Alle medarbejdere på Arts bruger efterhånden Outlook som mailsystem. Nu skal der fokus på det fælles kalendersystem i Outlook, der gør det muligt at koordinere aktiviteter og orientere sig i hinandens planer.  Langt de fleste benytter allerede kalenderen – men det bliver først helt effektivt, hvis resten følger trop.

Fakultetsledelsen har derfor besluttet, at alle medarbejdere på Arts fremover skal bruge kalenderen i forbindelse med møder. Det indebærer, at man indkalder til møder via kalenderen, og at de enkelte medarbejdere accepterer eller afviser mødeindkaldelsen i kalenderen. Det er der flere grunde til:

”Vi ved, hvor belastende det er at holde overblik over mødeinvitationer og de mange svar i vores mailboks. Vi vil gerne flytte den funktion over i kalenderen, og dermed lette arbejdet for alle; ikke mindst for dem, som har brug for at samle kollegerne. Og vi tror, at alle vil have glæde af hurtig afklaring i stedet for at have mødetidspunkterne flydende rund i både hovedet og mailboksen,” siger dekan Johnny Laursen.

Undervisningsaktiviteter i kalenderen (NB: IKKE MULIGT PÅ DPU)

Det er i dag muligt at trække sin undervisningsplan fra eksamensplanlægningssystemet (Timeplaner) ind i Outlook-kalenderen ved hjælp af funktionen iCal. Herfra kan man trække undervisningsaftalerne over sin egen kalender, så man undgår at blive indkaldt til møder på tidspunkter, hvor man har undervisning.  BEMÆRK at denne funktion ikke kan benyttes på DPU, hvor man skemalægger uden at tilknytte specifikke undervisere til skemaaktiviteterne (og der ofte er en række underviserer på hvert forløb).

Lokal implementering

Beslutningen om brug af Outlook skal implementeres lokalt, da der er stor forskel på, hvor meget og hvordan kalenderen allerede bruges på de forskellige institutter. Medarbejderne vil blive tilbudt kurser og vejledning, og dekanen håber på, at tiltaget bliver godt modtaget:

”Vi vil gerne bruge de digitale værktøjer bedre til gavn for alle. Der bliver ikke flere møder af den grund, og vi ved også godt, at der – heldigvis – stadig vil være menneskelig kontakt om detaljerne,” slutter Johnny Laursen.

Brug for et kursus?

Der er mulighed for at rekvirere kurser af kortere og længere varighed i afdelingerne, hvis der er behov for det. Kontakt institutsekretariaterne for at høre om mulighederne.