighed om privat finansiering af forskning ved statslige forskningsinstitutioner.

Hertil kommer så de tilskudsbetingelser, som nogle tilskudsgivere udsteder generelt for at give tilskud, f.eks. Danmarks Grundforskningsfond (DG) EU’s forskningsprogrammer, Højteknologifonden, forskningsrådene, Direktoratet for FødevareErhverv og nogle af de store private fonde.

Endelig er der ofte specifikke tilskudsbetingelser for det enkelte tilskud i form af bevillingsbrev, samarbejdsaftale eller kontrakt.

Formålet med denne instruks er at skabe kendskab til de regler, der knytter sig til:

• Ansøgning om eksterne forskningsmidler
• Indgåelse af kontrakter og aftaler om tilskud til projekter
• Overdragelse af gaver (uden konkrete krav til modydelse)
• Registrering af eksterne tilskud (bevillinger) i universitetets økonomisystem
• Løbende bevillingsadministration
• Bevillingsopfølgning
• Afslutning af bevillinger

Instruksen knytter sig til og skal ses i sammenhæng med procesbeskrivelsen (3.1.1) vedr. eksterne (forsknings)midler.

Da tilskudsgivere fastsætter forskellige tilskudsbetingelser, er der for nogle faser af processen særlige afsnit om Danmarks Grundforskningsfond, Højteknologifonden og EU’s forskningsprogrammer i procesbeskrivelsen, men det er ikke muligt i hverken instruksen eller procesbeskrivelsen at give en udtømmende beskrivelse af alle regler og processer for alle typer af tilskud; det afhænger af den enkelte tilskudsgiver og fremgår af tilskudsgivernes ansøgningsvejledninger og de specifikke tilskudsbetingelser i bevillingsbreve, samarbejdsaftaler og kontrakter eller i bilag til disse.

Instruksen omfatter primært eksterne forskningsmidler, men gælder også i hovedtræk for andre tilskudsfinansierede aktiviteter. Der er ikke gjort forsøg på at beskrive særlige regler eller processer for sådanne tilskud, der ikke vedrører forskning (delregnskab 5).

Instruks og procesbeskrivelse gælder ikke for kommerciel indtægtsdækket virksomhed (delregnskab 2 og 3).

FØRSTE DEL - ANSVARSFORDELING:

1         Ansvarsfordeling vedr. ansøgninger og kontraktindgåelse

1.1 Universitetsloven

Udgangspunktet er Universitetslovens § 17, stk. 2: ”Institutlederen varetager instituttets daglige ledelse, herunder planlægning og fordeling af arbejdsopgaver. Institutlederen kan pålægge medarbejderne at løse bestemte opgaver. I den tid, hvor de videnskabelige medarbejdere ikke er pålagt sådanne opgaver, forsker de frit inden for universitetets forskningsstrategiske rammer” samt Universitetslovens § 14, stk. 9: ”Rektor skal godkende alle eksterne samarbejder, der forpligter universitetet”. Af bemærkninger til § 17, stk. 2 i forslag til Universitetslov fra 2003 fremgår det desuden, at ”Institutlederen skal være orienteret om – og godkende - medarbejderes aftaler om varetagelse af eksternt finansierede forskningsprojekter jf. også § 14, stk. 8.”, og af bemærkninger til § 14, stk. 8 (nu stk. 9) fremgik, at ”Der tænkes på alle typer af samarbejder, herunder blandt andet samfinansierede samarbejder og rekvireret forskning. Samarbejdernes udstrækning, herunder tidsmæssigt og økonomisk, er uden betydning for, om de er omfattet af bestemmelsen. Samarbejderne skal være retligt bindende for universitetet for at være omfattet af bestemmelsen. Rektor kan som hidtil delegere denne beføjelse til f. eks. dekan og institutleder.”

1.2 Intern ansvarsfordeling vedr. ansøgninger og kontraktindgåelse

Rektor har november 2010 delegeret beføjelserne til at godkende eksterne samarbejder, der forpligter universitetet til dekanerne – dog bortset fra områderne EU forskningskontrakter, Danmarks Grundforskningsfond, Højteknologifonden og kontrakter, der indebærer oprettelse af forskningscentre eller delcentre.

Ansvarsfordelingen er således:

a) Institutlederen skal godkende medarbejdernes aftaler om varetagelse af eksternt finansierede forskningsprojekter. Der skal på hvert enkelt institut være en skriftlig beskrivelse af proceduren for, hvordan denne godkendelse skal finde sted på ansøgningstidspunktet. På bevillingstidspunktet skal godkendelsen dokumenteres ved institutlederens underskrift på Projektoprettelsesskemaet, som også skal være underskrevet af projekthaver.

b) Ansøgeren er ansvarlig for de i Forklæde til registrering af ansøgte projekter oplistede punkter.

c) Dekanen skal normalt godkende samarbejdsaftaler, dvs. samarbejdsaftaler og andre aftaler eller betingelser, der er retligt bindende for universitetet. Dekanen kan vælge at delegere sin kompetence til en institutleder. Dekanen er i delegationstilfælde fortsat ansvarlig for, at alle regler og retningslinjer for indgåelse af aftaler om eksternt finansieret forskning overholdes. Hvis institutlederen er part i aftalen, skal aftalen godkendes af dekanen eller stedfortrædende institutleder.

d) Dekanen skal konkret vurdere, om der er tale om inhabilitet (Se pkt. 7 i VTU’s brev af 21.1.2005) ved indgåelse af forskningssamarbejde med private virksomheder .

e) Dekanen skal i alle tilfælde:

1. Sørge for godkendelser i Technology Transfer Office (TTO), Forskningsstøtteenheden (FSE) og Budgetkontoret, hvor det er krævet efter reglerne.
2. Modtage kopi af alle aftaler, der er omfattet af reglerne om indgåelse af samarbejdsaftaler.
3. Have forelagt ansøgninger, der indebærer træk på universitetets lokaler og anden infrastruktur, medmindre det må anses for helt uvæsentligt.
4. Vurdere den forskningsmæssige interesse i samarbejdsaftaler eller opstille retningslinjer for, hvordan den vurdering skal foretages af institutlederen.
5. Vurdere om en samarbejdsaftale falder ind under reglerne for indtægtsdækket virksomhed.
6. Sørge for at reglerne om salgsmoms er overholdt ved forskningssamarbejder med virksomheder, jf. Momsinstruks.
7. Tage stilling til evt. indlejringsforpligtelser.
8. Påse at (samarbejds)aftalerne journaliseres – bortset fra EU-rammeprogramaftaler på AU 8000 C, som journaliseres af Forskningsstøtteenheden og kontrakter med Højteknologifonden, der journaliseres af Technology Transfer Office (TTO) .

