Oprettelse af projekt - DR 1

Oprettelse af projekt (Delregnskab 1)

                     Udskriv som pdf.: 

Processen beskriver de aktiviteter, der gennemføres på AU i forbindelse med oprettelsen af et projekt, som er finansieret af ordinære midler, i Navision. Alle hovedområder og fællesområdet på AU er omfattet af denne beskrivelse.

 

Hvor journalsystemet ScanJour Captia endnu ikke er taget i brug, vil såvel udfyldte projektoprettelsesskabeloner (excel-regneark) som økonomisk dokumentationsmateriale i øvrigt indtil da arkiveres og gemmes på P-drevet. Dette foretages af projektenheden.

 

Procesbeskrivelsen er relevant for projekter på følgende delregnskab:

Delregnskab 1

Delregnskab 2

Delregnskab 3

Delregnskab 4

Delregnskab 5

Ordinære midler

Indtægtsdækket virksomhed

Retsmedicinske ydelser

Tilskudsfinansieret forskningsaktivitet

Anden tilskuds-finansieret aktivitet

1. Godkende oprettelse af projekt

Før der kan ske oprettelse af et projekt i Navision skal projektet godkendes af økonomichef / teamleder eller Institutleder. Godkendelse sker, ved at de underskriver en skriftlig indstilling eller lignende skriftlig dokumentation, fx mail, om oprettelse af et projekt på DR 1.

 

Proces Journalisering ved interne projekter

Denne proces beskriver, hvordan der sker oprettelse af journalsag og efterfølgende journalisering af dokumenter i ScanJour Captia i forbindelse med interne projekter.

I henhold til processen er institutsekretariatsleder (eller anden hertil bemyndiget) ansvarlig for at oprette en journalsag allerede ved godkendelsestidspunktet – samt for at journalisere den skriftlige dokumentation på denne sag.

2. Udarbejde grundlag for oprettelse af projekt i Navision

Projektøkonomen udfylder på baggrund af en tæt dialog med projekthaveren, samt den tilstedeværende projektdokumentation, de påkrævede oplysninger i regnearket ”Sagsoprettelse delregnskab 1”, fanebladet ”Oprettelse”. Projektøkonomen skal gemme det udfyldte regneark og dernæst sende det til fællespostkassen for projektoprettelse:

Projektenheden@au.dk.

3. Kvalitetssikre oprettelsesgrundlag

En projektopretter fra Projektenheden henter det fremsendte regneark i fællespostkassen, og verificerer de indtastede oplysninger samt holder dem op imod projektdokumentationen, herunder kontrollerer, at den valgte projektskabelon imødekommer de eksterne og/eller interne afrapporteringskrav. Oprettelse af projekt skal ske i henhold til ”Kvikguide til oprettelse af sager på AU”.

Kan projektet verificeres?

  • JA: Projektopretter kan verificere, at de indtastede oplysninger i regnearket er korrekte, og der kan foretages indlæsning i Navision. Der fortsættes til aktivitet 5: ”Klargøre projektoprettelsesgrundlag”.
  • NEJ: Projektopretter finder forkert eller manglende indtastning af oplysninger – på baggrund af den bagvedliggende dokumentation – hvorfor vedkommende skal tage kontakt til projektøkonom/forretningscontroller. Der fortsættes til aktivitet 4: ”Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller”.

4. Tilbageløb til projektøkonom/forretningscontroller

Projektopretter retter henvendelse til projektøkonom/forretningscontroller med henblik på at få korrigeret oplysningerne i regnearket.

 

NB! Såfremt der er valgt et forkert delregnskab – og dermed et forkert regneark – skal projektøkonom/forretningscontroller udfylde nyt projektoprettelsesgrundlag i form af regneark for et andet delregnskab. Herefter følges den relevante proces for projektoprettelse for det konkrete delregnskab.

5. Klargøre projektoprettelsesgrundlag

Projektopretter klikker på knappen ”Klargør til indlæsning”, hvorved der dannes:

  • Fil til indlæsning i Navision (tidsstemples ved indlæsning)
  • Kvitteringsfil.

6. Oprette projekt i Navision

Projektopretter indlæser den dannede fil i Navision, hvorved der sker opdatering/oprettelse af projektet, som får status ”Ordre”.

7. Indlæse projektskabelon med aktiviteter

Projektopretter kopierer den i regnearket angivne projektskabelon (med aktiviteter) ind på sagen.

8. Færdiggøre projektoprettelse

Projektopretter færdiggør oprettelse af projektet ved at taste dato for frigivelse. Desuden påføres det tildelte projektnummer, afsender-ID og tidsstempel i kvitteringsfilen under fanebladet ”Oprettelse”. Herefter returnerer projektopretter kvitteringsfilen til projektøkonomen og journaliserer regnearket.

Proces Påsætning af sagsmærker

Denne proces beskriver, hvordan der umiddelbart efter projektoprettelse skal ske påsætning af sagsmærker på projektstamkortet.

 

Skal der sagsmærker på et projekt skal disse meddeles til Projektenheden pr. mail.

 

376927 / i40