Mere styring på byggerierne og en ny model for økonomiområdet. Det er hovedlinjerne den nye organisering af AU Økonomi og Planlægning

Søren Trangbæk er vicedirektør for AU Økonomi og Planlægning, og som navnet antyder, er det i virkeligheden to enheder med forskellige arbejdsopgaver og derfor også forskellig fremtidig organisering, forklarer han.

Ny styring af byggeprojekterne

Planlægningsområdet står for driften af universitetets bygninger, grønne områder og al den anden komplicerede infrastruktur, der skal spille, når alt fra radiatoropvarmning til kontorflytninger skal fungere gnidningsfrit. Søren Trangbæk forklarer, at de medarbejdere, der tager sig af den praktiske bygningsdrift, formentlig ikke vil opleve den store ændring i deres arbejdsopgaver – udover at det er en væsentlig del af organisationsændringen, at deres afstand til de centrale medarbejdere, der sidder ”back office”, skal gøres kortere.

– Den vigtigste ændring på planlægningsområdet er ansættelsen af en planlægningschef, der blandt andet får ansvaret for at koordinere Aarhus Universitets visionsplan for den fysiske udbygning og de mange rokeringer, der i de kommende år bliver en konsekvens af Fremtidens Aarhus Universitet, siger vicedirektøren.

Gennemsigtig pris på aktiviteterne

På økonomiområdet vil der ske flere ændringer, forklarer Søren Trangbæk. En væsentlig del af det oplæg, som universitetsledelsen fremlagde den 9. marts, var en ny økonomimodel for Aarhus Universitet, hvor universitetet skal gå over til en aktivitetsstyret økonomimodel. Det betyder, at universitetet med tiden i langt højere grad vil være i stand til at udrede, hvad for eksempel driften af en uddannelse eller igangsættelsen af en ny rekrutteringskampagne koster, fordi der findes et overblik over alle udgifter – for eksempel løn, rejser og materialer – ved en igangsat aktivitet.

– Det var et meget stort ønske fra universitetsledelsen, at hele den faglige udviklingsproces blandt andet mundede ud i en økonomimodel, der styrkede hele vores økonomiske planlægning og opfølgningsprocedure, siger Søren Trangbæk.

Mere ledelsesinformation

For at styrke informationen til universitetsledelsen oprettes en ny enhed for ledelsesinformation – LI-enheden – under økonomiområdet, der for eksempel får ansvaret for at levere økonomiske rapporter og talmateriale, der skal ligge til grund for ledelsesbeslutninger. Samtidig opdeles den resterende økonomiforvaltning i to afdelinger. En driftsøkonomi, der supporterer og har kontakten til front office-økonomidriften, som bliver løst i de administrative centre, og en økonomiforvaltning, der har ansvaret for eksempelvis den meget væsentlige forretningsopgave at digitalisere og ensarte al økonomiforvaltning på Aarhus Universitet.

Samler medarbejderne i grupper

En væsentlig ændring på økonomiområdet kan man dog ikke umiddelbart læse ud af organisationsdiagrammet, forklarer vicedirektør Søren Trangbæk.

– En meget væsentlig del af ændringen på økonomiområdet er, at vi over en årrække samler opgaverne og medarbejderne i fire hovedgrupper: i et transaktionscenter, i en gruppe, der arbejder med regler og politikker, i en gruppe, der arbejder med forretnings-controlling, og en, der arbejder med projektøkonomistyring. For eksempel skal transaktionscenteret tage sig af alle de opgaver, bilagshåndtering, bogføring osv., som er ens på hele universitetet. Ved at organisere medarbejderne på den måde bliver det muligt at få nogle helt klare synergieffekter, hvor medarbejderne både kan lære af hinanden og hjælpe hinanden i spidsbelastningsperioder. Og samtidig sikrer vi, at økonomien bliver styret på samme måde over hele universitetet, siger han.