f) Technology Transfer Office (TTO) skal godkende:

1. Samarbejdsaftaler med andre offentlige eller statsligt selvejende institutioner.
2. Eventuelle særlige betingelser for tilskudsanvendelse eller regnskabsaflæggelse.
3. Kontrakter med Danmarks Grundforskningsfond og forpligtende samarbejdsaftaler til ansøgninger til og/eller kontrakter med Højteknologifonden.
4. Aftaler, der indeholder evt. betingelser om rettighedsoverdragelse (IP rettigheder), herunder samarbejdsaftaler, (tjekliste til samarbejdsaftaler) og Consortium Agreements vedr. EU-rammeprogramkontrakter.

g) Forskningsstøtteenheden (FSE):

1. FSE assisterer ved udformning af alle former for ansøgninger om midler til forskningsprojekter.
2. Godkender ansøgninger og underskriver kontraktforhandlingspapirer, kontrakter og diverse forms vedr. EU-rammeprogramkontrakter på AU 8000 C.

h) Rektor underskriver :

1. Kontrakter med Danmarks Grundforskningsfond.
2. Kontrakter med Højteknologifonden.
3. Visse kontrakter med EU, som ikke er forskning, men uddannelse, f.eks. Erasmus Mundus.

i) Dekan/institutleder underskriver:

1. Samarbejdsaftaler

i) Centerdirektør for TTO underskriver:

1. Consortium Agreements.

2       Registrering af ansøgninger, kontrakter, bevillinger og budgetter

2.1        Registrering af ansøgninger og ansøgningsbudgetter

Ansøgninger (herunder interessetilkendegivelser til de store fonde og ansøgninger til EU) om eksterne midler skal registreres i universitetets økonomisystemer som ansøgninger. På 8000C, ASB og DPU registreres ansøgninger i Navisions projektmodul med en separat nummerserie. På DMU og DJF registreres ansøgninger i Navision ARS.

Der er fastsat følgende beløbsgrænser for registrering af ansøgninger:

Finansieringskilde	Beløbsgrænse
Det Frie Forskningsråd, Det Strategiske Forskningsråd, Grundforskningsfonden, Højteknologifonden, Rådet for Teknologi og Innovation, EU	Alle ansøgninger
Private danske fonde og virksomheder	Ansøgninger over 250.000 kr.
Øvrige kilder, herunder andre danske statslige, andre danske offentlige, udenlandske private fonde og virksomheder, andre udenlandske, etc.	Ansøgninger over 1.000.000 kr.

De enkelte hovedområder og institutter kan beslutte at registrere ansøgninger under disse beløbsgrænser.

Hvis et hovedområde eller institut har besluttet ikke at registrere enkeltansøgninger under ovenstående beløbsgrænser, skal disse registreres ved bunkning jf. de retningslinjer, der hvert år udsendes i forbindelse med forestående budgetlægning. Hvis en sådan bunkning er valgt, skal der på hovedområde eller institut findes en registrering af ansøgninger om eksterne midler, f.eks. i et regneark, jf. rektors udmelding af 16. november 2004 til dekanerne. For hver ansøgning eller bunkning af ansøgninger indlægges et forventet budget og forventede indbetalingsrater. Ved afslag på en ansøgning, der indgår i instituttets bunkning eller som enkeltansøgning i økonomisystemet, skal instituttets/hovedområdets økonomimedarbejder have besked om afslaget med henblik på at kunne nedskrive bunkens eller ansøgningens budget i økonomisystemet.

Til registrering af ansøgninger er der udviklet et forklæde med en liste over de oplysninger, der som minimum skal registreres i økonomisystemet.

Ved ansøgningens afsendelse sendes kopi af ansøgningen med tilhørende forklæde til den enhed ved instituttet/hovedområdet, som har ansvar for registrering af ansøgningerne. Ansøgningen registreres senest i forbindelse med næstfølgende kvartalsopfølning.

Som minimum skal der i økonomisystemet registreres de i arbejdsgangsbeskrivelsen (3.1.1.1 Ansøgningsfasen EU rammeprogrammer og ikke EU) oplistede minimumsoplysninger til forklædet.

De enkelte hovedområder/institutter kan beslutte at registrere flere oplysninger om projektansøgninger inden for ansøgningsstamkortets muligheder.

Vedrørende ansvars- og opgavefordeling gælder universitetets generelle instruks for eksterne midler medmindre andet er aftalt, dog jf. Universitetsloven m. tilhørende retningslinjer fra VTU.

• Procesbeskrivelse 3.1.1.1
• Arbejdsgangsbeskrivelse 3.1.1.1
• Systemvejledning

2.2       Grunddokumentation for bevillinger på institut eller hovedområde

Dekanen udstikker regler for, om grunddokumentationen skal findes på hovedområde eller institutniveau. Følgende grunddokumenter skal opbevares for hver bevilling på hovedområde eller institut:

• Ansøgning, hvis bevillingsprocessen er startet med en ansøgning.
• Projektbeskrivelse, hvis en sådan eksisterer.
• Juridisk bindende tilsagn (dvs. bevillingsskrivelse, kontrakt, samarbejdsaftale eller anden skriftlige aftale – i alle tilfælde inkl. alle bilag) .
• Totalbudget, dvs. inkl. universitetets medfinansiering.
• Projektbudget , hvis et sådant er udarbejdet i forbindelse med ansøgning eller aftaleindgåelsen (f. eks. vedr. EU, DG, forskningsrådene, FødevareErhverv).
• Fortolkningsbidrag, f. eks. brevveksling om projektet, til belysning af universitetets forpligtelse, hvis sådanne eksisterer.
• Supplerende aftaler vedr. forlængelse af bevillingsperioden og/eller tillægsbevillinger.
• Projektoprettelsesskema, som er tilbagesendt fra Regnskabskontoret med projektnummer.
• Hvis der er tale om en samarbejdsaftale desuden: Dokumentation for, at institutleder eller dekan har taget aktivt stilling til projektets forskningsmæssige interesse.
• Specielt vedr. EU-rammeprogramprojekter på AU 8000 C: Der henvises til beskrivelsen af, hvad der skal være i revisionsmappen. (Link: forskningsstoetteenheden/eu/projektadm8000c/).

Denne grunddokumentation skal opbevares på institut/hovedområde i henhold til arkivreglerne.

