Regelsæt for anvendelse af kreditkort på Aarhus Universitet
Dette regelsæt omfatter kreditkort, som er udstedt til brug for navngivne heltidsansatte (medarbejdere med et ugentligt timetal på 18½ eller derover) videnskabelige og teknisk administrative medarbejdere, herunder ph.d.-studerende, på Aarhus Universitet. Kortet skal være forsynet med den pågældende medarbejders navn samt ”Aarhus Universitet”. Kreditkortet er et personligt kort og må aldrig overdrages til andre.
Indholdsfortegnelse
Lufthavn-lounges
Afregning af kreditkorttransaktioner
Hvem kan få kreditkort
Kreditkort kan udstedes til universitetet heltidsansatte (medarbejdere med et ugentligt timetal på 18½ eller derover) videnskabelige og teknisk administrative medarbejdere, herunder ph.d.-studerende, som af universitetet vurderes at have et regelmæssigt behov herfor. Det er universitetet, der afgør, hvilke medarbejdere der skal udstedes kreditkort til.
Omfattede kreditkort
Der udstedes MasterCard via Danske Bank
Universitetet vil som altovervejende hovedregel udstede firmakreditkort med firmahæftelse og kun undtagelsesvis med privathæftelse.
Universitetet er forpligtet af Økonomistyrelsens aftale om betalingskort under Statens Koncernbetalinger (SKB), der afgør hvilket kortselskab samt korttype, der kan anvendes.
Kreditmaksimum
Universitetet fastsætter individuelle maksimumbeløb for kreditkortets anvendelse. Kreditmaksimum er som hovedregel kr.25.000 for hver betalingstermin, som er på 1 måned, men kan begrænses til enten kr. 5.000 eller kr. 10.000. Ansøgning om kreditmaksimum over kr. 25.000 kræver særlig begrundelse.
Uanset størrelsen på kreditmaksimum, må kortholder ikke foretage enkeltkøb der overstiger hvad vedkommende i øvrigt har ret til at købe ind for på universitetets vegne ifølge de almindelige disponeringssregler, som udstikkes af hovedområderne.
Ansøgning om kreditkort
Medarbejderen skal være oprettet i AURUS, før man kan ansøge om et kreditkort.
Medarbejdere, som skal have et kreditkort, skal udfylde blanketten Ansøgning og bemyndigelseserklæring.
Ansøgningsblanketten skal udfyldes direkte på nettet, hvorefter den udskrives og underskrives af den ansøgende medarbejder samt pågældendes chef.
Ved udfyldelse af ansøgningsblanketten bekræfter ansøger ved sin underskrift, at man har læst ”Regelsæt for anvendelse af kreditkort” og er indforstået med de betingelser for anvendelse af kreditkortet, som er angivet i bemyndigelseserklæringen.
Oprettelse af kreditkort
Den underskrevne ansøgning og bemyndigelseserklæring indskannes og fremsendes på mail til følgende mailadresse:
Ansøgeren vil i løbet af ca. 3 uger på privatadressen modtage kort og efterfølgende PIN kode direkte fra kreditkortleverandøren.
Personoplysninger
Opbevaring og behandling af CPR-numre sker i henhold til Persondataloven.
Ansøgerens CPR-nummer bruges til indhentning af adresseoplysninger til brug for udstedelse af kreditkort.
Der udføres ingen personlig kreditvurdering af ansøgeren, da der er tale om firmakreditkort med firmahæftelse.
Kortholders forpligtelser
Så snart ansøgeren har modtaget kreditkortet, skal kortholder underskrive kortet i underskriftsfeltet på bagsiden af kortet.
Kortholder skal opbevare kortet forsvarligt, og kortholder skal med jævne mellemrum kontrollere, at kortet ikke er mistet eller misbrugt.
Kortholder må ikke opbevare koden sammen med kortet eller skrive den på kortet. Koden skal læres udenad og brevet med koden destrueres.
Spærring af kreditkort
Hvis kortholder mister kortet, hvis en anden får kendskab til kortholders pinkode, eller der i øvrigt er mistanke om svindel med kortet, skal kortholder sørge for spærring af kortet ved hurtigst muligt at ringe til Kortservice på +45 70 20 70 20, som er åbent døgnet rundt.
Når et kreditkort er blevet spærret, vil banken automatisk bestille et nyt kreditkort.
Ny PINkode
Hvis en medarbejder ikke kan huske sin pinkode, skal der bestilles en ny pinkode til kreditkortet. Medarbejderen skal selv kontakte kortservice på tlf. 70 20 70 20. Af sikkerhedsmæssige grunde vil man blive bedt om at oplyse navn, cpr-nummer og kreditkortnummer. I løbet af nogle dage vil en ny kode blive sendt til medarbejderens privatadresse.
Erstatningskort
Hvis en medarbejder skal have et erstatningskort, skal han/hun udfylde blanketten Ansøgning og bemyndigelseserklæring og her vælge menupunktet Erstatningskort.
Erstatningskort bestilles ved at udfylde blanketten Ansøgning og bemyndigelseserklæring og her vælge menupunktet Erstatningskort.
Ansøgningen skal udfyldes direkte på nettet, hvorefter den udskrives og underskrives af den ansøgende medarbejder samt pågældendes chef.
Den underskrevne ansøgning indskannes og fremsendes på mail til følgende mailadresse:
Ansøgeren vil inden 3 uger på privatadressen modtage et erstatningskort og efterfølgende PINkode.
