Afrapportering

- som koordinator for konsortium

                                                                                                                                                                                                                   

Printvenlig version

Processen skal beskrive, hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med rapportering til bevillingsgiver, i de tilfælde hvor AU er koordinator for et konsortium. Ved konsortier forstås eksternt finansierede projekter, hvor AU samarbejder med en eller flere eksterne partnere (konsortiemedlemmer). For AU vil det typisk være relevant for nedenstående bevillingsgivere/projekttyper:

  • Danmarks Grundforskningsfond
  • Højteknologifonden
  • Forsknings- og Innovationsstyrelsen (FI)
  • EU-projekter inkl. rammeprogram
  • Interreg-projekter
  • UNIK og andre store nationale satsninger
  • National Institutes of Health
  • Det Strategiske Forskningsråd
  • Store private fondsdonationer som f.eks. Novo, Nordea, Lundbeck og Carlsberg.

Denne beskrivelse er gældende for alle hovedområder på AU, som er koordinator for et konsortium. På AU deles konsortiekoordinatorrollen typisk i to, idet der placeres henholdsvis en økonomisk som en faglig koordinatoropgave. Den faglige koordinationsopgave placeres typisk hos projekthaver eller en centeradministrator. Den økonomiske koordinationsopgave kan placeres hos en projektøkonom i hovedområdets administrative center, hos en projektadministrator ansat specifikt til det konkrete projekt, eller projekthaver kan anvende dele af budgettets management-midler til at lade  Forskningsstøtteenhedens Post-award-team varetage denne funktion. Denne procesbeskrivelse tager udgangspunkt i den økonomiske koordinators rolle. Rollefordelingen for den økonomiske koordinatorrolle ændrer ikke på den rolle, som projektøkonomen har i forbindelse med den del af projektet, hvor AU er partner (er beskrevet andetsteds).

Den økonomiske koordinator har til opgave for at sørge for, at den planlagte tidsramme og budgetramme for projektet overholdes af partnerne, herunder også at foretage eventuel rebudgettering, og dermed indhente information fra konsortiemedlemmerne. Den økonomiske koordinator har desuden til opgave at foretage budgetopfølgning og afrapportering til bevillingsgiver med den af bevillingsgiver bestemte frekvens.

Procesbeskrivelsen er relevant for projekter på følgende delregnskab:

Delregnskab 1
Ordinære midler   
Delregnskab 2
Indtægtsdækket virksomhed
Delregnskab 3
Retsmedicinske ydelser
Delregnskab 4
Tilskudsfinansieret forskningsaktivitet
Delregnskab 5
Anden tilskuds-finansieret aktivitet


Det skal bemærkes, at der forud for oprettelsen af et tilskudsfinansieret forskningsprojekt skal foreligge en bindende juridisk aftale. For konsortieprojekter udarbejdes en samarbejdsaftale. I de tilfælde hvor AU er koordinator for konsortiet, udarbejder Technology Transfer Office (TTO) i samarbejde med den projektansvarlige en samarbejdsaftale, der regulerer samarbejdet mellem medlemmerne i det pågældende konsortium (for FP7: Consortium agreement) og assisterer med forhandlingen om denne aftale. I de tilfælde hvor AU blot er medlem/partner af konsortiet, gennemgår TTO i samarbejde med den projektansvarlige den udformede samarbejdsaftale og assisterer i forhandlingen herom. Dernæst er projektleder ansvarlig for at indhente institutleders godkendelse af projektet, som danner grundlag for oprettelse af projektet.


1. Informere om regnskabsmæssige retningslinjer
Når samarbejdsaftale foreligger, indsamler den økonomiske koordinator information om bevillingsgivers retningslinjer i forhold til disponering af de bevilgede midler samt afrapportering. Dernæst informerer den økonomiske koordinator centeradministrator eller projektleder samt konsortiemedlemmerne herom.

2. Indhente data fra konsortiemedlemmer
I løbet af konsortiets levetid skal aflægges afrapportering til bevillingsgiver, og frekvensen herfor bestemmes af bevillingsgiver. Den økonomiske koordinator af konsortiet indhenter således data fra konsortiemedlemmerne (dvs. de øvrige eksterne partnere) i konsortiet.

Afrapporteringsform er udmeldt af den økonomiske koordinator, på baggrund af bevillingsgivers retningslinjer, således at data modtages i et bestemt format.

Frekvens for afrapportering bestemmes af den pågældende bevillingsgiver og kan typisk være:

  • Årligt
  • Slutregnskab
  • Kvartårligt
  • Halvårligt
  • Anden frekvens (typisk for nogle EU-projekter).

Krav om ekstern revision?
Den økonomiske koordinator undersøger, om der er krav om ekstern revision af projektregnskaberne i henhold til bevillingsgivers retningslinjer.

  • JA: Foruden projektregnskaber indhenter den økonomiske koordinator revisionserklæringer fra konsortiets medlemmer. Der fortsættes til aktivitet 3: ”Ekstern revision af de enkelte partnerregnskaber”.
  • NEJ: Der indhentes ikke yderligere data, hvorfor der fortsættes til aktivitet 4:”Konsolidering”.

3. Ekstern revision af de enkelte partnerregnskaber
Hvis der er et eksternt revisionskrav, sender hvert enkelt konsortiemedlem sin rapportering og øvrige relevante informationer til de respektive revisorer, som udarbejder en revisionserklæring, eftersom revisionserklæring udarbejdes for hver enkelt konsortiemedlems projektregnskab.