For EU-rammeprogramprojekter opbevares grunddokumentationen bortset fra ansøgningen og budgettet centralt i FSE. For Danmarks Grundforskningsfond og Højteknologifonden opbevares kun kontrakterne centralt.

2.3        Dokumentation til Regnskabskontoret

Hver bevilling skal oprettes i universitetets økonomisystem (Navision Stat) efter procesbeskrivelsen 3.1.2.2 med et særskilt projektnummer. Bevillingsoprettelsen i Navision Stat foretages af Regnskabskontoret på baggrund af følgende dokumentation, der sendes fra instituttet/hovedområdet:

• Projektoprettelsesskemaog indskannet version af juridisk bindende tilsagn (dvs. bevillingsskrivelse, kontrakt, samarbejdsaftale eller anden skriftlige aftale – i alle tilfælde inkl. alle bilag)
• Regnskabskontoret kontrollerer det udfyldte og underskrevne projektoprettelsesskemamod det juridiske bindende tilsagn (bevillingsskrivelse), herunder angivelse af startdato og forventet slutdato for bevillingen, underskrifter mod fuldmagtsarkiv, om der er bevilliget overhead samt det bevilgede beløb. Projektoprettelser på AU 8000 C vedr. EU-rammeprogramprojekter sendes af Regnskabskontoret til FSE’s godkendelse. Projektoprettelsen godkendes ved at Regnskabskontorets medarbejder påfører bevillingsoprettelsen sine initialer, dato samt underskrift.
• Godkendte projektoprettelser får et projektnummer, som påføres projektoprettelsesblanketten af Regnskabskontoret. Ansøgeren modtager som kvittering for bevillingsoprettelsen, en kopi af det godkendte bevillingsoprettelsesskema via e-mail. Ved AU 8000 C EU-rammeprogramprojekter modtager FSE også en kopi. Originalen arkiveres i Regnskabskontoret.
• Hvis overheadbetingelser eller evt. særlige betingelser om disponering af bevillingen ikke fremgår af det juridisk bindende tilsagn, skal dokumentation for overhead og evt. særlige dis­poneringsbetingelser fremsendes sammen med projektoprettelsesblanketten.
• Hvis der ikke findes skriftlige bevillingstilsagn, vil en indbetaling til universitetets regnskabskontor ikke blive administreret af universitetet, før bevillingshaver eller institutleder i en skriftlig henvendelse til indbetaler/tilskudsgiver (f. eks. i et takkebrev) har gjort universitetets opfattelse af evt. tilskudsbetingelser/forudsætninger klar.
• Hvis der er tale om gaver (uden konkrete krav til modydelse) og legater, kan overdragelse ske til universitetet ved en skriftlig erklæring vedr. gaver/skriftlig erklæring vedr. legater fra den pågældende forsker.

I løbet af bevillingsperioden skal følgende sendes (elektronisk via e-mail) til Regnskabskontoret fra bevillingshaver, hvis det er aktuelt:

• Ændring af forventet slutdato for bevillingen - dokumenteret ved skriftlig aftale herom med bevillingsgiver/samarbejdspartner, hvis der oprindeligt er opstillet krav om sluttidspunkt.
• Ændring i det totale bevilgede beløb dokumenteret ved skriftlige tillægsbevillingstilsagn.
• Ændring af bevillingshaver – dokumenteret ved skriftlig aftale herom med bevillingsgiver/samarbejdspartner, hvis der oprindeligt er givet til en bestemt bevillingshaver.
• Ændring af bevillingssted – dokumenteret med skriftlig aftale herom fra bevillingsgiver/samarbejdspartner.

Dokumentationen i Regnskabskontoret opbevares i henhold til lovgivningen normalt i (mindst) 5 år efter udløb af pågældende regnskabsår. Grunddokumentation for eksterne bevillinger opbevares dog normalt i (mindst) 5 år efter projektets afslutning.

2.4        Journalisering

Følgende materiale journaliseres centralt:

• EU rammeprogramkontrakter og revisionserklæringer på AU 8000 C journaliseres i ScanJour af Forskningsstøtteenheden (FSE), inkl. elektronisk dokumenttilknytning. Øvrigt materiale (ansøgning, GPF m.v.) opbevares fysisk på sagen i (FSE) og afleveres efter lukning af bevillingen til Journalen.
• Consortium Agreements til EU kontrakter journaliseres og indskannes af Technology Transfer Office (TTO) i ScanJour under et særskilt journalnummer.
• Kontrakter med Danmarks Grundforskningsfond journaliseres under særskilt journalnummer og indskannes i ScanJour af TTO.
• Kontrakter med Højteknologifonden journaliseres under særskilt journalnummer og indskannes i ScanJour af TTO.
• Kopi af samarbejdsaftaler med og uden IP-rettigheder skal sendes til TTO, hvor de registreres i en elektronisk database og opbevares fysisk. Men dekanerne skal påse, at der sker lokal journalisering af de originale aftaler og evt. fortolkningsbidrag vedrørende de indgåede forpligtelser.

Materiale journaliseret i ScanJour opbevares og afleveres til Landsarkivet efter arkivlovens regler af Journalkontoret.

2.5        Indlægning af budget for bevillingen i økonomisystemet

Ifølge universitetets principper for budgetlægning senest Økonomivejledning af februar 2009, pkt. B.2.1.3 skal eksterne midlers budgetter indgå i budgetlægningen og den løbende budgetopfølgning. Økonomimedarbejderen på institut eller hovedområdet skal indlægge budgettet og forventede indbetalingsrater for hver enkelt projekt i økonomisystemet, Navision Stat, når projektoprettelsesskemaet er modtaget fra Regnskabskontoret med oplysning om projektnummer i økonomisystemet. Hvis ansøgningens budget er indgået i en ”bunkning” skal ”bunken” nedskrives. Hvis ansøgningen allerede er registreret i økonomisystemet, NS, vil ansøgningen blive omdannet til et projekt af Regnskabskontoret.

Instituttets økonomimedarbejder skal indtaste et nyt budget for projektet, da ansøgningsbudgettet ikke automatisk overføres til projektet.

