Du er her: AU  Medarbejdere  Medarbejderservice Studieadministration Sagsbehandlingsportal Bekræftelser fra administrationen og aktindsigt

Bekræftelser fra administrationen og aktindsigt

Nedenfor kan du læse mere om:

Bekræftelser fra administrationen
Studieadministrationen kan bekræfte og attestere eksempelvis studieudskrifter og indskrivningsoplysninger mv. ved anmodning herom fra den studerende, oplysningerne vedrører. Dokumenter med oplysninger om studieforhold må kun bekræftes af administrationen, hvis de angår oplysninger, som kan bekræftes ved opslag i de studieadministrative systemer.

Studieadministrationen behandler endvidere verifikationer, der kommer ind fra fx Udlændingestyrelsen eller Styrelsen samt henvendelser fra Politiet, hvor der ikke kræves samtykke eller efterfølgende orientering af den studerende. Som udgangspunkt verificeres alene oplysninger, der kan trækkes fra STADS fx start og slutdato. Gennemsnit, karakterer mv. verificeres som udgangspunkt ikke, ligesom universitetet heller ikke oplyser et forventet dimittendtidspunkt.

Det er kun ganske få offentlige myndigheder, universitetet verificerer oplysninger for uden et samtykke. Ved henvendelser fra kommuner, A-kasser mv. kræves som udgangspunkt altid samtykke, da vores svar kan have betydning for fx kontanthjælp, dagpengeudbetaling mv.

Anmodning om aktindsigt efter offentlighedsloven
Definition: Da universitetet er en del af den offentlige forvaltning, er universitetet underlagt lov om offentlighed i forvaltningen (offentlighedsloven). Det betyder, at enhver som udgangspunkt kan forlange at få indsigt i alle dokumenter, som universitet er i besiddelse af.

Efter dansk lovgivning er det muligt at få ret til aktindsigt efter to forskellige love: offentlighedsloven og forvaltningsloven. Alle kan søge om aktindsigt efter offentlighedsloven, mens det kun er parter i en sag ved universitetet, der kan søge om aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. 

Ved anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven, skal universitetet snarest efter modtagelsen tage stilling til, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. Anmodningen skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Hvis det ud fra saglige hensyn ikke er muligt at overholde denne frist, kan fristen udsættes. I så fald skal den pågældende underrettes om årsagen hertil samt om hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet.

Aktindsigten omfatter som udgangspunkt alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af universitetet samt indførelser i journaler, registre osv. Der findes dog nogle dokumenter og oplysninger, der er undtaget fra retten til aktindsigt. De vigtigste undtagelser er:

  • Dokumenter vedr. strafferetspleje, ansættelse og forfremmelse
  • Universitets interne arbejdsdokumenter. Altså dokumenter der hovedsagligt indeholder universitets egne interne overvejelser
  • Oplysninger om rent private forhold samt oplysninger der er undergivet tavshedspligt

Anmodning om oplysninger om opnåede uddannelsesgrader
Henvendelser om hvorvidt en given person er uddannet fra universitetet behandles efter offentlighedslovens regler om aktindsigt. Det er ikke en fortrolig oplysning, hvilken uddannelse man er i besiddelse af, og universitetet er derfor forpligtet til at udlevere oplysningen. Kan det ikke bekræftes, at en person har en uddannelse fra AU, er der tale om en oplysning af mere privat karakter. Universitetet har dog truffet beslutning om også at udlevere oplysningen herom.

Der vil i begge tilfælde altid ske en underretning af den pågældende, hvis forhold der anmodes om aktindsigt i.

Det er som udgangspunkt Uddannelsesjura, der behandler anmodninger om aktindsigt i opnåede uddannelsesgrader, når der ikke foreligger samtykke fra dimittenden. Studieadministrationen behandler selv verifikationer vedrørende opnået uddannelsesgrad, når der foreligger et samtykke. Modtager du en henvendelse uden samtykke, må du gerne bede afsenderen om samtykke fra dimittenden. Er det ikke muligt at indhente et samtykke, eller kan verifikationen ikke gives, eksempelvis fordi graden ikke kan verificeres, oversendes henvendelsen til ujs@au.dk.

Anmodninger om aktindsigt efter forvaltningsloven (partsaktindsigt)
Den der er part i en afgørelsessag ved universitetet, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse, kan søge om aktindsigt efter reglerne i forvaltningsloven. Parten har også mulighed for at give andre bemyndigelse til at få aktindsigt i sin sag. For at søge om aktindsigt skal pågældende rette henvendelse til universitet og angive den sag, der ønskes aktindsigt i.

Ved anmodninger om aktindsigt efter forvaltningsloven, skal universitetet snarest efter modtagelsen tage stilling til, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. Anmodningen skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Hvis det ud fra saglige hensyn ikke er muligt at overholde denne frist, kan fristen udsættes. I så fald skal den pågældende underrettes om årsagen hertil samt om hvornår anmodningen forventes færdigbehandlet.

Partsaktindsigten omfatter som udgangspunkt alle dokumenter samt indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser der vedrørende den pågældendes sag. Der er dog visse udtalelser til partens ret til aktindsigt. De vigtigste undtagelser er:

  • Sager vedrørende strafferetlig forfølgning og ansættelse m.v. (dog ikke vedr. pågældende selv)
  • Universitets interne arbejdsdokumenter. Altså dokumenter der hovedsagligt indeholder universitets egne interne overvejelser vedrørende sagens behandling og afgørelse.

Aktindsigtens form
Den, der anmoder om aktindsigt, kan som udgangspunkt selv bestemme, om aktindsigten ønskes opfyldt i form af kopier eller gennemsyn på universitet. Afslag på udlevering af kopi kan kun gives, hvis der er risiko for, at kopier af de pågældende dokumenter vil blive benyttet på retsstridig måde.

Betaling for kopier
Justitsministeriet har fastsat regler for, hvornår der skal ske betaling for afskrifter og fotokopier, der udleveres i forbindelse med aktindsigt.

Du kan læse mere om reglerne om betaling for afskrifter og kopier på siden Regler på uddannelsesområdet (øvrige bekendtgørelser).

Klage
Er der givet afslag på aktindsigt, eller er man utilfreds med den aktindsigt, der er givet, kan man klage over afgørelsen. Det er Styrelsen, der er klageinstans i sager om afslag på aktindsigt.


315173 / i40