Anvendelse af kreditkort
Kreditkort må kun anvendes i de tilfælde, hvor betaling ikke kan gennemføres på normal måde ved en elektronisk faktura. Kreditkortet må således anvendes i forbindelse med betaling af:
- Tjenstlige udgifter vedrørende og under rejser, der kan godtgøres i henhold til cirkulæret om tjenesterejseaftalen
- Private mindre udgifter under tjenesterejser, som har direkte sammenhæng med tjenesterejsen eller ophold herunder, og som medarbejderen selv skal betale i forbindelse med rejseafregningen. Udgifterne må maksimalt svare til time- og dagpenge satsen pr. dag tjenesterejsen varer
- Tjenstlige udgifter til mindre indkøb (udlæg) på vegne af universitetet samt til særlige indkøb på internettet hvor der ikke kan ske køb omfattet af AU’s indkøbsaftaler.
Som eksempler på rejseudgifter, hvor kreditkortet kan anvendes, skal nævnes:
- Billetkøb, som undtagelsesvis af akutte tidsmæssige årsager ikke kan købes gennem Via Travel
- Taxa, medmindre der er etableret lokal taxa bon ordning
- Parkering
- Hotel, inkl. forudgående reservation og garantistillelse
- Rejsefortæring
- Repræsentation på rejsen
- Færgebilletter
- Broafgift, medmindre der er lokal aftale om anvendelse af brobizz
- Brændstof i forbindelse med kørsel i tjenestebil med mindre der anvendes ”benzinkort”
Som eksempler på private mindre udgifter under tjenesterejser kan nævnes:
- Udgifter til fortæring, som skal dækkes af time- og dagpenge
- Kreditkortet må aldrig anvendes til køb af varer til privatbrug, da dette ikke har sammenhæng med tjenesterejsen eller ophold herunder
Som eksempler på tjenstlige udgifter til mindre indkøb skal nævnes:
- Repræsentationsudgifter
- Fortæringsudgifter
- Indkøb af bøger på konferencer
Kontante hævninger i Danmark er ikke tilladt.
Kreditkortet kan anvendes til hævning af kontanter i udlandet (herunder i internationale lufthavne i Danmark umiddelbart før afrejse) dog som hovedregel maksimalt kr. 2000. Der kræves en særlig begrundelse i forbindelse med rejseafregningen, hvis der undtagelsesvis har været behov for at hæve et større beløb.
Kontante hævninger i udlandet skal begrænses mest muligt. Evt. overskydende beløb skal kortholder indsætte på kreditkortkontoen i en hvilken som helst filial af Danske Bank. Universitetet accepterer således ikke kontant tilbagebetaling af evt. overskydende valuta fra kontanthævninger i forbindelse med afregning af udgifter.
Ved dokumenteret bortkommet bagage må kreditkortet anvendes til køb af nødvendigt tøj mv., men beløbet skal betragtes som privat forbrug og skal tilbagebetales, idet disse udgifter efterfølgende afregnes fra Europæiske Rejseforsikring direkte til den rejsende.
Lufthavn-lounges
Normalt har indehavere af MasterCard Corporate Classic adgang til lufthavn-lounges, men det gælder desværre ikke for Økonomistyrelsens kreditkortaftale, som AU også er omfattet af. Derfor må medarbejderne evt. fremvise deres private kreditkort for at få adgang til lufthavn-lounges.
Afregning af kreditkorttransaktioner
Kortholder skal via AU’s rejseafregningssystem sørge for at lave afregninger for kreditkorttransaktionerne, og kortholder skal vedhæfte indskannet dokumentation for alle de afholdte udgifter.
Rejseafregningen kontrolleres og godkendes i overensstemmelse med den sædvanlige procedure.
Såfremt der ikke foretages rettidig afregning af kreditkorttransaktionerne, vil der blive foretaget modregning i kortholders lønudbetaling.
Rettidig afregning af kreditkorttransaktioner
Hovedreglen er, at kortholder skal foretage rejseafregning af udgifter senest 14 dage efter rejsens afslutning jf. AU’s gældende rejseregler.
Ved rejser af mere end 14 dages varighed skal der foretages delafregning senest den 14. i den efterfølgende måned. Delafregning kan foretages af kortholderen selv fra en PC med internetadgang eller foretages af en sekretær.
Afregning af udgifter (udlæg), som ikke er relateret til en rejse, skal afregnes senest 14 dage efter udgiftens afholdelse.
Løntræk
I følgende tilfælde vil køb foretaget med kreditkort blive krævet tilbagebetalt ved træk i lønnen:
- Kreditkorttransaktioner der ikke foreligger modsvarende tjenstlige udgiftsbilag på i form af kvitteringer, kassebonner o.lign. Bortkomne bilag kan undtagelsesvis erstattes af tro- og love-erklæring
- Kreditkorttransaktioner der ikke er afregnet rettidigt
Lukning af kreditkort
Universitetet kan uden varsel eller begrundelse lukke et kreditkort.
Lukning af kreditkort ved fratrædelse
Hvis en kortholder fratræder sin stilling på AU, har pågældende decentrale enhed pligt til at inddrage kortet (på lige fod med nøgler, telefon, udstyr osv.). Enheden klipper kortet i to stykker og giver meddelelse til AU Regnskabskontoret ved mail til MClukning@adm.au.dk , der varetager afmelding over for kreditkortleverandøren.
I forbindelse med fratræden skal der altid foretages slutafregning med aktuelle underbilag og dokumentationer.