3         Løbende bevillingsadministration og bevillingsopfølgning

Projekthaver

har det løbende disponeringsansvar for bevillingen, hvilket bl. a. indebærer følgende:

• Foretage en gennemgang af alle sine projekter med passende mellemrum og mindst en gang i kvartalet. Arkivere udskrift af rapporter, som er påført signatur eller initialer på den der har foretaget gennemgangen.
• Tage initiativ til at få bevillingerne indbetalt direkte til universitetets regnskabskontor hurtigst muligt efter af bevillingen er givet; herunder at tage initiativ til evt. etapevise indbetalinger. For yderligere oplysninger se "Procedure for hjemskrivning af eksterne midler". Der skal ikke sørges for indbetaling af bevillinger fra AUFF; det sker centralt mellem universitetets regnskabskontor og administrationen for Aarhus Universitets Forskningsfond (AUFF).
• Holde øje med at et projekt ikke har overtræk og sørge for at et overtræk straks bliver udlignet enten ved en indbetaling eller ved at flytte en omkostning væk fra projektet, med mindre det er en EU eller statslig bevilling, hvoraf det fremgår, at AU lægger pengene ud. Web økonomirapporter (Targit) kan anvendes hertil.
• Anvise bilag, sikre at afholdte omkostninger på projektet vedrører det pågældende projekt og er i overensstemmelse med evt. særlige bevillingsbetingelser. Web økonomirapporter(Targit) samt PØS rapporter kan anvendes at få overblik herover.
• Give oplysninger til instituttets økonomimedarbejder eller hovedområdets økonomicenter om projekts budget og evt. ændringer heri, således at budgettet kan indgå i økonomisystemet og dermed i universitetets samlede budgetlægning.
• Give oplysninger til instituttets økonomimedarbejder eller hovedområdets økonomicenter om evt. planlagte anskaffelser over 100.000 kr. på projektet med henblik på, at de kan indgå i universitetets investeringsbudget.
• Give besked til instituttets økonomimedarbejder eller hovedområdets økonomicenter om indkøbt apparatur med henblik anlægsregistrering og aktivering i Navisions anlægsmodul. Se link til anlægsprocesbeskrivelsen.
• Sikre dokumentation af timeforbrug for medarbejdere på projektet, hvis det er krævet i bevillingsbetingelserne. Inspiration kan hentes i reglerne vedr. EU-rammeprogramprojekter på AU 8000 C. (Link: forskningsstoetteenheden/eu/projektadm8000c/).
• Sikre at ansatte ophører efter gældende varsler, hvis der ikke er midler til aflønning på projektet.
• Øjeblikkelig give Lønkontoret skriftlig besked, hvis en ansat på et projekt ophører på et tidspunkt før end det, der fremgår af ansættelsesbrevet.
• Sørge for at ansattes ferie, mens de er ansat på bevillingen, løbende bliver registreret i universitetets fraværssystem, hvortil der vil komme et link på medarbejderportalen atrium.
• Sørge for at faglige og økonomiske rapporteringer, herunder evt. reviderede budgetter, bliver sendt til bevillingsgiver efter bevillingsbetingelserne. EU-rammeprogramprojekters økonomiske rapporter på 8000 C skal underskrives af Forskningsstøtteenheden (FSE).
• Indberette projektets publikationsmæssige resultater via PURE.
• Overholde universitetets generelle disponeringsregler og personaleregler ved disponering af bevillingen.

Regnskabskontoret

Foretager følgende projektopfølgning, hvilket dog ikke fritager projekthaver, institutleder eller dekan for det primære ansvar:

• Holder løbende – og mindst 4 gange årligt - øje med om projekter har overtræk og kontakter hovedområdets økonomicenter for at få et evt. overtræk udlignet. Til opfølgning af overtræk på projekter anvendes Navision. Differencer indtastes i et afstemningsskema, som opbevares elektronisk på et fælles drev i Regnskabskontoret. Navision rapporterne opbevares på regnskabskontoret i et ringbind.
• Foretager månedlig afstemning totalt for alle eksterne projekter til Finans. Data indføres i et afstemningsskema/regneark, som gemmes elektronisk på et fælles drev i Regnskabskontoret.
• Konstaterer mindst 1 gang årligt om der har været regnskabsmæssig bevægelse på et projekt det seneste år med henblik på mulig lukning af kontoen.
• Gennemgår periodisk – og mindst 2 gange årligt – lister over projekter med overskredne slutdatoer og kontakter økonomicentret om hvorvidt projektet skal lukkes eller om der skal registreres en ændret slutdato. Til opfølgning af forventet slutdato på projekter anvendes en Navision rapport, som sendes til hovedområdets økonomicenter.
• Vurdering af hensættelser – kontakter økonomicentrene mht. om der er projekter, hvor der bør ske hensættelser til tab, og vurderer det fremsendte materiale herom.

Hovedområdet/ hovedområdets økonomicenter

• Skal i forbindelse med budgetlægningen og den kvartalsvise opfølgning vurdere, om summen af de indtastede budgetter for eksterne midler i Navision giver et sandsynligt billede af periodiseringen og udviklingen af hovedområdets eksterne midler.
• Skal i forbindelse med budgetlægningen periodisere hovedområdets sum af hhv. indbetalinger, indtægter og omkostninger vedr. eksterne midler på kvartaler ud fra tidligere års periodisering evt. kombineret med viden om konkrete afvigelser fra tidligere års periodisering.
• Vurderer løbende om der er projekter hvor der bør ske hensættelser til tab. Anmodning om hensættelse til tab fremsendes til Regnskabskontoret.

Forskningsstøtteenheden

har følgende rolle i forbindelse med EU-rammeprogramprojekter:

• Godkender og underskriver økonomiske afrapporteringer (Form C Financial Statement og diverse andre skemaer) på 8000 C.
• Modtager og kontrollerer EU-revisionsmapper fra institutadministrationen/hovedområdets økonomicenter på 8000 C og sørger for kontakt med institutionsrevisor.

Instituttet

For institutleder skal der specielt peges på følgende ansvar:

• Ansvar for løbende at sikre, at eksterne bevillinger for bevillingshavere, der er fratrådt eller på orlov, bliver håndteret og afsluttet efter universitetets regler, jf. afsnit 6.3.

• Ansvar for mindst en gang om året at gennemgå instituttets eksterne projekter for at sikre, at projekter bliver udlignet og lukket, og at bevillingerne bliver brugt inden for det tidsrum, som en bevillingsgiver med rimelighed kan forvente. Web økonomirapporter (Targit) kan bruges hertil.

• Ansvar for at der er lavet en procedure for fraværsregistrering af personalet på instituttet, så der er ajourførte ferieregistreringer, når der skal aflægges regnskab for bevillinger eller de skal lukkes.

