Kontraktforhandlingsfasen

- EU’s rammeprogram

                                                                                                                                                                                                                          

Printvenlig version

Processen beskriver, hvilke aktiviteter der gennemføres på AU i forbindelse med udarbejdelse af kontrakt på EU-projekter, i de tilfælde hvor AU er partner. Processen er gældende for alle hovedområder, der har eksterne projekter finansieret af EU’s rammeprogram.

Procesbeskrivelsen er relevant for projekter på følgende delregnskab:

Delregnskab 1
Ordinære midler     
Delregnskab 2
Indtægtsdækket virksomhed    
Delregnskab 3
Retsmedicinske ydelser  
Delregnskab 4
Tilskudsfinansieret forskningsaktivitet  
Delregnskab 5
Anden tilskuds-finansieret aktivitet



 

Registrering af ansøgning
En imødekommet EU-rammeprogramansøgning danner input til denne proces.

Koordinator eller partner?
Forløbet afhænger af, hvorvidt AU er koordinator for eller partner i projektet.
KOORDINATOR: AU er koordinator for det samlede projekt. Der henvises til processen ”Afrapportering som koordinator for konsortium”.
PARTNER: AU er partner i projektet. Der fortsættes til beslutningen ”Budget ok?”.

Budget ok?
Projekthaver kontrollerer i samråd med projektøkonom/forretningscontroller og Forskningsstøtteenheden (FSE), om budgettet, der blev udarbejdet på ansøgningstidspunktet, stadig er gældende efter accepten fra EU, eller om der er ændringer, som medfører at budgettet skal revideres.

  • JA: Det eksisterende budget er OK. Der forsættes til aktivitet 4: ”Forberede kontraktforhandling”.
  • NEJ: Der er sket ændringer, som medfører, at der skal ske en revidering af det eksisterende budget. Der forsættes i aktivitet 1: ”Udarbejde nyt revideret budget”.

1. Udarbejde nyt revideret budget
Hvis budgettet fra ansøgningsfasen eller fra kontraktforhandlingsfasen har medført ændringer, som kræver at budgettet skal revideres, udarbejder projektleder i samråd med projektøkonom/forretningscontroller og FSE et nyt budget, hvori de nye betingelser indarbejdes.

2. Godkende revideret budget
Inden det nye budget fremsendes til koordinater eller bevillingsgiver, skal budgettet godkendes af både institutlederen og FSE. Institutlederens godkendelse har til formål at sikre, at AU kan opfylde sine forpligtelser, samt at eventuel medfinansiering er godkendt. Der henvises til Instruks for eksterne midler, afsnit 1.2.

Revideret budget OK?

  • JA: Institutleder har godkendt det nye reviderede budget. Det nye budget skal dernæst godkendes af FSE. Der fortsættes i aktivitet 3: ”Godkende revideret budget”
  • NEJ: Det nye reviderede budget blev ikke godkendt. Der er tilbageløb til aktivitet 1: ”Udarbejde nyt revideret budget”.

3. Godkende revideret budget
FSE skal godkende det nye budget. Forskningsstøtteenheden har ansvaret for at kvalitetssikre ansøgningen samt sikre, at kravene fra EU er overholdt.

Revideret budget OK?

  • JA: Det reviderede budget er godkendt. Der fortsættes i aktivitet 4: ”Forberede kontraktforhandling”.
  • NEJ: Det nye reviderede budget blev ikke godkendt. Der er tilbageløb til aktivitet 1: ”Udarbejde nyt revideret budget”.

4. Forberede kontraktforhandling
Kontraktforhandlingen forberedes ved at udfylde kontraktforhandlingsskemaer (GPF) i EU’s online system. Som udgangspunkt gøres dette af projekthaver, og alternativt kan FSE eller koordinator varetage denne opgave.

5. Godkende kontraktforhandlingspapirer
FSE skal godkende de indtastede kontraktforhandlingsskemaer før afsendelse til koordinator/EU. Godkendelse kan ske på følgende to måder:

  • FSE submitter dokumenterne direkte i onlinesystemet.
  • FSE sender en email til koordinator, hvor de giver godkendelse til at koordinator kan submitte.

6. Underskrive kontraktforhandlingspapirer
Når koordinator/EU har modtaget de submittede kontraktforhandlingspapirer, bliver de sendt retur til FSE til underskrift (sendes som pdf pr. mail, og alternativt skal FSE selv tage en udskrift af det senest indtastede i onlinesystemet). FSE printer filen ud, underskriver kontraktforhandlingspapirerne og påfører stempel, før papirerne sendes retur til koordinator/EU – både pr. mail og via post/kurér.

Kontrakt foreligger?
Det afgøres, hvorvidt kontraktforhandlingen har medført en godkendelse fra EU.

  • JA: Kontraktforhandlingsgrundlaget er godkendt af EU, og der er udarbejdet en kontrakt, som AU skal underskrive. Der forsættes i aktivitet 7: ”Underskrive kontrakt”.
  • NEJ: Kontrakten er ikke godkendt. Der er tilbageløb til aktivitet 4: ”Forberede kontraktforhandling”.

7. Underskrive kontrakt
Forskningsstøtteenheden underskriver den fremsendte kontrakt. Der gives aldrig mandat til koordinator om underskrift. Det er en betingelse, at alle annexer til kontrakten er fremsendt til FSE.

Journalisering ved eksterne projekter

Når kontrakten er skrevet under og sendt retur til koordinator, er det FSE’s opgave at journalisere de relevante dokumenter i ScanJour Captia. Der henvises derfor til processen ”Journalisering ved eksterne projekter”.

I praksis anmoder FSE om originalerne, der scannes ind og fysisk opbevares. Som udgangspunkt er det kun kontrakten, der journaliseres – samt kontraktændringer, revideret budget, vigtig korrespondance. Dokumenterne journaliseres på den oprettede journalsag for projektet, hvor ansøgning allerede bør være journaliseret på dette tidspunkt.

Oprettelse af projekt
En underskrevet kontrakt danner grundlag for oprettelse af et projekt, hvorfor det videre forløb fortsættes i processen ”Oprettelse af projekt”.


376440 / i40