Erklæringen fremsendes til den økonomiske koordinator sammen med den øvrige påkrævede rapportering.

NB! For Interreg-projekter kan der være supplerende krav om ekstern revision af det samlede konsortieregnskab – dette bestemmes af den sekundære bevillingsgiver (ved sekundær bevillingsgiver forstås den part, som universitetet umiddelbart arbejder for – og kan hjemskrive midler fra – på et Interreg-projekt). Den sekundære bevillingsgiver er således ikke at forveksle med den primære opdragsgiver, som er EU). Se aktivitet 8: ”Ekstern revision af konsortierapportering”.

Hvis det eksempelvis er et EU-rammeprogram, vil der for AU’s vedkommende være dokumentudveksling mellem revisorerne og FSE med hensyn til godkendelser og underskrifter.

4. Konsolidering
Den økonomiske koordinator konsoliderer de indhentede data med henblik på at få et samlet overblik over konsortieprojektet.

Den økonomiske koordinator kontrollerer, at der er modtaget data fra alle konsortiemedlemmer, og at dataene er valide. I kontrollen fokuseres på følgende:

  • De indsamlede data overholder de givne retningslinjer.
  • De indsamlede data er underskrevet/godkendt af rette person.
  • Alle relevante dokumenter er modtaget (herunder revisionserklæring, hvis påkrævet).
  • Eventuel erklæring/dokumentation om medfinansiering (hvis påkrævet).

5. Afvigelser i forhold til bevillingen
I samråd med projekthaver forholder den økonomiske koordinator sig til afvigelserne mellem realiserede data og projekttilsagn eller seneste budgetversion, hvis dette er aftalt med  bevillingsgiveren. Den økonomiske koordinator tager udgangspunkt i det konsoliderede regnskab  for konsortiet, men i tilfælde af unormale afvigelser vurderer den økonomiske koordinator desuden afvigelserne i de enkelte partnerregnskaber.

Afvigelser ok?
Den økonomiske koordinator og projekthaver analyserer og vurderer afvigelserne med henblik på væsentlighed (ud fra bevillingsgivers såvel som interne retningslinjer), og hvorvidt de virker realistiske.

  • JA: Afvigelserne er OK. Der forsættes til aktivitet 6:”Afvigelsesforklaring”.
  • NEJ: Afvigelserne giver anledning til yderligere analyse. Den økonomiske koordinator kontakter konsortiemedlemmet og indhenter nye data samt forklaringer. Dvs. der forsættes i aktivitet 2: ”Indhente data fra medlemmer”. Ved væsentlige afvigelser og andre problemer informeres projekthaver.

6. Afvigelsesforklaring
Den økonomiske koordinator udarbejder et dokument, der forklarer afvigelserne i forhold til projektet eller budgettet. Hvis der ikke er afvigelser i forhold til budgettet, påbegyndes næste aktivitet uden videre.

Anledning til dialog med bevillingsgiver?

  • JA: Afvigelsesforklaringen giver anledning til at kontakte bevillingsgiver, eventuelt med henblik på ændring af kontrakt. Der er derfor tilbageløb til bevillingsgiver.
  • NEJ: Afvigelsesforklaringen giver ikke umiddelbart anledning til yderligere dialog med bevillingsgiver, hvorfor der fortsættes i aktivitet 7: ”Udfylde bevillingsgiverformular”.

7. Udfylde bevillingsgiverformular
Den økonomiske koordinator udfylder den relevante formular, som den pågældende bevillingsgiver kræver afrapportering ud fra.

Krav om samlet ekstern revision af konsortiet?

  • JA: Der er krav om yderligere ekstern revision af den samlede konsortierapportering. Der fortsættes til aktivitet 8: ”Ekstern revision af konsortierapportering”.
  • NEJ: Der er ikke krav om yderligere ekstern revision. Der fortsættes i aktivitet 9: ”Godkende afrapportering”.

8. Ekstern revision af konsortierapportering
AU’s revisor udarbejder revisionserklæring for den samlede konsortieafrapportering. Erklæringen fremsendes til den økonomiske koordinator.

9. Godkende afrapportering
Ansvarlig økonomisk leder på hovedområdet eller anden hertil bemyndiget foretager godkendelse af afrapporteringen i henhold til princippet om ”to sæt øjne”. Godkendelse foretages ved at sende en mail til den økonomiske koordinator med bemærkning om godkendelse eller ved at vedlægge et kort notat om godkendelse. Denne godkendelse arkiveres sammen med den øvrige projektdokumentation. Bemærk at for EU-projekter skal regnskabet (FORM C), godkendes af de medarbejdere ved FSE, der har fuldmagt hertil.

Tilpasning på baggrund af godkendelse?
Giver godkendelsen anledning til tilpasninger af data, eller er de eksisterende data mangelfulde?

  • JA: Der kan ikke gives godkendelse, hvorfor der er tilbageløb til aktivitet 2: ”Indhente data fra konsortiemedlemmer”.
  • NEJ: Ingen yderligere behov for tilpasninger, hvorfor afrapporteringen kan udarbejdes. Der fortsættes til aktivitet 9: ”Afrapportering til bevillingsgiver”.

10. Afrapportering til bevillingsgiver
Den økonomiske koordinator sender afrapporteringen til bevillingsgiver.

376439 / i40