• Ansvar for at instituttets økonomi- og personaleforvaltning er organiseret, så den kan håndtere de eksterne bevillinger på instituttet med de særlige krav, som visse bevillingsgivere stiller (f. eks. EU, Grundforskningsfonden, NIH).

• Ansvar for at instituttets procedurer for registrering og afmelding af anlægsaktiver er tilrettelagt, så anlæg anskaffet for eksterne midler også kommer med.

• Ansvar for at eksterne bevillinger inddrages i instituttets budget- og budgetopfølgningsprocedurer.

(Nogle af ovenstående institutopgaver kan på nogle hovedområder ligge hos hovedområdets økonomicenter).

4         Afslutning af bevilling/lukning af projekt

Projekthaver skal sørge for følgende:

• Give Regnskabskontoret besked om at et projekt er afsluttet og fremsende udfyldt ”Tjekliste før lukning af projekt under DR4 og DR5”  bl.a. med henblik på udligning af evt. restsaldi, således at projektet kan lukkes. Dette gælder også for tidsbegrænsede projekter.

Institutleder har ansvaret for:

• Mindst en gang om året at sørge for at instituttets eksterne bevillinger bliver gennemgået med henblik på at sørge for, at bevillinger for afsluttede projekter bliver udlignet og lukket, og at der træffes aftaler med bevillingshavere om at få afsluttet projekter, der bør være afsluttet efter bevillingsforudsætningerne. Web økonomirapporter (Targit) kan anvendes hertil.
• At vurdere om bevillingsgiver skal have besked om bevillinger, der ikke følger tidsplanen, eller om bevillinger, der ikke har været nævneværdige regnskabsmæssige bevægelser på i de sidste 3 år.
• At vurdere om evt. restsaldi på bevillingen skal tilbagesendes til tilskudsgiver.

ANDEN DEL - REGLER:

5         Hvilke eksterne midler skal forvaltes af Aarhus Universitet?

5.1        Ansatte på Aarhus Universitet, bortset fra den kliniske sektor

Alle tilskud til ansatte på Aarhus Universitet fra offentlige bevillingsgivere og EU skal forvaltes via universitetets regnskab, medmindre den pågældende bevillingsgiver forudsætter direkte afregning mellem bevillingsgiver og bevillingsmodtager (f. eks. visse rejsetilskud fra Forskningsrådene).

Tilskud og bevillinger fra private tilskudsgivere skal administreres via universitetets regnskab og efter universitetets regler i følgende tilfælde:

• Hvis det af bevillingsskrivelse, samarbejdsaftale, ansøgningsbetingelser m.v. fremgår, at bevilling eller tilskud gives til en forsker(gruppe) i dennes egenskab af ansat(te) ved Aarhus Universitet, dvs. hvis Aarhus Universitet eller et af dets hovedområder, institutter, centre, afdelinger eller enheder er nævnt, eller
• Hvis det er nødvendigt for projektets gennemførelse, at der sker direkte eller indirekte medfinansiering fra universitetets ordinære midler, f.eks. i form af at forskeren anvender en del af sin arbejdstid på projektet, eller universitetets lokaler, apparatur og infrastruktur anvendes, eller
• Hvis det er nødvendigt for projektets gennemførelse, at der sker medfinansiering eller samfinansiering med andre eksterne midler, der administreres via universitetets regnskab.
• Gaver (uden konkrete krav om modydelse) og legater til ansatte forskere ved AU kan forvaltes af AU under særlige betingelser, jf. pkt. 15. Gaver til AU, et hovedområde, institut eller center skal administreres af AU og skal indtægtsføres ved indbetalingen, jf. pkt. 15.

5.2        Ansatte i den kliniske sektor

Ovenstående pkt. 5.1. gælder for alle forskningsprojekter, hvor bevillingshaveren har sin primære beskæftigelse ved Aarhus Universitet. For visse medarbejdere i den kliniske sektor kan administrationen derfor i stedet ske via hospitalerne eller på anden måde, hvor hospitalernes regler åbner mulighed herfor. Hvis en medarbejder i den kliniske sektor vælger at lade et eksternt forskningsprojekt administrere via Aarhus Universitet, gælder alle Aarhus Universitetets regler og procedurer for disse projekter ubetinget.

5.3        Medarbejdere på orlov eller fratrådte medarbejder

Aarhus Universitetet administrerer ikke tilskud og bevillinger for personer, der ikke er ansat på Aarhus Universitet, og disse kan ikke være projekthavere og disponeringsansvarlige for projekter i universitetets regnskabssystem.

Hvis en projekthaver permanent fratræder sin stilling ved Aarhus Universitet, er det institutlederens ansvar at give Regnskabskontoret besked herom og at tage skridt til at søge vedkommendes projekter i universitetets regnskabssystem afsluttet hurtigst muligt, eller sørge for overdragelse til anden bevillingshaver (der vil senere komme link til en procedure herfor).

Hvis en ansat har orlov uden løn fra sin stilling på universitetet, kan den pågældendes eksterne projekter fortsat administreres i universitetets regnskabssystem i op til to år under forudsætning af, at institutlederen eller en af denne udpeget ansat på universitetet overtager bevillingsansvaret og anvisningsretten – evt. efter indhentet tilladelse fra eller orientering af bevillingsgiver. Efter orlov ud over to år skal projektkontoen afsluttes i universitetets regnskabssystem og evt. restbeløb skal enten sendes tilbage til bevillingsgiver eller overflyttes til den institution/virksomhed, hvor den pågældende bevillingshaver nu er ansat. Institutlederen har ansvaret for at tage skridt til denne afvikling.

6         Inhabilitet

Ifølge VTU’s brev af 21. januar 2005 pkt. 7 skal universitetet ved indgåelse af forskningssamarbejde med private virksomheder vurdere, ”…. hvorvidt samarbejdet aktualiserer spørgsmålet om inhabilitet i forhold til medarbejdere ved universitetet….. Om der i det enkelte tilfælde er tale om inhabilitet må undergå en konkret vurdering på universitetet .” Ministeriet henviser til de almindelige forvaltningsretlige regler om inhabilitet, navnlig forvaltningslovens §§ 3-6. Ansvaret for denne vurdering ligger hos dekanen.

