Afslutning af projekt

Afslutning af projekt

                                                                 Udskriv som pdf.:

Processen beskriver de aktiviteter, der gennemføres på AU i forbindelse med afslutning af et projekt.

Afslutning af projekt skal ske i henhold til Kvikguide for sagsoprettelse.

Alle hovedområder og fællesområdet på AU er omfattet af denne beskrivelse.

Procesbeskrivelsen er relevant for projekter på følgende delregnskaber:

Delregnskab 1

Delregnskab 2

Delregnskab 3

Delregnskab 4

Delregnskab 5

Ordinære midler

Indtægtsdækket virksomhed

Retsmedicinske ydelser

Tilskudsfinansieret forskningsaktivitet

Anden tilskuds-finansieret aktivitet

1. Udfylde tjekliste og grundlag for at ændre status til Afsluttet

Projektøkonom/forretningscontroller åbner den kvitteringsfil, der er modtaget fra projektopretter i forbindelse med projektets oprettelse, og følger tjeklisten vedrørende afslutning af projektet på fanebladet ”Lukning”. Tjeklisten udfyldes, og det udfyldte regneark skal gemmes og dernæst sendes til fællespostkassen for projektoprettelse:

Projektenheden@au.dk.

2. Kontrollere grundlag for afslutning

En projektopretter fra projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen og kontrollerer, at alle felter på tjeklisten er udfyldt.

Alle felter udfyldt?

  • JA: Alle felter på tjeklisten er udfyldt, og der kan fortsættes til aktivitet 4: ”Ændre status til afsluttet”.
  • NEJ: Der mangler udfyldelse af et eller flere felter, hvorfor der fortsættes til aktivitet 3: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.

3. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

Projektopretter retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få et fuldstændigt grundlag for afslutning af projektet.

4. Ændre status til Afsluttet

Projektopretter ændrer projektets status til Afsluttet ved at indtaste en dato i feltet ”Afsluttet d.” på projektstamkortet i Navision. Herefter journaliseres regnearket på journalsagen i ScanJour Captia. (Overgangsordning med brug af P-drev indtil Captia er implementeret det pågældende sted).

 

376929 / i40