7         Vurdering af forskningsmæssig interesse ved afgørelse af om samarbejdsprojekter er indtægtsdækket virksomhed og i forbindelse med fordeling af IP-rettigheder

VTU har i skrivelse af 21. januar 2005 pkt. 3 nærmere defineret forskellige typer af forskningsprojekter ud fra den forskningsmæssige interesse og opstillet regler for adgang til medfinansiering (Se punkt 3 b og 3 c i VTU's skrivelse af 21. januar 2005). ”For at universitetet kan anvende midler givet til den ordinære virksomhed i forbindelse med et forskningsprojekt, er det … en betingelse, at universitetet har en forskningsmæssig interesse i at indgå i forskningsprojektet. Projektet skal således falde inden for universitetets forskningsformål som defineret i universitetslovens § 2.

Specielt gør ministeriet opmærksom på, at vedr. samarbejdsaftaler skal det fremgå af universitetets procedurer, ”hvorledes det sikres, at rektor eller den, der har fået delegeret ansvaret, aktivt tager stilling til, om et projekt har forskningsmæssig interesse, samt efter hvilke retningslinjer denne vurdering skal foretages …..” (Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling 21. januar 2005, pkt. 8).

Aarhus Universitets retningslinjer er, at afgørelsen af, om Aarhus Universitet har forskningsmæssig interesse i et projekt, træffes af dekanen eller institutlederen på baggrund af en vurdering som foretages i forbindelse med samarbejdets tilrettelæggelse/samarbejdsaftalens udformning og senest i forbindelse med fremsendelsen af projektets samarbejdsaftale til Aarhus Universitets Technology Transfer Office. Dekanen eller institutlederen kan - hvis han eller hun skønner, at det er nødvendigt eller gavnligt - indhente rådgivning til sin afgørelse fra andre.

Ved dekanens eller institutlederens vurdering kan f.eks. indgå overvejelser om, hvorvidt:

• samarbejdsprojektet kan anses for at være forskning i hele taget
• projektets emne m.v. falder inden for instituttets eller universitetets forskningsområder i deres aktuelle, planlagte eller ønskelige udstrækning
• samarbejdsprojektet ventes at frembringe viden, som kunne danne basis for fremtidig forskning og dermed medvirke til at åbne nye frugtbare forskningsfelter.

VTU gør i samme skrivelse i pkt. 6 opmærksom på, at universitetet skal være opmærksomt på, at der kan være tale om ulovlig statsstøtte, hvis der i forbindelse med et forskningsprojekt, som universitetet medfinansierer, opnås viden, der alene kommer den virksomhed til gode, som universitetet samarbejder med. Dette bør indgå i dekanens vurdering af, om et projekt i stedet bør behandles efter reglerne om kommerciel indtægtsdækket virksomhed.

8         Totalbudget, overheadregler, renteindtægter, bidrag til fællesudgifter

8.1        Totalbudget og projektbudget

Ifølge Finansministeriets Budgetvejledning 2011, pkt. 2.6.10.3, skal der for forskningsaktiviteter finansieret af statslige fonds- og programmidler m.v. som grundlag for ansøgningen være udarbejdet et projektbudget efter følgende retningslinjer:

”De direkte udgifter opdeles på direkte lønudgifter og øvrige direkte udgifter, herunder apparatur og andre anskaffelser som led i projektet. Hertil lægges et bidrag til fællesudgifter på 44 pct. af de direkte udgifter. Bidragssatserne kan afvige fra de 44 pct. ved visse EU-finansierede projekter.”

Der kræves med andre ord et totalbudget ved ansøgninger til statslige fonds- og programmidler.

For alle andre eksterne midler gælder, at der skal foreligge et totalbudget ved aftalens indgåelse , idet der i projektdokumenterne jf. VTU 21.1.2005 pkt. 9, bullit nr. 2 skal der være redegjort for ” …omkostningerne, herunder lønomkostningerne, som påhviler universitetet i forbindelse med projektet. ”

Hertil kan føjes, at et totalbudget også skal indeholde omkostninger til lokaler og anden infrastruktur, der normalt er en del af universitetets medfinansiering.

Hvis en ansøgning indebærer behov for investering i lokaler eller anden infrastruktur eller ikke helt uvæsentlig træk på universitetets eksisterende lokaler og infrastruktur, der normalt betales af fællesområdet, bør ansøgningens budget indeholde poster til hel eller delvis dækning heraf, og dekan og Teknisk Forvaltning skal godkende en sådan ansøgning.

8.2        Overhead og bidrag til fællesudgifter

Der bør for alle ansøgninger om eksterne midler søges om bevillingsgiverens dækning af de indirekte omkostninger til administration, bygningsdrift (husleje, el, vand, varme, affaldshåndtering osv.) og infrastruktur (telefoni, it-kabling m.v.). For statslige forskningsmidler er overheadsatsen pt. 44 % af de direkte udgifter, jf Finansministeriets Budgetvejledning. EU’s 7. rammeprogram opererer med faste maksimumsatser for overhead, som skal søges fuldt ud (60 %, 20 %, 10 %, eller 7 % afhængigt af projekttype). Der bør for eksterne midler fra andre tilskudsgivere søges mindst 20 % eller det maksimalt muligt overhead for den pågældende bevillingsgiver.

Såfremt en ansøgning til en statslig bevillingsgiver eller EU ikke imødekommes fuldt ud, reduceres de direkte projektmidler og overhead proportionalt, og projektets omfang og arbejdsprogram må tilpasses de nye økonomiske rammer.

Rektorkollegiets aftale af 24. september 1991 som ændret ved aftale af 23. november 1993 om fordeling af overhead mellem institutioner under Rektorkollegiet i forbindelse med centre og ”subcentre” indebærer, at overhead fuldt ud følger de direkte udgifter. Overheadandel fra statslige forskningsmidler (inkl. Danmarks Grundforskningsfond og Højteknologifonden) videresendes til andre universiteter, hvis en del af bevillingen videresendes. Alle spørgsmål om overheadfordeling til/fra statsinstitutioner uden for Rektorkollegiets medlemskreds skal forelægges Budgetkontoret, hvis de ikke følger de regler, der er aftalt i Rektorkollegiet.

Tilsvarende videresendes andel af overhead fra EU til de øvrige partnere i tilfælde af at en del af bevillingen videresendes.

På samme måde skal universitetet have overhead svarende til den oprindelige bevillings betingelser, hvis bevillinger modtages via andre bevillingshavere.

Der videresendes ikke overhead fra staten til ikke-statslige institutioner og virksomheder. Statens overheadregler er udelukkende regler for, hvordan statslige myndigheder og programmer bidrager til statens finansiering af statens egne institutioners fællesudgifter. Institutioner under regioner eller kommuner er således ikke omfattet af statens overheadregler.

I Universitetets økonomisystem afløftes overhead automatisk af bevillingen (debitering) i takt med afholdelse af omkostninger på bevillingen; dog afløftes overhead af udgifter til anlæg, der aktiveres, på anskaffelsestidspunktet.

8.3        Renteindtægter vedr. bevillinger fra private tilskudsgivere

Forudbetalte tilskudsmidler fra private tilskudsgivere sættes til forrentning. Renteindtægten tilfalder fra og med 2011 rektoratets ledelsespulje. For visse Marie Curie- og ERC-projekter under EU’s 7. rammeprogram kan der være særlige regler.

9         Indbetalinger og dækning af underskud på bevilling

Tilskud og gaver fra private samt eksterne midler i samarbejdsaftaler med private samarbejdspartnere skal indbetales forud, eller evt. løbende svarende til udgiftsafholdelsen, direkte fra tilskudsgiveren til universitetet.

Hjemskrivning af bevillingstilsagn fra Forskningsstyrelsen og andre tilskudsgivere sker ved at fremsende en faktura på beløbet via Navision Stats debitorsystem. For visse eksterne midler fra virksomheder skal der pålægges moms på beløbet, jf. pkt. 13, (jf. Momsinstruksens pkt. ”5.1 Forskning/samarbejdsaftaler”).

Projekter finansieret af midler fra private tilskudsgivere kan først igangsættes, når bindende bevillingsskrivelse eller samarbejdsaftale er modtaget og beløbet – eller dele heraf – er indbetalt til universitetets regnskabskontor.

Hvis et projekt slutter med regnskabsmæssigt underskud – uanset grunden hertil – bærer hovedområde, institut eller bevillingshaver ansvaret for at dække evt. tab via andre bevillinger efter nærmere regler fastsat af dekanen.

10    Personaleregler

10.1    Ansættelsesvilkår

Personale ansat for eksterne midler skal følge de almindelige aflønnings- og vederlagsregler for statens personale. Der er ikke adgang til at anvende andre overenskomster eller ansættelsesformer, end der er mulighed for på de ordinære midler eller under stillingsstrukturreglerne. Dette gælder, hvad enten der er tale om danske eller udenlandske statsborger, og uanset hvad bevillingsgiveren måtte ønske, kræve, forudsætte eller gå med til. Hvis man er i tvivl om løn- og ansættelsesreglerne, herunder pension, feriepenge osv., bør man på forhånd kontakte AU HR eller AU Lønkontoret.

Lov om tidsbegrænset ansættelse regulerer dels situationerne, I hvilke man tidsbegrænset kan ansætte en medarbejder og dels i hvilke situationer, en tidsbegrænset ansættelse evt. overgår til fastansættelse.

Vedrørende ansættelse af udenlandske medarbejdere henvises til den udsendte vejledning af 2. januar 2006 fra AU HR (td. Personale- og Udviklingskontoret).

10.2    Feriepenge og ferieafholdelse

Det er vigtigt i ansøgningsfasen at sørge for, at budgettet dækker feriepengeforpligtelsen og særlige feriefridage, hvis der budgetteres med personaleudgifter. For hovedområderne omfattet af PØS (8000 C) belaster feriepengene bevillingerne i takt med lønomkostningen og føres tilbage til bevillingerne i takt med, at ferien registreres afholdt i universitetets fraværssystem. Feriepengene føres tilbage til den bevilling, som den ansatte har fået løn fra på tidspunktet for ferieafholdelsen, og dermed ikke nødvendigvis til den bevilling, som har betalt den løbende opsparing af feriepengene. Vedrørende tilbageførelse af feriepenge henvises til fakulteterinstituttermv/adm/adm/puk/poes/vejledninger/tilbagefoerselafferie/

Ved udbetaling af særlige feriedage eller ved udbetaling af tilgodehavende feriepenge ved fratræden fra universitetet tilbageføres (krediteres) feriepengene til den bevilling, som udbetalingen er blevet henført til (debiteret) i NS, jf. finansieringsstamkortet i PØS.

Vedr. registrering i fraværssystemet vil der i gruppen ”Fraværssystemet” under ”Vejledninger” blive tilføjet et link til illustration.

11    Generelle disponeringsregler

Forvaltning og disponering af eksterne midler skal følge de sædvanlige interne og eksterne regler for bevillingsanvendelse, f. eks. repræsentationsudgifter, kørselsgodtgørelse, time-/dagpenge, forudbetaling af ydelser, registrering og afskrivning af anlæg, moms, anvendelse af bonuspoint og rabatter, indkøbspolitik, indkøbsregler og udbudsbestemmelser samt de forretningsgange, der gælder på universitetet for f. eks. elektronisk fakturering), fraværsregistrering, budgetlægning og budgetopfølgning, anvendelse af kontoplaner, revision, anvendelse af økonomi-, personale- og lønsystem, rejseafregningssystem (AURUS), kreditkort m.v.

Herud over kan der skriftligt være opstillet særlige bevillingsbetingelser af bevillingsgiver.

Apparatur og inventar, der er anskaffet for eksterne bevillinger, tilhører universitetet. Anskaffelse af biler, telefoner, abonnementer, leje- og leasingaftaler og andet, som kan pådrage universitetet løbende omkostninger, der ikke altid kan påregnes afholdt inden for projektperioden, skal ske af instituttet og på institutlederens ansvar, uanset om omkostningen i sidste instans vedrører og afholdes af en ekstern bevilling.

12    Offentlighed om privat finansiering af forskning

Ifølge § 7 i Retningslinjer af 13. januar 2000 for offentlighed om privat finansiering af forskning ved statslige forskningsinstitutioner skal forskere ved statslige forskningsinstitutioner give oplysninger om eventuelle private finansieringskilder ved publicering af forskningsresultater, der sker som led i deres ansættelsesforhold

Af samme regelsæt, § 3, fremgår det, at de statslige forskningsinstitutioner årligt skal udarbejde en oversigt over privat finansiering af offentlig forskning, der er udført ved institutionen. Denne opgave ligger hos AU Kommunikation.

13    Moms på samarbejdsaftaler m.v.

EU domstolen har i 2002 fastslået, at forskningssamarbejder mod betaling mellem universiteter og eksterne parter er momspligtige i henhold til EU’s 6. momsdirektiv, hvis der er krav om en modydelse over for universitetet i et sådant forskningssamarbejde. For de nærmere regler for, hvornår der skal pålægges moms på fakturaer til virksomheder, henvises til Momsinstruksen og Momsforhold for Aarhus Universitet.

14    Samarbejdsaftaler og andre aftaler med afgivelse af IP-rettigheder; patenter; Consortium Agreements

Der er et særligt regelsæt vedr. samarbejdsaftaler, Consortium Agreements (EU) og andre aftaler med afgivelse af IP-rettigheder ( Intellectual Property Rights ). Se tjekliste og retningslinjer for samarbejdsaftaler.

Der er desuden et særligt regelsæt vedrørende hemmeligholdelseserklæringer, indberetning af opfindelser og patentansøgninger på Aarhus Universitet samt vederlagsberegning for opfindelser .

15    Modtagelse af gaver (uden konkrete krav til modydelse)

Aarhus Universitet (AU, hovedområde, institut eller center) modtager i nogle få tilfælde tilskud og gaver, hvor der fra tilskudsgiver ikke stilles konkrete krav til modydelser og hvor tilskuddet/gaven ikke skal dække et konkret projekt eller tema i en given periode.

Forskere ved Aarhus Universitet modtager ligeledes personligt i visse tilfælde tilskud, gaver, priser og legater, som de ønsker at overdrage til universitetet.

Universitetets retningslinjer for modtagelse og periodisering af disse tilskud, gaver, priser og legater er gennemgået i det følgende. Retningslinjerne skal ses i lyset af bemærkninger fra institutionsrevisor og lov nr. 546 af 26/05/2010 om ændring af ligningsloven (fradrag for private donationer til forskning m.v.).

De interne retningslinjer herom træder i kraft for projekter, der oprettes i NS fra og med 22. november 2010.

15.1. Hvis Aarhus Universitet modtager tilskud og gaver (uden konkrete krav til modydelse:

Tilskud og gaver (uden konkrete krav til modydelse), der gives til Aarhus Universitet - uanset om det er til AU som sådan eller til et hovedområde, institut eller center – skal, jf. statens regnskabsregler, indtægtsføres ved modtagelsen (hvis de ikke anvendes efter universitetslovens § 20, stk. 2 om oprettelse af fonde og legater). Det medfører, at universitetet ikke kan indtægtsføre i takt med forbruget, men at sådanne gaver/tilskud skal indtægtsføres med det samme og kommer til at påvirke universitetets regnskabsresultat og egenkapital, hvis beløbet ikke anvendes fuldt ud i det år, hvor indbetalingen finder sted. Beløbet behandles således på linje med ordinære midler på delregnskab 1.

15.2. Hvis en forsker modtager tilskud, gaver eller legater er der følgende muligheder:

1.       Forskeren modtager et legat til dækning af omkostninger ved videnskabelige arbejder. Legater der gives til dette formål er skattefrie for den enkelte forsker i henhold til Ligningslovens § 7 K, stk. 4. Ønsker forskeren at overdrage det modtagne legat til universitetet, skal det ske ved en skriftlig overdragelse, hvoraf det fremgår hvilket specifikt (forsknings)for-mål, legatet ønskes anvendt til og der skal anføres en tidsfrist for anvendelse til sikring af opfølgning, stillingstagen og oprydning.

Forskeren vil i dette tilfælde kunne overdrage legatet til universitetet uden skattemæssige konsekvenser for forskeren.

Overdragelsesdokumentet skal underskrives af forsker og institutleder eller dekan og medsendes ved oprettelse af projektet i økonomisystemet.

Midlerne periodiseres herefter som eksterne tilskudsmidler.

Midlerne er herefter endegyldigt overdraget til universitetet og er omfattet af universitetets regler og retningslinjer.

Midlerne er herefter endegyldigt overdraget til universitetet til fri anvendelse for universitetets ledelse inden for universitetets formål.

2.       Forskeren modtager et tilskud eller en gave/pris, hvor der fra tilskudsgiver ikke stilles konkrete krav til modydelser, og tilskuddet/gaven skal ikke dække et konkret projekt i en given periode. Tilskud, priser og gaver, der gives under disse betingelser til en forsker, medfører skattepligt hos den enkelte forsker af hele beløbet.

Hvis forskeren ønsker at videregive gaven, prisen eller tilskuddet til universitetet til forskning, og angiver hvilket specifikt forskningsformål gaven eller tilskuddet skal anvendes til (dvs. krav til modydelse), skal det ske ved en særlig erklæring, der skal underskrives af forsker og institutleder eller dekan og medsendes ved oprettelse af projektet i økonomisystemet.  I erklæringen skal der angives en tidsfrist for anvendelsen til sikring af opfølgning, stillingstagen og oprydning.

Forskeren kan så opnå skattemæssigt fradrag for gaven, jf. Ligningslovens § 8 H, stk. 1. (som ændret ved lov nr. 546 af 26/05/2010). Universitetet (Regnskabskontoret via Lønkontoret) indberetter til SKAT, at man har modtaget gaven fra forskeren. (DMU og DJF forestår indtil andet aftales selv denne indberetning til SKAT vedr. gaver, der oprettes i NS-ARS).

Midlerne periodiseres herefter som eksterne tilskudsmidler til forskning.

Midlerne er herefter endegyldigt overdraget til universitetet og er omfattet af universitetets regler og retningslinjer.

3.       Den sidste mulighed er, at forskeren modtager et tilskud eller en gave/pris, hvor der fra tilskudsgiver ikke stilles konkrete krav til modydelser, og tilskuddet/gaven skal ikke dække et konkret projekt i en given periode. Tilskud og gaver, der gives under disse betingelser til en forsker, medfører skattepligt hos den enkelte forsker af hele gavebeløbet.

Hvis forskeren på forhånd eller i forbindelse med modtagelsen giver afkald på et sådant tilskud eller en gave/pris til fordel for universitetet uden at stille krav, sker der ikke beskatning heraf hos forskeren. Universitetet skal behandle sådanne gaver (uden konkrete krav til modydelser) efter reglerne i afsnit 15.1., herunder indtægtsførsel.

For legater (15.2.1) og gaver (15.2.2), der overdrages til universitet til periodisering som eksterne tilskudsmidler, skal der ud over et mere konkret formål være en tidsfrist for anvendelsen til sikring af opfølgning, stillingstagen og oprydning.

16    EU rammeprogrammer

For EU-rammeprogrammer gælder alle relevante dele af ovenstående, men der er lavet en vejledning om særlige procedurer og standardoplysninger i forbindelse med ansøgning, kontraktforberedelse, kontraktunderskrivelse, regnskabsaflæggelse og revision vedr. EU-rammeprogrammer for AU 8000 C.

Budgetkontoret, november 2010

J. nr. AU-2002-160-002